- •Конспект
- •Тема I. Документирование управленческой деятельности
- •Тема II. Система организационно-распорядительной документации
- •Организационные документы
- •Образец оформления титульного листа устава
- •Образец типовой формы положения о структурном подразделении
- •Образец типовой формы структуры и штатной численности
- •Образец типовой формы штатного расписания
- •Образец типовой формы должностной инструкции
- •Распорядительные документы
- •Образец оформления постановления
- •Образец оформления решения
- •Образец оформления приказа по основной деятельности
- •Образец оформления приказа по личному составу
- •Образец оформления распоряжения
- •Справочно-информационные документы
- •Образец оформления служебного письма
- •127572, Москва, ул.Б.Почтовая, д.20 тел.2610349 инн 7701113887 р/счет 40603810900071733211 «Мост-Банк» к/счет 3010181070000000705 бик 044583705
- •Образец оформления служебного письма
- •Образец оформления телеграммы
- •Образец оформления телефонограммы
- •Образец оформления протокола
- •Образец оформления акта
- •Образец оформления докладной записки
- •Образец оформления справки
- •Тема III. Договорно-правовая документация
- •Договор поставки
- •Протоколы разногласий к договорам
- •Коммерческие акты
- •Тема IV. Претензионно-исковая документация
- •Пример претензионного письма предприятия-покупателя предприятию-поставщику
- •Примерное исковое заявление предприятия-покупателя
- •105041, Москва, д-41, ул.Суворовская, 14
- •225040, Москва, а-40, Ленинградский пр., 14
- •Тема V. Организация работы с документами
- •Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
- •Подшивка или переплет дела.
-
Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежания ржавчины).
-
Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором.
-
Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.
-
Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела. Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.
-
Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов в деле.
-
Подшивка или переплет дела.
Основные понятия об архивном хранении
Документы, передаваемые на хранение в архив государственной организации, должны храниться в нем в соответствии с установленными Правительством РФ сроками – в зависимости от категории организации и вида документов:
-
для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств, республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – 15 лет;
-
для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих органов управления (местной администрации), а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения – 10 лет;
-
для документов государственных учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства – 5 лет;
-
для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел – 75 лет;
-
для научно-технической документации – до утраты практической значимости, но не более 25 лет;
-
для кинофильмов, киножурналов, звуко-и видеозаписей – до окончания копирования, не более 3 лет;
-
для фотодокументов – 3 года;
-
дл машинно-ориентированных документов – 5 лет.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации могут быть изменены Федеральной архивной службой России по согласованию с соответствующей организацией.
Архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.
Основными задачами Федеральной архивной службы России являются:
-
организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда РФ;
-
анализ состояния архивного дела, изучение тенденций закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
-
разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;
-
развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
-
координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;
-
контроль за соблюдением законодательства РФ в области архивного дела;
-
ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;
-
осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства.
В систему Росархива входят:
-
федеральные государственные архивы и центры хранения документации;
-
научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву;
-
органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.
Основным документов, регламентирующим работу ведомственного архива, являются «Основные правила работы ведомственных архивов», утвержденные приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263.
Для размещения дел в архивохранилищах используются определенные схемы расположения документов с различными сроками хранения, специальное оборудование (стационарные или передвижные стеллажи, стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением).
Все дела упаковываются в картонные коробки, контейнеры или в свертки, к которым приклеиваются или прикрепляются ярлыки с указанием данных, характеризующих состав коробки.
В архивохранилищах должен соблюдаться определенный температурно-влажностный режим.
Для того чтобы эффективно использовать архивные документы, ведомственный архив создает научно-справочный аппарат к этим документам – описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов и др. Рациональным является и создание базы данных по архивным документам с использованием ПЭВМ.