ДЕ3

11. Особенности официально-делового стиля речи (одс)

Сфера функционирования ОДС – административно-правовая деятельность.

Функции ОДС – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации управленческой, деловой и служебной информации.

Стилевые черты ОДС: 1) точность изложения, 2) детальность изложения, 3) стереотипность изложения, 4) долженствующе-предписывающий характер изложения, 5) строгость выражения мысли, 6) объективность и логичность изложения, 7) соответствие нормам официального этикета, 8) нейтральный тон изложения.

Языковые особенности ОДС

Лексика:

– слова и словосочетания литературного языка, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску (истец, протокол, должностная инструкция, пассажироперевозки, научный сотрудник), среди них значительное количество профессиональных терминов;

– глаголы семантики предписания или долженствования (запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить);

– отсутствие многозначности, метафорического использования слов, употреблений слов в переносном значении;

– «процедурная» лексика (заявление, рассмотрение, расследование, предписание);

– большое кол-во аббревиатур и номенклатурных наименований (ООО, УК, ИО, зав.каф., к.ф.н.);

– отсутствие просторечных, бранных, жаргонных слов с ярко выраженной эмоциональной окраской;

– употребление устойчивых языковых оборотов (клише), а также формул официального приветствия и обращения (Просим Вас рассмотреть вопрос о…, Сообщаем что…, С уважением…).

Морфология:

– широко используются сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении);

– активное использование отглагольных существительных и причастий (прибытие поезда, предоставление жилплощади, принятие мер; данный, указанный, вышепоименованный);

– употребление сложных слов (квартиросъёмщик, вышеуказанный);

– использование сущ. М.р. для обозначения лиц женского пола даже при наличии литературных пар (лаборант Петрова, преподаватель Иванова);

– высокий процент употребления инфинитива среди глагольных форм.

Синтаксис:

– использование простых предложений, осложнённых однородными членами; пассивных и безличных конструкций; сложноподчинённых предложений с придаточными условия;

– 1-е лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, напр., при оформлении различных доверенностей, при заключении трудового соглашения и т.п.;

– наличие словосочетаний-конденсатов (в случае задержки оплаты, для принятия решения);

– использование рубрикации в графическом оформлении (пункты, подпункты, принято исп-ть только арабские цифры);

– синтаксический параллелизм (1.1. Поставщик обязуется…, 1.2. Покупатель обязуется…);

– активность использования логических скреп (следовательно, сверх того, таким образом, указанный, приведенный, настоящий, последующий).

12. Деловое письмо

Докуме́нт (от лат.»documentum» – свидетельство, доказательство) – деловая бумага, имеющая юридическую значимость.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: 1) достоверность; 2) актуальность; 3) аргументированность; 4) полнота информации; 5) лаконизм (краткость) изложения.

Существует несколько способов классификации документов:

– по месту составления: внутренние (приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр.) и внешние документы (все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.);

– по содержанию: простые (заявление, объяснительная записка) и сложные (приказы, письма, инструкции);

– по форме: индивидуальные (отдельные виды писем, служебных записок, докладных) и типовые (штатное расписание, положение о персонале). Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры);

– по срокам исполнения: срочные (распоряжения, указания и пр.) и бессрочные (указы, законы, некоторые виды инструкций);

– по происхождению: служебные (приказы, деловые письма, контракты) и личные (заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка);

– по виду оформления: подлинники, копии, дубликаты (это копия, имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери) и выписки;

– по функции: организационные документы (устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция), распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения), информационно-справочные (план, отчёт, справка, протокол, деловое письмо), частные деловые бумаги (автобиография, заявление, доверенность, характеристика, счёт).

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом его реквизитов. Реквизиты – это обязательные элементы оформления документа. К основным реквизитам относятся:

– наименование автора документа;

– наименование адресата;

– подпись;

– дата;

– номер документа;

– гриф утверждения;

– печать.

Совокупность реквизитов и схема их расположения (продольная и угловая) на бланке составляют формуляр документа. Формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.

Адресат включает 1) наименование организации-получателя; 2) должность, фамилию, имя, отчество получателя; 3) адрес. Адресат располагается в верхней правой части бланка. Должность и фамилию лица, которому адресовано письмо, нужно писать в дательном падеже, а наименование организации указывать в именительном падеже.

Адрес указывается в следующей последовательности:

– название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

– название области, края, автономного округа, республики;

– название страны (для международных почтовых отправлений);

– почтовый индекс.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Составные части реквизита "адрес" следует отделять друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Дата является обязательным реквизитом. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланке письма дата обычно располагается в левом верхнем углу. Датой письма считается число его подписания. В России применяются два способа оформления дат – цифровой и словесно-цифровой.

Подпись. В состав данного реквизита входят: 1) наименование должности лица, подписавшего документ; 2) инициалы, фамилия лица, т.е. расшифровка подписи; 3) собственноручная личная подпись. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну за другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка об исполнителе включает обычно фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его рабочего телефона.

Печать. На письмах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Печати бывают гербовые и простые.

Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление пишется по следующей форме:

1. Наименование адресата (кому); пишется вверху, справа.

2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).

3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то по­следний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то по­дающий заявление указывает свой домашний адрес (или паспортные данные).

4. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.

Вся заголовочная часть: кому–кого–что (ЗАЯВЛЕНИЕ) – представляет собой единую конструкцию, поэтому ни точка, ни запятая после наименования адресата и сведений об авторе не ста­вятся.

5. Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходи­мость.

6. Подпись заявителя ставится внизу справа.

7. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и слева.

Резюме (франц. resumе;´) или CV (от лат. curriculum vitae – «жизнеописание») – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.

Резюме составляется по следующей форме:

1. Фамилия, имя, отчество; адрес и телефон (домашний и служебный).

2. Личные данные: гражданство; дата и место рождения, семейное положение; если есть дети, указать дату их рождения.

3. Цель написания резюме: т.е. должность, которую хочет получить соискатель (в российской практике часто опускается).

4. Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном хронологическом порядке).

5. Опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке). Если опыт больше 10 лет, пункт указывается до образования.

6. Профессиональные навыки.

7. Личные качества.

8. Ваши увлечения, полезные для должности.

9. Рекомендации (должности, фамилии, имена, отчества лиц, предоставивших рекомендации, название компании, контактные данные. Рекомендательные письма не получили широкого распространения в российской практике. На Западе работодатели просят предоставить не только характеристику с места работы, но и рекомендации от бывших коллег.)

10. Дополнительная информация (знание ПК, программ, умение работать с оргтехникой, владения иностранными яз. – начальный/продвинутый/свободное владение// читаю и перевожу со словарем/бегло говорю, наличие водительских прав, семейное положение, наличие детей и их возраст, возможность командировок).

11. Дата составления.

Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Составляется обычно по следующей форме:

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество (иногда должность, паспортные данные, в том числе адрес, в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.

3. Фамилия, имя, отчество (иногда должность), обязательно паспортные данные, в том числе адрес доверенного лица.

4. Содержание доверенности (точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции: что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках словами.

5. Подпись доверителя.

6. Дата выдачи доверенности.

7. Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.

8. Дата удостоверения подписи и печать.

Внимание! Подпись доверителя должна быть обязательно заверена по следующей форме: 1) фраза подпись такого-то удостоверяется; 2) данные о должностном лице, заверяющем подпись; 3) дата и печать организации; 4) подпись заверителя. Без этого доверенность не является документом.

Расписка – это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Расписка составляется по следующей форме:

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

5. Подпись получателя (справа).

6. Дата составления расписки (слева).

Внимание! Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.