2.2. Способы создания таблиц

Простая база данных может содержать всего одну таблицу. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. Процесс проектирования базы данных начинается с создания отдельных таблиц. Структура таблиц должна соответствовать сущностям, определенным на этапе разработки информационной модели выбранной предметной области. Таблицу можно создать в режиме таблицы или режиме конструктора.

1. Создание таблицы в режиме таблицы

2.2.1.1. Создание новой таблицы в новой базе данных

1. Щелкните значок кнопки Office , а затем выберите команду Создать.

2. В поле Имя файла введите имя файла. Выберите необходимую папку и

нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».

2.2.1.2. Создание новой таблицы в существующей базе данных

1. Щелкните значок кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните на кнопке Таблица.

В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы .

2.2.1.3. Добавление полей в таблицу в режиме таблицы

В полях (столбцах) сохраняются элементы отслеживаемых данных. Например, в таблице «Контакты» можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон», «Адрес» и т.д. В таблице «Товары» можно создать поля «Наименование товара», «Код товара» и «Цена».

Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, однозначно определяющее это поле в таблице. Кроме того, у поля есть тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каждым полем также связана группа параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство «Формат» определяет структуру отображения данных в поле, то есть вид, в котором они должны отображаться.

Добавление нового поля. Чтобы добавить столбец, дважды щелкните на надписи Добавить поле , расположенной в заголовке нового столбца таблицы (рис.1.1). Введите имя нового поля (столбца) и щелкните по строке снизу . В этот момент появляется следующий столбец.

Определение типа данных, формата и свойства поля. На вкладке Режим таблицы в группе Форматирование и тип данных выберите из соответствующих списков необходимый тип и формат данных. Кроме этого, возможно определить следующие свойства поля (рис.1.2):

• Уникальное - запрещает повторение значений для данного поля;

• Обязательное - все экземпляры данного поля должны содержать какое-либо значение.

Рис. 1.2. Кнопки, позволяющие определить характеристики поля таблицы

Для определения других свойств полей необходимо открыть таблицу в режиме конструктора.

2.2.1.4. Добавление поля с помощью шаблона или перетаскивания столбца из таблицы

Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, формат поля и ряд других свойств .

1. На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы щелкните Новое поле (рис.1.3).

2. Появится область Шаблоны полей.

3. Выберите в области Шаблоны полей необходимое поле и перетащите его в таблицу. Когда появится вертикальная линия вставки, поместите поле в выбранное место. Это поле появляется в таблице.

Рис. 1.3. Кнопки, позволяющие определить свойства поля таблицы

4. Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите для него новое имя.

5. Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место таблицы.

Иногда вместо создания поля вручную проще выбрать поле в предварительно определенном списке полей. Access позволяет создать новое поле, добавив его из другой таблицы . На вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы щелкните на Добавить поля (рис.1.3). Появляется область Список полей. В этой области отображаются две категории: Доступные поля в связанной таблице и Доступные поля в другой таблице. Чтобы добавить поле в таблицу, перетащите нужное поле из области Список полей в таблицу в режиме таблицы.

В режиме таблицы столбец можно вставлять, удалять и переименовывать (рис. 1.3).