-
Хранение нескольких версий документа
Команда Версии позволяет сохранить несколько версий документа в одном файле. Предположим, вы только что закончили первую главу нового романа и сохранили ее в документе с именем Глава1. Позднее вы решили переделать главу, но перед этим сохранить текущую версию, чтобы позднее при необходимости можно было вернуться к ней. В предыдущих версиях Word пришлось бы сохранять ее в отдельном файле (скопировав существующий файл или воспользовавшись командой Сохранить как (Save As)). Однако Word 97 позволяет сохранить текущую версию документа прямо в файле Глава1. Для этого следует выполнить команду Файл|Версии и в окне диалога Версии (Versions) нажать кнопку Сохранить (Save Now); Word предлагает ввести содержательное описание версии документа. Теперь можно переходить к редактированию главы. После завершения работы следует сохранить новый вариант. Исходная версия документа сохраняется в файле Глава1 вместе с исправленным вариантом. Тем не менее, чтобы увидеть исходную версию, необходимо снова выполнить команду Файл|Версии и открыть ее в отдельном окне, как показано на рисунке:
Тем же способом в файле можно сохранить и другие версии документа.
-
Прочие приемы работы в группах
В следующих разделах рассмотрены разнообразные средства Word, которые оказываются особенно полезными при работе в составе группы.
|
1 |
Защита документлв |
|
|
|
|
|
|
-
Защита документов
Нередко возникает потребность в передачи документа (или его копии) другим членам рабочей группы, чтобы они могли просмотреть его, отредактировать, внести дополнения. Перед этим можно защитить документ, чтобы ограничить уровень вносимых рецензентами изменений и, таким образом, обеспечить его целостность. Защита документов устанавливается следующим образом.
Убедитесь, что защищаемый документ находится в активном окне.
Выполните команду Сервис|Установить защиту (Protect Document), чтобы открыть окно диалога Защита документа (Protect Document):
Выберите в группе Запретить любые изменения, кроме (Protect Document For) один из трех вариантов защиты:
кнопка Вставки примечаний (Annotations) защищает документ так, чтобы рецензенты могли только комментировать его, не внося никаких изменений в текст;
кнопка Записи исправлений (Revisions) включает постоянную запись исправлений в документе. При этом рецензенты уже не могут отключить ее, а также принять свои исправления или отказаться от них (после снятия защиты вы сможете просмотреть, принять или отказаться от этих изменений). Обратите внимание на то, что возможность вставить примечание остается;
кнопка Ввода данных в поля форм (Forms) запрещает любые изменения в одном или нескольких разделах документа. Нажмите кнопку Разделы (Sections), чтобы выбрать конкретные разделы, для которых устанавливается защита. В этом случае изменения могут вноситься только в поля форм, а также в незащищенные разделы. Поля форм в этой книге не рассматриваются; более подробная информация приведена в разделе Поля формы (Form Fields) на вкладке Предметный указатель (Index) справочной системы Word.
Чтобы рецензенты не смогли снять защиту, введите пароль в поле Пароль (Password) (во время его ввода Word отображает на экране только символы *). После нажатия кнопки ОК Word попросит вас повторить ввод пароля для подтверждения его правильности.
Обратите внимание - установленная защита относится к вам в той же мере, как и к другим пользователям.
Если вы направили членам рабочей группы копию документа, то после ее возвращения вы, вероятно, захотите снять защиту. Для этого следует воспользоваться командой Сервис|Снять защиту (Tools|Unprotect Document), которая появляется на месте команды Установить защиту. Если при установке защиты был задан пароль, Word попросит ввести его.
Инструкции по объединению примечаний и исправлений содержатся в разделе "Объединение примечаний и исправлений".
Если каждый пользователь рабочей группы получил собственную копию текста, то после возвращения рецензий вы можете объединить содержащиеся в них примечания и исправления с исходным документом.