Лабораторная работа 5 автома тизация работы в excel с помощью макросов

Цель работы: научиться создавать макросы для автоматизации повторяющихся операций и кнопки для быстрого запуска макросов.

Краткие теоретические сведения

Основной заслугой любого серьезного приложения является способность автоматизировать выполнение повторяющихся задач. Поставщики программного обеспечения постоянно усовершенствуют языки макрокоманд и добавляют к ним многие характеристики, присущие обычно только языкам программирования высокого уровня, таким, как BASIC, FORTRAN и С. Макрокоманды превратились в сложные программы, которые создают и отображают на экране пользовательские меню, воспроизводят приглашения для ввода пользователем информации и проводят сложный анализ данных. Программа Excel предоставляет возможности развитого языка макрокоманд, не требуя от пользователя изучения сложного языка программирования.

Макрос представляет собой последовательность макрокоманд, написанных на языке Visual Basic, применение которого разрешено в среде Microsoft Excel, или, иначе говоря, список инструкций, которые должна выполнить программа Excel. Для того чтобы создать макрос, необходимо только знать, какие команды Microsoft Excel вы хотите выполнять с помощью макроса. Используя инструмент записи макрокоманд, можно записать в макрокоманды нажатия клавиш и щелчки кнопкой мыши. Достаточно последовательно записать команды, и они переводятся на макроязык, используемый Microsoft Excel. Затем, при необходимости повторения той же последовательности действий, можно просто запустить макрокоманду для автоматического выполнения этих действий.

В процессе записи макроса включенные в него команды протоколируются, автоматически переводятся на язык Visual Basic и хранятся в отдельном листе модуля.

Практическая часть

Постановка задачи

Создать макросы для автоматизации повторяющихся операций и кнопки для быстрого запуска макросов.

Порядок выполнения работы

Создание макроса

Предварительно, до начала записи макроса, необходимо определить, какие команды будут осуществляться с помощью макроса, и очередность их выполнения. После того как будет выбрана команда в меню Вид-Макрос-Запись макроса, все, что будет введено с клавиатуры, и все команды будут записаны в модуль. Необходимо также продумать имя и описание макроса, соответствующие его назначению. Для избегания ошибок при записи макроса рекомендуется проверять результат его действия при пошаговом выполнении каждой из его процедур, а после завершения записи макроса сразу протестировать этот макрос.

Создадим макрос, который будет вносить в новый рабочий лист для построения таблицы подстановки область заголовков: размер вклада, срок вклада, процентная ставка, коэффициент наращивания, сумма выплат, процент, коэффициент. Присвоим имя макросу «Таблица_подст». Присваивая имя макросу, необходимо соблюдать следующие указания: имя макроса должно начинаться с буквы,

оно может содержать буквы, цифры или символы подчеркивания, имя макроса не может содержать пробелы или знаки пунктуации, оно может иметь длину до 255 знаков.

1. Щелкнем на ярлычке листа Лист1 и выделим ячейку В4. Чтобы использовать макрос в любом месте рабочего листа, перед началом записи макроса необходимо выделить начальную ячейку.

Если выделить ячейку после начала записи макроса, то процедура выделения будет воспринята как часть макроса.

2. В меню Вид выберем команду Макрос-Запись макроса. Откроется диалоговое окно Запись макроса. Начать запись макроса можно также с помощью кнопки Начать запись макроса, расположенной на панели инструментов Visual Basic.

3. В поле Имя макроса наберем Таблица_подст.

4. В поле Описание наберем Добавляет заголовки (рис. 36).

Рис. 36. Окно «Запись макроса»

4. Назначим макросу специальную комбинацию клавиш для удобного доступа к нему. Макрос можно связать с любой комбинацией клавиш (например, Ctrl+ключ или Ctrl+Shift+ключ), не задействованных для других команд, в том числе и для стандартных в приложениях Windows.

4. Щелкнем по кнопке ОК. Запись макроса начата. Щелкнем по кнопке Относительная ссылка (Вид-Макросы-Отнлсительная ссылка).

5. В ячейке В4 начнем набирать следующее (исправляя сразу опечатки): Размер вклада Enter Enter, Срок вклада Enter Enter, Процентная ставка Enter Enter, Коэффициент наращивания Enter Enter Enter, Сумма выплат Enter; установим необходимую ширину столбца В; щелкнем на ячейке Е4 и наберем Процент Tab, Коэф. Tab, Сумма выплат Tab, установим необходимую ширину столбца Н.

6. Щелкнем на кнопке Остановить запись в меню Вид-Макрос-Остановить запись. Запись макроса будет остановлена.

7. Перейдем на другой лист, выделим ячейку А2 и проверим правильность выполнения созданного макроса. Для запуска макроса в меню выберем команду Вид-Макрос и в списке поля имен макросов выделим его имя и щелкнем по кнопке Выполнить или используем заданную этому макросу комбинацию клавиш. При запуске макроса, будут выполнены записанные в нем действия. В некоторых случаях перед началом запуска макроса необходимо выделить не одну ячейку, а несколько ячеек, которые подлежат обработке с помощью макроса.

Создание кнопки для запуска макроса

При работе с определенной таблицей данных может возникнуть необходимость частого запуска какого-то макроса. Для его удобного запуска можно создать специальную кнопку. Тогда макрос можно запускать, щелкнув по этой кнопке. Макрос можно назначать любым графическим объектам.

1. Для создания кнопки выполним команду Кнопка (Меню-Параметры Excel-Настройка-Все команды-Кнопка-Добавить), щелкнем по элементу Кнопка и нарисуем кнопку на рабочем листе. На экране откроется диалог Назначить макрос объекту.

2. Выделим имя макроса Таблица_подст и щелкнем по кнопке ОК, диалоговое окно Назначить макрос объекту закроется.

5. Убедимся, что кнопка макроса все еще выделена, и выделим текст на кнопке. Наберем текст Таблица подстановки и щелкнем в стороне от кнопки. Кнопке присвоено имя «Таблица подстановки». Если имя, присваиваемое кнопке, слишком длинное, то часть имени будет не

видна.

4. Создавая кнопку, не обязательно сразу же точно определять ее местоположение и размеры, т.к. эти параметры можно будет изменить позднее. Чтобы отредактировать кнопку, ее необходимо выделить. Для этого нажмем клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнем на кнопке.

5. Для быстрого доступа к макросу при работе с другими листами рабочей книги кнопку макроса можно скопировать. Для этого следует, удерживая клавишу Ctrl, перетащить мышью кнопку в новый лист. При копировании кнопка сохраняет свою связь с макросом.

6. Для удаления кнопки макроса необходимо щелкнуть по ней при нажатой клавиши Ctrl и нажать клавишу Del.