- •Документационное обеспечение управления
- •Лекция 1. Введение
- •Лекция 2. Терминологическая база и основные понятия документоведения. Функции документа. Системы документации
- •2.1 Базовые понятия и термины доу
- •2.2 Функции документа
- •2.3 Системы документации
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 3 Классификация документов. Классификация административной системы документации
- •3.1 Общая классификация документов
- •3.2 Классификация административной системы документации
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 4. Общие требования к оформлению документов
- •4.1 Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению.
- •4.2 Требования к составу реквизитов
- •4.3 Общие требования к оформлению реквизитов документа
- •«Сатурн»
- •Государственная академия управления
- •Институт управления и бизнеса
- •Омский государственный технический университет
- •П. С. Селиванову
- •Утверждаю
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 5. Бланки документов. Типы бланков.
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 6. Организационно-распорядительные документы
- •6.1 Организационные документы
- •6.2 Должностная инструкция
- •6.3 Распорядительные документы
- •6.4 Приказ по основной деятельности
- •Дальневосточный государственный университет
- •6.5 Выписка из приказа
- •6.6 Постановления, распоряжения и указания
- •6.7 Протокол
- •Регистрационный лист к протоколу общего собрания акционеров № 12 от 15.09.2003
- •1. Слушали
- •2. Слушали
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 7. Справочно-информационные документы
- •Утверждаю
- •Виды внутренней переписки
- •7.2.1 Докладная записка
- •Докладная записка
- •А.С. Федорову
- •7.2.2 Служебная записка
- •7.3. Объяснительная и пояснительная записки
- •Внешняя переписка
- •7.4.1 Письмо
- •7.5 Справка
- •Оао «заря»
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 8 Организация работы с документами
- •8.1 Технология работы с документами
- •8.2 Прием входящей корреспонденции.
- •8.3 Технологический процесс обработки исходящих документов
- •8.4 Организация работы с внутренними документами
- •Контрольные вопросы
- •Лекция 9 Информационно-поисковая система документации
- •9.1 Регистрация документов
- •9.2 Виды информационно-поисковых систем. Номенклатура дел.
- •Контрольные вопросы
- •10. Заключение
- •Библиографический список
- •Содержание
Контрольные вопросы
-
Что такое делопроизводство?
-
Что такое документирование и документооборот.
-
Из каких элементов состоит документ?
-
Что означает процесс документирования?
-
Что такое юридическая сила документа?
-
Какие виды материальных носителей Вы знаете?
-
Когда появился термин «делопроизводство»?
-
Дайте определение термину «система документации»
-
Какие документы можно отнести к категории личного происхождения?
-
Какие функции документа можно отнести к категории общих, а какие к специальных?
-
Что определяет юридическую силу документа?
Лекция 3 Классификация документов. Классификация административной системы документации
3.1 Общая классификация документов
Классификация документов определяет принципы и методы работы, позволяет сгруппировать их в отдельные папки и массивы, что необходимо для создания информационно-поисковой системы (ИПС) предприятия.
Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам сходства и различия.
Документы различаются по:
- видам: организационно-распорядительные,
справочно-информационные, по личному составу;
- форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;
- содержанию – простые, сложные;
- происхождению – официальные, личные; - месту их создания – внешние, внутренние;
- срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;
- по степени конфиденциальности – секретные и несекретные;
- средствам фиксации – рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотокинодокументы;
- стадиям оформления - оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;
- срочности исполнения – срочные, несрочные.
Цель классификации документов преследует:
1. Повышение оперативности работы аппарата управления;
2. Повышение ответственности исполнителей;
3. Разграничение функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполнителей;
4. Четкое распределение информации;
5. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата.
Значение классификации документов:
1. Обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
2. Повышение оперативности работы с документами.
Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию управленческих решений, регулирование деятельности любого предприятия, учреждения, организации не зависимо от формы собственности и правовой организации.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа.
3.2 Классификация административной системы документации
Административная система документирования по видам документов делится на три группы документов.
1. Организационно–распорядительная документация (ОРД) - положения, уставы, правила, инструкции, приказы, решения, указания, структура предприятия, протоколы, штатное расписание, регламент и т.д.
2. Справочно-информационная документация (СИД) - письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и д.
3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.д.
Организационно–распорядительная документация служит целям организации и управления, для их реализации создаются такие документы как устав, положение, структура предприятия, штатное расписание, регламент и должностная инструкция, а также различного рода инструкции, призванные организовать какие-либо процессы (технические, технологические, обеспечение техники безопасности т.п.).
Администрирование организаций, учреждений, предприятий осуществляются посредством распорядительных документов: постановлений, приказов, распоряжений, указаний, протоколов и решений. Они издаются для разрешения организационно-производственных задач и являются обязательными для исполнения.
Все распорядительные документы можно подразделить на две группы:
- распорядительные документы по основной деятельности;
- распорядительные документы по личному составу.
Каждая из групп подразделяется в зависимости от назначения и решаемых ими управленческих задач на подгруппы.
Распорядительные документы по основной деятельности:
-организационные распорядительные акты (приказы, распоряжения, решения, протоколы). В них отражаются все изменения структуры: создание, переименование, разделение и слияния структурных подразделений и т.п.
- распорядительные акты по основной деятельности (приказы, распоряжения, указания), регулирующие вопросы производственной деятельности.
Распорядительные документы по личному составу:
- распоряжения (приказы) по личному составу документируют возмездные отношения между работником и работодателем (прием, перевод, увольнение и т.д.) Информация этих приказов обязательно фиксируется соответствующей записью в трудовой книжке.
- кадровые распоряжения и приказы. Они решают текущие кадровые вопросы и записью в трудовой книжке не сопровождаются.