Рациональное распределение сил руководителя

Однако, руководитель также должен пом­нить о необходимости рационально рас­пределять свои силы, чтобы различные виды деятельности не отнимали их боль­ше, чем необходимо, и чтобы в целом не допускалось перегрузки текущими, но не важными в долгосрочной перспективе делами.

Попробуем сформулировать ряд принципов рекоменда­ций, выполнение которых позволяет руководителям рационально и эффективно распределять свои усилия, а в конечном счете, – рацио­нально и эффективно организовывать работу других.

1. Необходимо оставлять за собой только те виды и формы деятельности, которые, кроме руководителя, в организации никто сделать не может. Все остальное нужно делегировать.

2. Крайне нежелательны такие варианты поведения руководителя: 1)стремление сделать всё сразу, одновременно выполнить большое число трудоемких задач; 2) отсрочка реше­ния задач и их выполнения «с сегодня на завтра», да еще по не­скольку раз: 3) выполнение задач наполовину, не доводя до конца. Все три варианта приводят к одному результату – нависает "груз" нерешенных проблем, который угнетает руководителя и "высасывает" из него силы. Поэтому нужно ограничить круг задач, но выполнять их оперативно, доводя до конца, побеж­дая при этом слабоволие.

3. Любой план действий, в том числе и составленный на основе рассмотренной нами концепции, должен быть гиб­ким, органичным, легко корректируемым. Нужно быть к этому внутренне готовым, а некоторые критические ситуации не только предвидеть, но и продумать для них «план боевых действий» – это поможет сохранить силы в ходе кризиса.

4. Не следует допускать эмоциональных, импульсивных реакций – они, как правило, отбирают и время, и силы.

5. Каким бы открытым и демократичным ни был руководи­тель, ему все же следует ограничить «политику открытых дверей». Встречи без особой надобности не нужны. Нужно ус­тановить часы посещений – и задачи будут решаться быст­рее, особенно, если назначая встречи подчиненным, руководитель заранее сообщит им, по какому вопросу и какой материалнужно подготовить.

6. Не следует чрезмерно увлекаться совещаниями, они должны проводиться лишь в том случае, когда обойтись без них нельзя.

7. В работе руководителя не должно быть спешки и нер­возности – они тоже увеличивают потери, но и медлительность недопустима. Поручения и задания следует формулировать кратко и ясно и вместе с тем достаточно энергично (моно­тонность усыпляет).

Конечно, этот краткий перечень принципов – рекомен­даций не охватывает всех аспектов рационального, эффективно­го распределения усилий руководителя, но, на наш взгляд, он ориентирует руководителя в верных направлениях.

И ещё одно: только тот работает и эффективно, и быстро, кто работает с увлечением. Увлеченность, настроенность на ре­зультат, на новые достижения - вот универсальное средство решения проблемы сил и времени. Интерес к делу, энтузиазм компенсируют несовершенство действий и, кроме того, добав­ляют им «вкус».

Поэтому руководитель должен помнить такое правило: