r6_Word

4

Лабораторная работа № 6

Word. Создание и использование таблиц

Цель: уметь создавать в текстовом документе таблицы и работать с ними, изучить специальные элементы оформления средствами Word.

Теоретические сведения

Анкетные или статистические данные, данные производственного характера и другие очень часто целесообразно приводить в виде таблиц.

Таблицы предназначены для наглядной подачи информации. Элементами таблицы являются ячейки, строки, столбцы, рамки (границы) и данные, которые находятся в ячейках.

Есть три способа создания таблицы при помощи таких команд:

- Вставить таблицу;

- Нарисовать таблицу;

- Преобразовать текст в таблицу.

Для создания и редактирования таблиц используют команды пункта меню Таблица или кнопки инструментов Таблицы и границы.

Рассмотрим первый способ. Вследствие выполнения команды Вставить таблицу получим диалоговое окно, где нужно задать количество столбцов и строк будущей таблицы. После нажатия на кнопку ОК пустая таблица будет размещена в документе там, где был курсор. После этого в таблицу вводят данные. Если рамки таблицы имеют вид точек, то таблица неразграфлена (такие рамки во время печати на бумагу не отображаются). Чтобы отобразить все рамки или только некоторые, таблицу выделяют и применяют команду Границы и заливка из пункта Формат.

Второй способ. После выполнения команды Нарисовать таблицу, появится панель инструментов Таблицы и границы. На этой панели выбирают тип линии, ее толщину, цвет и др. Поместив курсор-карандаш в документе, рисуют структуру таблицы: сначала внешний прямоугольник, а позднее – все необходимые линии. Щелкнув дважды в ячейке, можно вводить данные. Чтобы продолжить рисование, нужно щелкнуть на кнопке с изображением карандаша, а чтобы вытереть нарисованное – выбрать ластик.

Третий способ очень удобный: сначала нужно ввести данные, не задумываясь над видом таблицы. Между данными обязательно нужно набирать разделитель – символ, которого нет в данных, например, пробел, Tab, запятую или другой. Введенный текст выделяют и применяют команду Преобразовать в таблицу из пункта меню Таблица. Получим диалоговое окно, где нужно правильно указать, какой был использован разделитель. Например, если разделителем была запятая, то включают опцию другое и вводят запятую в соответствующее текстовое поле.

Для создания таблицы в текстовом документе нужно установить текстовый курсор в нужное место, выполнить команду Таблица/Добавить таблицу и выбрать количество строк и столбцов, ширину столбцов и формат таблицы.

Удалить ненужные строки (столбцы) можно так:

• выделить с помощью мыши или клавиатуры какую-либо ячейку в ненужных строках (столбцах) или выполнить команду Таблица/Выделить строку (столбец);

• выполнить команду Таблица/Удалить строку (столбец).

Добавить к уже существующей таблице дополнительные строки (столбцы) можно с помощью последовательности выполнения команд Таблица/Выделить строку (столбец) и Таблица/Добавить строки (столбцы). При этом новые строки разместятся над первой выделенной строкой (слева от первого выделенного столбца) и их количество будет соответствовать количеству выделенных строк (столбцов).

Изменяют высоту строк или ширину столбцов с помощью последовательного выполнения команд Таблица/Выделить строку (столбец), Таблица/Высота и ширина ячейки с дальнейшим выбором в диалоговом окне необходимой высоты строки или ширины столбца. Существует еще один способ – перемещение соответствующих маркеров на вертикальной или горизонтальной линейках форматирования или непосредственно правой для столбца или нижней для строки границы соответствующего столбца или строки.

Выравнивают высоту строк или ширину столбцов с помощью последовательного выполнения команд Таблица/Выделить строку (столбец) и Таблица/Выровнять высоту строк (ширину столбцов). При этом пространство, занятое несколькими выделенными строками или столбцами, равномерно распределяется между ними, и строки (столбцы) размещаются на одинаковой высоте (ширине).

Удаляют ячейки с помощью команды Таблица/Удалить ячейку с дальнейшим выбором способа перемещения (вверх или влево).

