13. Нормы делового письма

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются требования:

– соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения,

– однозначность используемых слов и терминов;

– нейтральный тон изложения.

1) Точность словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

а) В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (представить (предъявить, показать: представить отчет) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку).

б) Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов (построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку – НЕ возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом).

в) Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (напр., пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

– дать официальное определение термина (факторинг – продажа права на взыскание долгов),

– расширить содержание термина словами нейтральной лексики (... невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами);

– убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

г) Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов (паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться).

д) В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления – архаизмы и историзмы (не при сем направляем, а направляем; не сего года, а текущего года; не настоящим сообщаем, а сообщаем).

е) Ограниченная сочетаемость большинства слов (приказ – издается; контроль – возлагается; цена – устанавливается; задолженность – погашается; доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные).

ж) Употребление языковых формул. Их наличие объясняется регламентированостью служебных отношений, повторяемостью ситуаций и тематической ограниченностью деловой речи.

Задача составителя текста сегодня упрощена благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, развить свою точку зрения (Сообщаем, что…, Просим Вас рассмотреть вопрос о…, Считаем целесообразным…). Языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, напр., в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…; в письме-претензии: … в противном случае дело будет передано в арбитражный суд. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

2) Употребление числительных. Однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 7-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

3) Унификация сокращений. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Правила сокращения:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), г (село), р. (река), п. (пункт) и др.

4) Особенности грамматики официально-деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности и лаконичности, а также традицией употребления тех или иных словоформ, оборотов речи, сложившейся в отечественной школе делового письма.

а) Предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных (не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено). Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности более предпочтительной является форма действительного залога (Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности).

б) При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в ОДС. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма (менее важный, более сложный – а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой (наибольший эффект, наименьший результат, наиболее важный).

в) Употребление предлогов по, в, с, благодаря. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи (меры по усовершенствованию, опыты по разведению). Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме (отчитаться о работе, доклад об итогах работы). Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для (На заводе немало сделано по улучшению качества продукции. – Правильно: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции). Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина (неправильно: Указание не выполнено по нераспорядительности администрации). Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.

Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за (Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок).

Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными (с Р.п. – в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие; с Д.п. – благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по).

Г) Употребление деепричастных оборотов. Два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (Ошибка: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха). 14. Реклама в деловой речи.

Реклама (фр. reclame от лат. reclamo – «выкрикиваю») – это информация о товарах, различных видах услуг с целью оповещения потребителей и создания спроса на товары и услуги.

Цели рекламного текста:

– привлечение внимания (аттракция);

– сообщение информации (информирование);

– воздействие, приводящее к подсознательному утверждению и закреплению материала (убеждение).

Отношения, возникающие в процессе производства, размещения и распространения рекламы на рынках товаров, работ, услуг Российской Федерации, регулируются Федеральным законом от 18.07.1995 NQ 108-ФЗ «O рекламе».

В зависимости от использования каналов передачи информации выделяют типы рекламы: а) визуальную (печатную, световую, оформительскую рекламу, фоторекламу), б) аудиальную (радиорекламу, аудиорекламу в метро), в) аудиально-визуальную (теле- и кинорекламу, презентации, различные виды демонстраций образцов изделий в сопровождении устного текста).

По месту расположения говорят о наружной рекламе, рекламе на транспорте, в метро, в СМИ.

Все виды рекламы обязательно включают текстовую часть. Рекламный текст включает следующие элементы:

– заголовок;

– рекламный лозунг (слоган);

– зачин (первая строка текста, вступления);

– серия зачинов строфы для текстов большого объема;

– основная часть;

– конец текста (заключение).

В процессе восприятия рекламного текста должно включаться как произвольное (заинтересованность в сознательном получении информации), так и непроизвольное внимание читателя.

Существуют сильные позиции текста («раздражители» непроизвольного внимания). Это – заголовок текста. В среднем заголовки читают в пять раз чаще, чем сами тексты. Выполняет тройную функцию: привлечение внимания, первичное информирование и убеждение. В заголовке важны содержание текста (характеристика фирмы, товара, его цены), использованные языковые средства выразительности, особенности графического выделения, место рекламного слогана.

Заголовок может представлять собой:

– название фирмы и рекламный слоган или логотип;

– рекламный слоган и название фирмы;

– название фирмы и рекламный слоган, ключевое выражение (тезис) основного текста;

– название рекламируемого товара и рекламный слоган, включающий название фирмы;

– поговорки, крылатые выражения (общеизвестность = скрытая ссылка на авторитет);

– несколько трансформированный слоган удачной рекламы другого товара.

Другими сильные позиции – начало, первая строка (зачин) и конец текста. Общеизвестен «эффект края», когда запоминается начальная и конечная информация сообщения. В качестве зачина нередко используются вопросы, фрагменты из писем читателей. В конце текста обычно располагается справочная информация (адрес, телефон, е-mail, время работы фирмы, цена товара).

В основной части текста говорится о достоинствах рекламируемого товара (услуги), приводятся аргументы в его пользу и осуществляется его позиционирование (цель – добиться, чтобы рекламируемый товар не смешивался в восприятии потребителя с другими товарами). Основная часть не должна быть слишком короткой.

В основной части следует:

– персонифицировать текст;

– попытаться заинтересовать читателя;

– использовать короткие предложения в малых абзацах, избегать трудных для понимания слов и выражений;

– объяснять выгоду покупателя доступным языком;

– не увлекаться безудержным восхвалением товара;

– не злоупотреблять аналогиями или аллегориями.

Основными особенностями языка рекламы являются:

– образность, афористичность, приводящая к возникновению слоганов, требование яркости, броскости;

– лаконичность, синтаксическая расчлененность, часто – наличие противительных отношений между компонентами, что обеспечивает быструю усвояемость на уровне подсознания («Iпdesit. Мы работаем – вы отдыхаете»);

– наличие таких контекстуальных отношений, которые обнаруживали бы непривычные грани привычного словоупотребления, нарушение коммуникативных ожиданий («Пребывание на кухне, как путешествие. А путешествовать я люблю налегке. Майонез «Балтимор легкий»);

– диалогичность рекламного текста, включающего императивные и восклицательные конструкции с привлечением различных форм обращений, рекламные вопросы и т.п., что создает эффект беседы с потенциальным покупателем;

– мотивирующий характер рекламы (опора на опыт других людей; аргументация к авторитету), формирование у адресата системы установок, стремлений, внутренних императивов, побуждающих его действовать.