2. Фактори , що впливають на прийняття управлінських рішень.

Прийняття рішень - це частина щоденної роботи керівника. Як говорить Френк Коринсон: “ Прийняття рішень-це інтегральна частина управління організацією будь-якого роду. Більше ніж будь-що інше, компетентність у даній галузі відрізняє менеджера від його неефективно працюючого колеги ”.

Організаційна структура управління має бути побудована таким чином, щоб забезпечувати на кожному рівні управління можливість своєчасного прийняття необхідних рішень. Передумовами їх вироблення можна назвати такі:

1. Контроль за виконанням завдань (тут погляд у майбутнє відсутній);

2. Екстраполяція минулого в майбутнє;

3. Передбачення змін ( зміни можуть виникати раптово, але не так, щоб не можна було передбачити тенденції змін і реакцію на них). Проте в сучасних умовах переважає прийняття рішень , коли зміни неможливо передбачити.

Крім того, при підготовці та прийнятті рішень необхідно враховувати новизну , складність, динаміку і передбачуваність багатьох явищ, які характеризують політичну, економічну, соціальну ,ринкову та інші сфери діяльності.

Головною передумовою результативного управління є всебічний аналіз діяльності організації. Рішення , що приймаються, можуть класифікуватися за різними знаками: змістом, ступенем складності, формою, ступенем автоматизації та ін. Слід підкреслити, що управлінські рішення можуть виступати як воловий акт вибору мети, дій і засобів її досягнення окремою людиною, а також як результат колективної думки.

Велику роль у розвитку теорії і практики прийняття рішень відіграє системний аналіз. Успіхи математичних методів оптимального програмування з використанням обчислювальної техніки дали можливість істотно підвищити ефективність вирішення завдань управління.

Соціальний характер управління, неможливість точного описання поведінки людини як ланки системи управління ( а тим більше колективної поведінки ), величезні обсяги інформації обмежили практичне використання формалізованої, або нормативної, теорії прийняття рішень. Людський фактор змусив у межах теорії рішень виокремити теорію прийняття рішень . Остання включає розробку управлінських концепцій, добір, облік і аранжування факторів, які сприяють (або заважають) розвитку організації, враховуючи також особисті якості окремих людей. У ній використовуються математичні методи статистики, економетрика, моделі розвитку , інформаційний та обчислювальний сервіс.

Необхідність урахування умов навколишнього середовища або змін у самій керованій організації , що неможливо передбачити , підвищення невизначеності при прийнятті рішень менеджерами, змушують прагнути до гнучкості, адаптивності управлінської системи. Теорія поведінки основну увагу приділяє самому процесу прийняття рішень, розчленуванню його на взаємопов’язані етапи,фази , процедури, що реалізують логічну послідовність дій і забезпечують аналіз і розв’язання проблем та ситуацій , що виникають.

Одним із різновидів ситуаційного управління є “ випереджаюче управління ”, що передбачає врахування низки аналітичних прийомів усунення невизначеностей, з якими стикаються управлінці.

Для подолання кожної форми невизначеності у випереджаючому управлінні використовують певні притоми. Вони передбачають відповідний процес прийняття рішень, що характеризується упорядкованою системою дій.

Контрольні запитання:

1. В чому полягає головне завдання менеджменту?

2. Які основні 7 поради менеджментам стосовно прийняття рішень дають науковці?

3. Яку людину можна назвати менеджером?

4. Які передумови існують при прийнятті рішень?

5. Що треба враховувати при підготовці та прийняття рішень?

6. Яку роль відіграє системний аналіз при прийнятті рішення?

7. Чому при прийнятті рішення необхідно враховувати умови навколишнього середовища?

8. Які ланки охоплює управлінська ситуація?

Самостійна робота

З дисципліни: «Менеджмент»

на тему : «Інформації та комунікації у менеджменті»

1.Вимоги до інформації

Від своєчасності, ефективності, якості інформації значною мі­рою залежить прийняття рішень по тому чи іншому питанню в орга­нізації або її структурах. Причому один і той же неінформаційний матеріал може сприйматись та оцінюватись по-різному: в залежності від кваліфікації керівництва, організаційного рівня управління, фун­кціональних обов'язків керівника. У зв'язку з цим необхідно визна­чити основні вимоги до інформації.

Для практичної оцінки інформаційних матеріалів, з урахуванням сфери їх використання основними критеріями є: об'єктивність, ла­конічність, актуальність, своєчасність, цілеспрямованість, комунікатнвність і наочність.

Об'єктивність є інтегральним критерієм оцінки, який поєднує в собі критерії повноти, точності, незаперечності і переконливості.

Поняття повноти щодо всіх документів, які обробляються, пе­редбачає масове охоплення інформаційного матеріалу з точки зору управлінських аспектів, що є в науково-технічній інформації за даної проблеми.

