Тема 15. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів.

План:

1. Визначення документа.

2. Обов'язкові елементи укладання документа.

3. Види документів.

4. Текст документа.

Документ - це матеріальний об'єкт, у якому у зафіксованому вигляді зберігається інформація з реквізитами, що має юридичну силу.

Реквізит - обов'язковий елемент укладання документа.

Кожний документ складається з окремих елементів реквізитів (складові частини будь-якого документа). Розрізняють постійні і змінні реквізити документів. Постійні друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення

Види документів:

- за найменуванням (автобіографія, акт, довідка та ін.);

- за призначенням ( щодо особового складу, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, обліково-фінансові, організаційні та розпорядчі);

- за походженням (службові та особисті);

- за місцем укладання (внутрішні та зовнішні);

- за напрямком (вхідні та вихідні);

- за ступенем складності (прості та складні);

- за стадіями створення (оригінали, копії, витяги);

- терміном виконання (термінові, дуже термінові);

- за ступенем гласності (звичайні, ДСК, С, ЦС);

- за технікою відтворення (рукописні, відтворені механічним способом);

- за юридичною силою (справжні - чинні, нечинні, підробні - фальсифікати);

- за терміном зберігання (тимчасового - до 10р., тривалого - понад 10р., постійного).

Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду, але всі мають відповідати таким вимогам:

- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;

- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;

- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

- бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Головною складовою документа є текст (зміст).

Текст — головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини - одна з найважливіших операцій у документуванні й діловодстві. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягаються викиданням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти показують справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Елементи тексту Текст будь-якого документа складається з логічних елементів вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми. У доказі викладається суть питання . У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ.

Контрольні питання:

1. Що називається документом?

2. Що є обов'язковим елементом укладання документа?

3. Назвати види документів.

4. Дати визначення тексту документа, особливості його складання.

Використана література:

1. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2003. – 480 с.

2. Шкуратяна Н. Г., Шевчук С. В. Сучасна українська літературна мова. К., 2000.

3. Діденко А. Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. 2-ге вид., перероб. і доп. К., 2000.