Тема 18. Особливості складання організаційних та розпорядчих документів.

План:

1. Мова і стиль організаційно-розпорядчих документів.

3. Призначення організаційних та розпорядчих документів

Мова і стиль організаційно-розпорядчих документів

Складання службових документів - складний і важкий процес, який займає багато часу службовців. Слід пам’ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. У кожній групі слів є свої різновиди. Так художньо-белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільно-публіцистичний – журнальний та літературно - критичний. При підготовці тексту документа обов’язкове дотримання основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи оформляються від імені юридичної особи.

Організаційні і розпорядчі документи

Органи управління міністерств, відомств, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керуються у своїй діяльності організаційно-правовими документами – статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права на тривалі строки. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов’язковому виконанню. З допомогою цих документів розв’язуються важливі завдання управління

Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадових осіб та громадян. Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту, текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання та підпис, дата, номер за класифікатором. Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції.

Положення - це правовий акт, що встановлює основні правила підприємства та установ, а також їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створенні нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими, так й індивідуальними. Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і тому подібні.

Постанова – це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами. Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. Текст постанови, як правило, складається з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляють для візування керівника. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінки. Розрізняють правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі в архів, правила експлуатації залізничних колій. За формою і змістом правила схожі з інструкціями. Виконання правил обов’язкове для всіх і тому їх можна віднести до правових документів.

Наказ – це правовий акт, що видається на підставі виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Накази бувають кадрові та з основної діяльності. Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Наказ набуває чинності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний у самому наказі. У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом.

Розпорядження – це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян. Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України або від імені виконкому і підписуються тільки головою, а не його заступником чи секретарем.

Рішення – акт, який ухвалюється місцевими радами народних депутатів у колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативними та індивідуальними. У рішенні вказується коло осіб, на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов’язані контролювати виконання документа. Рішення місцевих рад, а також їх виконкомів складаються за однією формою.

Вказівка – це правові акти керівників єдиноначальних органів державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру. На практиці вказівки видають при оформленні відряджень, розв’язанні поточних інформаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів. Формуляр вказівки містить такі елементи: назва відомства установи; вид документа; дату і місце видання; індекс; заголовок; підпис; відмітку про погодження.

Статут – це зведення правил, що регулюють основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства та умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств. Статут може складатись для конкретної господарської, кооперативної чи іншої організації, у такому випадку він називається індивідуальним. Статути, розроблені для ряду однотипних установ, організацій, вважаються типовими.

Контрольні питання:

1. Охарактеризувати мову і стиль організаційно-розпорядчих документів.

2. Назвати види організаційно-розпорядчих документів.

Список використаної літератури:

1. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. «Мова ділових паперів: практичний посібник». – К.: «Либідь», 2000 р.;

2. Зубков М.С. «Сучасна українська ділова мова». – Харків: «Тогрін», 2005 р.;

3. Коваль А.П. «Ділове спілкування: навчальний посібник». – К.: «Либідь», 1992 р.;

4. Максименко В.Ф. «Сучасна ділова українська мова». – Харків: «ТОРСІНГ ПЛЮС», 2006 р.;

5. Плонтицька І.М. «Ділова українська мова. Навчальник посібник. 3-тє видання». – К.: «Центр учбової літератури», 2008 р.;

6. Дорошенко С.І., Басенко Г.Т., Садівнича Н.О. «Українське ділове мовлення: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів ІІІ – ІV рівнів акредитації». – Суми: «Собор», 2001 р.