Тема 17. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів.

План:

1. Документи, що належать до довідково-інформаційних.

2. Їх текстове оформлення.

Службові документи належать до офіційно – ділового стилю. Вимоги до тексту документів: стислість, достовірність, повнота, точність, переконливість,нейтральність викладу. Реквізити – окремі елементи, з яких складається документ. Формуляр – сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів. У таких документах часто зустрічаємо слова типу: невиконання, відповідальність, замовлення, довести до відома, взяти до уваги, схвалювати пропозицію, відшкодувати збитки, вжити заходів.

Довідково – інформаційні документи:

Доповідні, пояснювальні та службові записки – документи, які інформують про явище, що вже сталося, факти, виконані роботи чи ситуацію або ж містять висновки та пропозиції автора. Записки можуть бути ініціативного,інформаційного або звітного характеру.

Довідка – документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та інформаційного характеру.

Протокол – документ, у якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях. Протоколи можуть бути: скорочені, повні, стенографічні, рукописні, фонографічні. Протокол укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Витяг із протоколу – цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій.

Службовий лист – засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації. Види листів: гарантійний, супроводжувальний, ініціативний, лист – відповідь (відмова). Листи, які надсилають установи, друкуються на бланках.

Акт – документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов’язково). Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозицій. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Оголошення - це документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. Формулювання в тексті оголошення стислі. Обов’язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано виділяти іншим шрифтом.

Телефонограми – це термінові повідомлення, які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і є одним з видів ділової кореспонденції. Особливим реквізитом телефонограми є підпис адресата, що підтверджує відповідальність за доведення інформації до відома.

Телеграми. Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст без нових сторінок і абзаців.

Контрольні питання:

1. Назвати документи, що належать до довідково-інформаційних.

2. Які особливості їх складання.

Список використаної літератури:

1. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. «Мова ділових паперів: практичний посібник». – К.: «Либідь», 2000 р.;

2. Зубков М.С. «Сучасна українська ділова мова». – Харків: «Тогрін», 2005 р.;

3. Коваль А.П. «Ділове спілкування: навчальний посібник». – К.: «Либідь», 1992 р.;

4. Максименко В.Ф. «Сучасна ділова українська мова». – Харків: «ТОРСІНГ ПЛЮС», 2006 р.;

5. Плонтицька І.М. «Ділова українська мова. Навчальник посібник. 3-тє видання». – К.: «Центр учбової літератури», 2008 р.;

6. Дорошенко С.І., Басенко Г.Т., Садівнича Н.О. «Українське ділове мовлення: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів ІІІ – ІV рівнів акредитації». – Суми: «Собор», 2001 р.