2.2. Поиск, замена, сортировка и фильтрация данных

2.2.1. Поиск и замена данных

В таблице с данными выделите столбец для поиска. Окно Поиск и замена (рис.2.6) можно открыть, щелкнув мышью на кнопке Найти, которая расположена на вкладке Главная в группе Найти.

Рис. 2.6. Окно диалога «Поиск и замена»

Для поиска данных в диалоговом окне Поиск и замена перейдите на вкладку Поиск. В поле Образец вводится то, что необходимо найти. Справа находится кнопка Найти далее. При первом нажатии кнопки осуществляется поиск первого вхождения. Если найденная запись, содержащая указанное значение, не является необходимой записью, то необходимо нажать эту кнопку ещё раз.

Раскрывающийся список Совпадение содержит установки, которые определяют тип сравнения данных с образцом, введенным для поиска.

По умолчанию Access ограничивает область поиска текущим полем (то есть тем полем, в котором находится курсор). Об этом свидетельствует наименование поля, отображаемое в списке Поиск в. Это обусловлено тем, что при работе с большими таблицами поиск только в одном поле может потребовать сотни и даже тысячи сравнений, а поиск во всех полях займет много времени. При необходимости можно воспользоваться списком Поиск в, чтобы сменить поле для поиска или выполнить поиск по всей таблице. Для этого нужно выбрать из списка Поиск в наименование таблицы.

Раскрывающийся список Просмотр содержит опции, с помощью которых определяется направление поиска: Вверх, Вниз и Все.

В Access можно производить поиск с использованием подстановочных символов, которые могут существенно ограничить число случайных ошибок. Основными подстановочными символами являются *, ? и #.

Символ * соответствует любому количеству букв, цифр или других символов. Он может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки. Например, *55* найдет значения 553-346, 123-551 и 187-155.

Подстановочный символ ? соответствует любому текстовому символу, а подстановочный символ # - любой цифре.

Чтобы выполнить поиск и замену, откройте вкладку Замена. В поле Образец введите строку для поиска. Для замены данных введите новый текст в поле Заменить на.

Более подробные сведения о процедурах поиска и замены можно найти в разделе «Использование диалогового окна «Поиск и замена» для изменения данных справочной системы Access.

2.2.2. Сортировка данных

Записи вводятся в таблицы в произвольном порядке по мере их поступления. Просмотр таких данных затруднен. Для приведения данных в определенный порядок в базах данных используется операция сортировки.

Можно сортировать записи по данным любого поля – это значит, что порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в данном поле.

После того как поле для сортировки выбрано, необходимо выделить столбец таблицы и нажать на соответствующую кнопку на панели инструментов:

или , которые расположены в группе Сортировка и фильтр. Другой возможный способ запустить команду сортировки – щелкните правой кнопкой мыши столбец таблицы и выберите одну из команд сортировки.

Чтобы выполнить сортировку по двум или более полям, необходимо определить, какие из полей будут использоваться в качестве внутренних и внешних полей сортировки. Щелкните правой кнопкой мыши столбец, соответствующий внутреннему полю, и выберите одну из команд сортировки. Затем повторите эти действия для каждого поля сортировки, включая последнее внешнее поле сортировки.