2. Ревизия расчетов с подотчетными лицами

Ревизию расчетов с подотчетными лицами проводится в такой последовательности. Проверяют:

— правильность выдачи денег под отчет;

— законность и целесообразность расходования подотчетных сумм;

— правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность предоставления их в бухгалтерию предприятия;

— состояние учета расчетов с подотчетными лицами.

Источниками ревизии являются: приказы и распоряжения по предприятию, авансовые отчеты с приложенными документами, данные аналитического и синтетического учета из счета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" (журнал-ордер, оборотная ведомость, главная книга), баланс и т.п.

Проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать из предшествующего рассмотрения сальдо и месячных оборотов за корреспондирующими счетами к счету 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

Ревизор устанавливает, определен ли круг лиц, которые имеют право получать деньги под отчет. Список лиц, которым можно выдавать деньги под отчет, утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Авансы под отчет выдаются из кассы предприятия для операционно-хозяйственных затрат и на служебные командировки. Поэтому ревизор проверяет использование подотчетных сумм по целевому назначению.

Ревизор также проверяет соблюдение положений Инструкции о служебных командировках в границах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59 с изменениями, внесенными согласно приказу Минфина № 165 от 13.08.98. В соответствии с Инструкцией НБУ № 4 "Об организации работы с наличным оборотом учреждениями банков Украины", Положением о ведении кассовых сделок в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ 19.02.2001 № 72 и письмом НБУ "О наличном обороте" от 24.09.1998 г. № 11-1 ИЗ/ 1470, установлен такой порядок:

— денежная наличность, выданная под отчет физическим лицам на какие-либо цели, но по какой-то причине не израсходованная (частично или в полной сумме), может быть возвращена в кассу предприятия одновременно с авансовым отчетом не позднее следующего рабочего дня после выдачи ее под отчет;

— денежная наличность, выданная в подотчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья и металлолома, которая по каким-либо причинам не израсходована, может быть возвращена в кассу предприятия не позднее 10 рабочих дней со дня ее выдачи под отчет;

— во время выдачи сумм в подотчет для расходов на командировку неиспользованные денежные средства должны быть возвращены не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки;

— денежная наличность, которая выдана в подотчет, но не израсходована и не возвращена в кассу предприятия на следующий день после окончания вышеуказанных сроков, присоединяются к фактическому остатку денежной наличности в кассе предприятия на конец дня с дальнейшим сравнением полученной суммы с установленным лимитом остатка денежной наличности в кассе.

При этом проверяющий делает начисление штрафных санкций в двукратном размере суммы, которая превышает установленный лимит кассы, в соответствии с Указом Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм относительно регулирования оборота денежной наличности" от 12.06.1995 г. № 438.

По регистрам аналитического учета (журналами-ордерами, оборотными ведомостями), авансовыми отчетами с приложенными к ним документами ревизор устанавливает, не числятся ли подотчетные суммы за лицами, уволенными из работы, не выдавались ли деньги работникам в счет заработной платы.

Для установления реальности и законности расходов на операционно-хозяйственные потребности следует сопоставить данные авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату денежной наличностью за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также за приобретение материальных ценностей с данными документов, которые подтверждают фактически выполненную работу и поступление материальных ценностей на склад предприятия.

Для этого сравнивают счета, товарные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, с отчетами заведующий складов.

Относительно проверки оплаты за погрузочно-разгрузочные работы следует выяснить, не завышены ли нормы и расценки и удостовериться в правильности оплаты работы и удержаний из нее. В платежной ведомости должны быть указаны такие данные: адреса получателя денег, номер его паспорта, место его выдачи и прописки и т.п..

Тщательно проверяют авансовые отчеты о расходах на командировку. При этом устанавливают наличие отметок в удостоверении о командировке относительно прибытия и выбытия и сверяют эти даты с компостерами проездных билетов.

Затем проверяют правильность оплаты суточных, квартирных и проездных. Суточные в границах Украины установлены в размере 18 грн за сутки, квартирные — по квитанциям отеля, проездные — по документам на проезд.

Случаи переплат или недоплат регистрируются в ведомости нарушений, где указывают их характер, дату и номер документа, по которым установлены нарушения, сумму переплаты или недоплаты, лицо, виновное в допущении нарушения.

Срок командировки определяется руководителем, но не может составлять большее 30 календарных дней в границах Украины, 60 дней — за границу.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается помощь в связи с временной нетрудоспособностью, дни которой не включаются в срок командировки.

Практика показывает, что допускаются случаи выписывания бестоварных и фальшивых документов, которые оформляют оплату разных работ нештатным работникам. Это можно установить способом фактической и встречной проверки и доказать, что эти работы не проводились или были выполнены в значительно меньшем объеме. Поэтому важно выяснить, все ли авансовые отчеты утверждены руководителем, вносит ли бухгалтер необходимые исправления из-за отсутствия оправдательных документов, а также при наличии арифметических ошибок, неправильно оформленных документов, выясняют, на всех ли авансовых отчетах есть подпись бухгалтера.