Отдельные ячейки таблицы можно объединять или разделять. Чтобы объединить несколько ячеек в одну, необходимо выделить их с помощью мыши или клавиатуры и выполнить команду Таблица/Объединить ячейки. Для разделения ячейки необходимо выделить ее и выполнить команду Таблица/Разбить ячейки с дальнейшим выбором в диалоговом окне количество столбцов и строк, на какие необходимо разделить ячейку.

При печати таблиц, которые не вмещаются на одну страницу, можно автоматически повторять первую строку таблицы (шапку заголовка) на следующих строках. Для этого необходимо выделить первую (или несколько первых) строк таблицы и выполнить команду Таблица/Заголовки.

Занесенные в таблицу данные можно отсортировать автоматически. Для этого необходимо выполнить команду Таблица/Сортировка, а потом в диалоговом окне выбрать параметры сортировки:

• номер столбца, по которому будет проводиться сортировка (первого и следующего);

• тип данных;

• порядок сортировки (увеличение или уменьшение);

• наличие или отсутствие заголовка таблицы;

Таблицу можно изменить с помощью специальной панели инструментов Таблицы и границы, какую вызывают из пункта меню командой Таблица/Нарисовать таблицу. На этой панели есть инструментальные кнопки Карандаш и Резинка. С их помощью можно добавить к таблице или удалить из неё какие-нибудь вертикальные и горизонтальные линии. Толщину, тип и цвет линии выбирают с помощью соответствующего списка на панели инструментов Таблицы и границы.

Текст можно преобразовать в таблицу. Для этого нужно выделить этот текст и выполнить команду Таблица/Преобразовать в таблицу. В диалоговом окне команды необходимо выбрать несколько столбцов и разделитель текста, с помощью которого текст разделяется на столбцы, а также ширину столбцов.

Спрятать дополнительные линии таблицы, которые разделяют её столбцы и строки, можно с помощью команды Таблица/Скрыть сетку.

С помощью таблиц можно выполнять арифметические вычисления, записывая в отдельные ячейки таблицы формулы, с помощью команды Таблица/Формула. Формулы могут содержать адреса ячеек, которые состоят из адреса столбца и строки.

Адрес столбца формируют в виде буквы латинского алфавита (от А до Z). Для адреса строки используют ее порядковый номер в таблице. Например, адреса ячеек могут иметь вид А4, С5, D7. Для описания прямоугольного диапазона ячеек задаются верхний левый и нижний правый углы прямоугольника (например, В2:F7). Аналогично могут быть заданы и части столбца или строки.

Для вычислений можно использовать:

• арифметические операции +, -, , / и адреса ячеек как переменныt (например (D4-E2*A3)/C2);

• стандартные функции AVERAGE() – среднее арифметическое значения указанного списка элементов, COUNT() – количество элементов в списке, PRODUCT() – произведение значений из списка, SUM(), - сумма значений из списка и др. (например, SUM(А2:Е6)).

Часто в вычислениях необходимо вычислить сумму значений строк или столбцов. Если формула размещена в правом столбце строки, сумма строки имеет вид SUM(LEFT). Сумма столбца для ячейки, размещенной в последней строке столбца, имеет вид SUM(ABOVE).

Задание

1. Создать экзаменационную таблицу, которая состоит из шести столбцов и семи строк. Используйте один из способов автоформатирования таблицы.

2. Первую строку определите как шапку заголовка таблицы с названиями столбцов №, Ф.И.О. студента, История Украины, Психология, Информатика, Средний бал студента.

3. Установить ширину первого столбца 1.5 см, второго – 4 см, шестого 2.5 см, столбцы 3-5 выровнять по ширине.

4. Введите данные в каждую ячейку каждой строки таблицы, используя фамилии, имена и отчества студентов своей группы (оценки вводятся цифрами 2, 3, 4, 5). Для введения основного текста пользуйтесь шрифтом Times New Roman, размер 12.

5. Между третьей и четвертой строками вставьте три дополнительных строки и внесите в них данные.

6. Перед шестым столбцом вставьте один столбец, назовите его Философия и заполните оценками.

7. Повторно выровняйте столбцы 3-6 таблицы по ширине.

8. В последний столбец вставьте формулы, с помощью которых нужно рассчитать средний балл каждого студента.

9. Отсортируйте данные таблицы по содержимому второго столбца.

10. Добавьте в конец таблицы еще одну строку, объедините первые две ячейки последней строки и введите в них текст Сумма баллов, а в ячейки 3-6 – формулы, по которым рассчитывают сумму баллов всех студентов по каждому предмету.

