12

9. Коммуникации как подфункция системы управления

9.1. Сущность и значение коммуникации в системе управления предприятием и их виды

9.2. Методы совершенствования системы организационных коммуникаций

9.1. Сущность и значение коммуникации в системе управления предприятием и их виды

Коммуникации играют важнейшую роль в работе руководителя, влияют на эффективность его труда и деятельность предприятия в целом.

Обратимся к фактам:

Согласно исследованиям руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации.

Опросы показали, что 73 % американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают неудовлетворительные коммуникации главным препят­ствием на пути достижения эффективности их организациями.

Осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Коммуникация – это обмен информацией

между людьми;

между организацией и ее окружением;

между выше и ниже расположенными уровнями;

между подразделениями организациями

В ходе своей деятельности руководитель может участвовать в разнообразных видах коммуникаций:

в переговорах с деловыми партнерами,

в деловых собрани­ях с трудовым коллективом, в телефонном общении с клиентом,

в личном инструктаже подчиненного,

в общении с государственными органами управления посредством деловой переписки и т.п.

Эффективно работающие руководители – это те кто эффективны в коммуникациях.

Классификация информации и коммуникационных процессов

Основным предметом коммуникационных процессов является информация.

Информация может быть классифицирована по ряду характеристик:

1. По назначению:

• одноцелевая - связана с решением одной конкретной проблемы;

• многоцелевая - используется при решении нескольких самых разно­образных проблем.

2. По возможности хранения:

• фиксируемая информация - может храниться практи­чески бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, чему свидетели наскальные надписи и рисунки;

• не фиксируемая информация - используется в момент получения, может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает.

3. По степени готовности для использования:

• первичная информация - пред­ставляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несис­тематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного;

• промежу­точная информация - состоит из сведений, прошедших через процесс предва­рительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкрет­ных направлениях и способах их дальнейшего применения;

• конечная информа­ция - дает возможность принимать обоснованные управленческие решения.

4. По полноте:

• Частичная информация - может использоваться только в совокупности с другой информацией;

• Комплексная информация - дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения.

5. По степени надежности:

достоверная и вероятностная (т.е. неточ­ная из-за невозможности получить от существующего источ­ника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать, поэтому неизбежны искажения при их передаче, заведомо изначально распростране­ние ложных сведений.

Классификация видов коммуникаций:

1. Межличностные коммуникации (во втором параграфе)

2. Организационные коммуникации

Организационные коммуникации:

1. Межуровневые коммуникации в организации.

2. Коммуникации по восходящей (обратная связь)

3. Коммуникации между различными отделами

4. Коммуникации руководитель - подчиненный

5. Коммуникации между руководителем и рабочей группой

1. Межуровневые коммуникации в организации.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций.

Она может передаваться:

• по нисходящей – от высшего уровня к низшему (цели, задачи, задания, рекомендации);

• по восходящей – от низшего уровня к высшему (предложения по эффективной организации труда).

2. Коммуникации по восходящей

обратная связь (снизу – вверх) - оповещение верха о том, что делается на низших уровнях. Т.о. руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

Пример: создание групп из рабочих «кружков качества», которые собираются на 1 час в неделю и обсуждают проблемы производства и обслуживания потребителей, результаты сообщаются руководству.

3. Коммуникации между различными отделами

(по горизонтали) – необходим для координации задач и действий, формируют равноправные отношения, повышают удовлетворенность своим трудом.

Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы эти элементы (подразделения) работали совместно.

4. Коммуникации руководитель – подчиненный.

Основная часть коммуникационной деятельности руководителя.

• прояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов

• обеспечение вовлеченности в решение задач отделов

• обсуждение проблем эффективности работы

• достижение признания и вознаграждения с целью мотивации

• совершенствование и развитие способностей подчиненных

• сбор информации о проблемах

• оповещение подчиненных об изменениях целей и задач

• получение информации о новых идеях, усовершенствованиях, предложений.

5. Коммуникации между руководителем и рабочей группой повышает эффективность действия группы, т.к. все имеют возможность обсудить проблемы.

Неформальные коммуникации

Каналом распространения неформальной коммуникации

являются слухи.

Информация в этом случае передается быстрее, поэтому руководители часто используют канал слухов для быстрого распространения нужной информации под вывеской «только между нами».

Считается, что информация, передаваемая с помощью слухов является неточной информацией, однако исследования показали, что 80-90% информации в отношении корпорации является точной. Искажения касаются только личной информации.

Пример информации передаваемой по слухам:

Предстоящие сокращения персонала.

Новые меры по наказанию за опоздания.

Изменения в структуре организации

Грядущие перемещения и повышения.

Подробные изложения спора двух руководителей на последнем совещании.

Личные отношения (служебные роман).