Лабораторная работа № 1

Определение данных в ms Access

1. Цель работы

Изучение способов создания баз данных, определения полей таблиц, создания индексов и определения связей между таблицами.

2. Теоретическая часть

2.1. Способы создания и открытия баз данных

2.1.1. Начальное окно Access. Открыв Access в первый раз , вы увидите страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access, которая предоставляет три способа дальнейших действий: вы можете либо выбрать шаблон для создания новой базы данных (левая часть страницы), либо создать ее с нуля (центральная часть), либо открыть существующую базу данных (правая часть).

Создание базы данных на основе шаблона. Шаблон – это уже готовая к использованию база данных, включающая все необходимые таблицы, запросы, формы и отчеты для выполнения определенной задачи. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями.

Выполните следующие действия.

1. Если база данных открыта, нажмите кнопку Office , а затем

нажмите кнопку Закрыть базу данных , чтобы отобразить страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access.

2. Щелкните, например, ссылку Локальные шаблоны в области Категории шаблонов (в левой части страницы), чтобы отобразить в средней части страницы соответствующие ей шаблоны.

3. Выберите шаблон, который необходимо использовать.

4. В поле Имя файла предлагается имя создаваемой базы данных. Его можно заменить на любое другое имя и сохранить эту базу данных в соответствующей папке.

5. Щелкните на кнопке Создать (ниже поля Имя файла).

6. Приложение Access создаст, а затем откроет базу данных. Открывшееся новое окно позволяет проанализировать состав и содержание всех объектов созданной базы данных.

2.1.2. Создание базы данных с нуля. В принципе вы можете приспособить наиболее подходящий шаблон для решения ваших задач, однако практический опыт показывает, что для решения реальных задач лучше создать базу данных с нуля. Для этого нужно создать таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных.

Выполните следующие действия.

1. Если какая -либо база данных открыта, то закройте ее.

2. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выберите команду Новая база данных (в средней части окна).

3. В области Новая база данных в поле Имя файла введите имя файла. Если имя файла указано без расширения, то расширение .accdb будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), перейдите к нужной папке и нажмите кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку Создать.

5. Нажмите на кнопку Закрыть (вводить данные в таблицу «Таблица1» пока не нужно). Если таблица была изменена, то появится запрос на сохранение изменений в таблице. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения, кнопку Нет, чтобы отменить изменения, или кнопку Отменить, чтобы оставить таблицу открытой.

Приложение Access создаст базу данных, содержащую одну пустую таблицу с именем «Таблица1», и откроет эту таблицу в режиме таблицы (рис.1.1).

Рис.1.1. Таблица, открытая в режиме таблицы

2.1.3. Открытие существующей базы данных. В правой части страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access приводится список баз данных, которые можно открыть.

Для открытия созданной базы данных нужно выполнить следующие действия.

1. Щелкните значок кнопки Office , а затем выберите команду Открыть.

2. В списке папок окна Открытие базы данных выберите папку с нужной базой данных.

3. После того как база данных будет найдена, откройте ее.