11. Выберите высоту строки 1 см и выровняйте все строки таблицы по высоте, начиная со второй.

12. Ячейки последнего столбца таблицы, начиная со второй до предпоследней включительно, разделите на две ячейки и используйте вторую из них для заполнения данными, которые соответствуют среднему баллу студента на предыдущей сессии.

13. Разделите ячейки 3-6 столбцов первой строки на две части по горизонтали и используйте нижнюю часть для записи фамилии преподавателя.

14. Используйте команду Заголовки для перенесения первой строки на следующие строки, добавьте строки в таблицу и убедитесь, что первая строка перенесена.

15. Нарисуйте таблицу (второй способ) с необходимым количеством столбцов и строк.

Тип линии – на свое усмотрение, толщина 1 мм или 1.5 пунктов, цвет – синий и др.

Таблица 2

Наши товары	ВАЗ-2104	ВАЗ-2105	ВАЗ-2109
Сегодня	8200	8800	9800
Завтра	7800	8200	8990

16. В таблице 2 заголовки столбцов сделайте с тенью, а ячейки с данными сделайте желтыми.

Выделите первую строку > Формат > Границы и заливка > Перейдите на вкладку Заливка > Выберите тип узора (тень) 20 % > ОК. Выделите строки с данными > Формат > Границы и заливка > Вкладка Заливка > Выберите цвет желтый > ОК.

17. Перейдите на закладку Границы, измените тип линий и задайте их толщину.

18. Введите заголовок третьей таблицы (третий способ): Таблица 3. Мои друзья.

Перейдите на новую строку.

19. Введите текст для таблицы 3.

Текст нужно вводить, например, так (данные вводите свои):

Фамилия, Имя, Город, Адрес, Телефон, Возраст

Игнатенко, Богдан, Львов, Научная 66/22, 643455, 19

Володина, Татьяна, Луганск, Советская 67/2, 531247, 21

Снегирь, Игорь, Нью-Йорк, Бродвей 34567, 88667744, 18

Астахов, Василий, Москва, Лермонтова 25/41, 8579231, 20 и т.д.

20. Преобразуйте этот текст в таблицу.

Выделите введенный текст и выполните соответствующую команду из меню. В диалоговом окне нужно включить опцию разделитель другой и ввести разделитель-запятую в соответствующее поле. Если преобразование в таблицу осуществилось неправильно, выполните обратное превращение (отмените последнее действие), выясните причину ошибки (может быть неправильно определен разделитель), выделите текст и повторите попытку.

21. Третью таблицу отформатируйте на свое усмотрение.

22. Упорядочите данные в таблице 3 так, чтобы фамилии были расположены в алфавитном порядке.

Выделите данные в таблице (все, кроме первой строки) и выполните команду Таблица > Сортировка… В диалоговом окне выберите номер столбца Фамилия и режим По возрастанию.

23. Упорядочите данные в таблице 3 по возрасту особ. Сохраните документ под названием tabl_name.doc.

24. Сдайте работу на проверку преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Как создать таблицу с заданным количеством столбцов и строк?

2. Как добавить в таблицу строки или столбцы7

3. Как удалить из таблицы строки или столбцы?

4. Какие способы используют для изменения ширины столбцов или высоты строк? Как задать точную ширину (или высоту) столбца (или строки)?

5. Как выровнять ширину столбцов (высоту строк)?

6. Как удалить ячейку из таблицы? Как изменится таблица после удаления ячейки?

7. Какие действия необходимо сделать с помощью панели инструментов Нарисовать таблицу, чтобы изменить структуру таблицу?

8. Как отсортировать данные в таблице? Как отсортировать данные по нескольким столбцам таблицы?

9. Назначение команды Заголовки.

10. Назначение команды Скрыть сетку.

11. Как преобразовать текст в таблицу? Как задать структуру такой таблицы?

12. Как адресовать ячейки таблицы в формулах? Как адресовать диапазоны ячеек таблицы?

13. С помощью, какой команды можно ввести формулу в ячейку таблицы? Перечислите функции, какие используются в табличных формулах.

14. Что такое разделитель в тексте?

15. Как изменить ширину и цвет рамок в таблице?