Щодо окремо взятого документу, то критерій його повноти роз­глядається з точки зору достатності відомостей і висновків, необхід­них для прийняття оптимального управлінського рішення.

Таким чином, повнота інформації визначається наявністю даних і відомостей, необхідних і достатніх для прийняття оптимального рішення. Інформація повинна мати дані, необхідні для широкого і глибокого аналізу ситуації.

Критерій точності (достовірності, надійності) включає в себе відображення об'єктивної, реальної інформації, що склалась з даної

проблеми із урахуванням всіх протиріч і розвитку.

Критерій незаперечності. Методом аналізу і синтезу вилуча­ються причини несуттєвих протиріч науково-технічної інформації і залишаються лише Ті із них, які за своєю природою є діалектичними.

Критерій переконливості логічно виникає із повноти і точності інформації, її об'єктивності. Під об'єктивністю слід розуміти точну відповідність змісту вторинних документів змісту тих першоджерел, за якими цей документ складений.

Фактор об'єктивності змісту першоджерел здійснюється, в осно­вному, дослідниками, розробниками і виробничниками.

Щодо інформації для менеджера, то вона повинна бути об'єктивною. Найчастіше вона готується довіреними спеціалістами, які самі зацікавлені в її достовірності. Важливим є ретельний підбір і перевірка джерел інформації, що гарантує її об'єктивність.

Лаконічність інформації досягається за рахунок логічного, сти­слого викладення матеріалу без втрати її повноти, використовуючи лексичні прийоми, чіткі висновки та пропозиції. Від місця керівника, ланки керівництва в системі управління залежить лаконічність інфо­рмації. Чим вищий рівень управління, тим стислішою і лаконічною повинна бути інформація.

В інформації для менеджера лаконічність, чіткість викладення часто буває значно важливішою, ніж обширна аргументація.

Працівники вищого рівня управління рідко користуються пер­шоджерелами, вони надають перевагу стислим популяризованим викладенням чи усним повідомленням керівників нижчих рівнів.

Актуальність інформації полягає в тому, що кожен документ ( і вся їх система), підготовлений на основі аналітично синтезованої обробки джерел інформації, повинен задовольняти об'єктивні інфо­рмаційні потреби керівних працівників за порядком їх виникнення у процесі розвитку інформаційної ситуації.

Своєчасність. При підготовці документу у певній інформаційній ситуації повинна бути врахована його властивість забезпечувати інформаційну потребу в термін, прийнятний для виконання керівни­ком відповідної роботи (прийняття або підготовки рішення з викори­станням інформаційного документа).

Інколи запізнення інформації, навіть у тому випадку, коли вона має високі характеристики, призводить до того, що час втрачено, а у зв'язку з цим втрачено можливості її використання.

Цілеспрямованість інформації тісно пов'язана із поняттям ад­ресата, тобто повинно бути чітке визначення абонента чи абонентів, яким призначений даний інформаційний матеріал.

Цілеспрямованість інформації передбачає певну ціль у момент її передачі для використання у вирішенні конкретного питання. Одна і та ж інформація може мати багатоцільове призначення в залежнос­ті від суті проблеми. При цьому необхідно враховувати, що кожна ціль може складатися із декількох завдань, тому для здійснення да­ної цілі необхідно інформаційно забезпечиш вирішення тих завдань, з яких вона складається.

Комунікативність. Для того, щоб інформація могла бути з успі­хом використана при підготовці або прийнятті управлінського рі­шення, вона повинна бути зрозумілою і прийнятною для керівника. При підготовці інформації потрібно враховувати, що вона розрахо­вана не лише на спеціалістів суміжних галузей науки чи техніки, а й на керівників - спеціалістів з управління. Це значить, що терміноло­гія і зміст документа повинні максимально відповідати тезаурусу, знайомому цій категорії працівників.

Комунікативність інформації характеризується ступенем її за­своєння не тільки керівниками, але й виконавцями.

Наочність інформації досягається чітким розташуванням структурних елементів тексту, наявністю таблиць і графіків, які сприяють полегшенню та прискоренню сприймання інформації її споживачами. Для полегшення сприймання цифрової інформації таблиці повинні будуватися з дотриманням логічної послідовності даних.

Графіки - це спосіб наочного зображення стану і ходу діяльнос­ті організації за допомогою умовних позначень.

При застосуванні графіків слід забезпечувати такі вимоги:

• наочність;

• змістовність;

• універсальність;

• зручність.

У практичній діяльності використовують такі групи графіків:

1) органіграми, (характеризують структуру та взаємозв'язок явищ);

2) топограми (відображають явища у просторі);

3) хронограми (показують зміну явищ у часі);

4) діаграми (відображають кількісні співвідношення показни­ків, явищ).

Використання формул має бути мінімальним, лише у виняткових випадках, коли без них неможливо зрозуміти змісту документа або вони суттєво поліпшують розуміння змісту інформації.