Служебные письма
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией.
Направление писем осуществляется по требованию вышестоящих органов, по просьбе других учреждений, по просьбе граждан, при осуществлении оперативных связей (по инициативе самих работников).
Требования к письмам:
Письмо оформляется на бланке письма с заполнением реквизитов: наименование структурного подразделения, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату (для ответных писем), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, письма часто содержат отметку о наличии приложения, гарантийные письма содержат печать.
Текст письма должен быть посвящен одному вопросу; если нужно сделать несколько сообщений одному корреспонденту, то составляют несколько писем и вкладывают в один конверт.
Письмо не должно быть большим по объему (основная масса писем до 1 стр.); в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания, анализа, письмо может содержать до 5-ти страниц текста. Письма оформляют на листах формата А4, если текст не превышает 7 строк, используют формат А5.
С точки зрения композиции текста письма разделяют на сложные и простые.
Сложные создаются в тех случаях, когда необходимо детальное описание ситуации, ее серьезный анализ или изложение мнений и доказательств.
Простые письма составляются в простых управленческих ситуациях, не требующих детального изложения событий, фактов, обстоятельств. Простые письма обычно состоят из одной или двух смысловых частей.
Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание или сообщение без обоснования, выражение благодарности, сочувствия и т.д.
Если письмо состоит из двух частей, то первая часть – это обоснование, изложение причин написания, мотивировка, а вторая часть – заключение, т.е. просьба, отказ, согласие, требование и т.д.
В качестве обоснования может выступать и другой документ. В отказе желательно сообщить корреспонденту, чем вы можете компенсировать отказ.
Сложные письма – это письма, состоящие из 3 и более частей. Текст таких писем состоит из вступления, основной части и заключения.
Вступление дает формулировку темы, объясняет причины написания письма.
Основная часть (доказательство) включает раскрытие и анализ темы. Раскрытие дается, как правило, через описание сложившейся ситуации. События и факты должны описываться в хронологической последовательности. Здесь же приводятся доказательства и аргументы, которые позволяют сделать автору вывод в заключительной части письма.
В заключении подводится итог рассмотрения темы, представляющий собой выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов и т.д. Заключение может содержать и несколько выводов, которые дополняют друг друга.
Текст сложного письма может содержать еще одну часть, которую принято называть опровержением, т.е. доказательством от противного. В нем автор как бы предупреждает возможность появления у адресата противоположной точки зрения. В сложных письмах каждая смысловая часть представляет собой самостоятельный абзац или несколько абзацев.
Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста – лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный эмоциональный тон, придавать им личный характер. в письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали, т.к. многословие не способствует усвоению сути, основного смысла письма. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. В тексте служебных писем следует избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (не откажите в любезности). Для достижения убедительности, точности и однозначности понимания текста следует использовать устоявшиеся в управленческой практике языковые формулировки (в порядке обмена, в соответствии с предварительной договоренностью, в связи с проведением совместных работ и т.п.).
Текст письма может дополняться формулой личного обращения к адресату, что характерно для коммерческих писем (уважаемый, уважаемая). Если письмо адресовано должностному лицу, то можно использовать разные средства. Никогда нельзя обращаться так: уважаемый господин Ф.С. Иванов.
Если письмо начато с формулы личного обращения, оно обязательно заканчивается формулой вежливости: с уважением и т.д. Формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами.