4

Лабораторная работа № 2_1 Понятие об электронных таблицах Теоретические сведения

Назначение электронных таблиц

Электронные таблицы (или табличные процессоры) — это прикладные программы, предназначенные для проведения расчетов в табличной форме и построения диаграмм. Широкое применение нашли электронные таблицы в экономических и бухгалтерских расчетах. Возможности электронных таблиц позволяют использовать их для следующих задач:

• автоматической обработки зависящих друг от друга данных (формирование таблицы, ввод данных в ячейки, редактирование значений данных, вычисление по формулам, статистическая обработка данных, упорядочение по признаку (сортировка) и др.)

• автоматизации итоговых вычислений;

• создания сводных таблиц;

• ведения простых баз данных;

• обработки записей баз данных;

• совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств для работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel 2000 (вид экрана представлен на рис.1)

Основные понятия электронных таблиц

Документ Microsoft Excel называется рабочей книгой (см. Рис.1). Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Microsoft Excel 2000. отображается только текущий лист активной рабочей книги. Каждый рабочий лист имеет название. Название листа отображается на ярлычке листа в его нижней части. С помощью ярлычков можно перемещаться по листам книги.

Рабочий лист состоит из столбцов и строк таблица MS Excel 2000 имеет 256 столбцов, пронумерованных от A до IV и 65536 строк. Ясно, что таблица такого размера не может вся поместиться на экране. Поэтому экран — это только окно, через которое можно увидеть часть таблицы. Для просмотра остальной части таблицы следует пользоваться линиями прокрутки. На пересечении строки и столбца образуется ячейка. Ячейка - это минимальный элемент хранения данных в таблице. Ячейка электронной таблицы может содержать текст, числа, формулы или функции.

Каждая ячейка электронной таблицы имеет свой адрес, который образуется от имени столбца и номера строки, где она расположена (А1, В2 и т.д). Текущая (активная) ячейка выделена утолщенными границами. Информация заносится в ту ячейку, которая активна.

Иногда при работе необходимо выделить блок ячеек (несколько ячеек вместе). Адрес блока задается адресами угловых ячеек, записанных через двоеточие. Например, блок A1:C2 объединяет в себе 6 ячеек, блок A1:D1 — 4 ячейки.

Вычисления в электронных таблицах.

Вычисления производятся с помощью формул.

Формулы, по которым вычисляются значения зависимых полей, включают в себя числовые константы, ссылки на ячейки таблицы, функции. Если ячейка содержит формулу, то на рабочем листе отображается только результат вычисления, а саму формулу можно увидеть в адресной строке (см. Рис. 2 ) При задании формул следует помнить, что:

1. в адресах ячеек используются латинские буквы;

2. Ячейки, на которые ссылается формула, не должны содержать текст (т.е. обозначения руб., шт. и т.д. нельзя вводить в ячейки, по которым производятся вычисления).

3. формула начинается со знака "=";

4. для задания формул используются арифметические знаки:

+ (сложение) - (вычитание)

^ (степень) * (умножение)

/ (деление) ( ) – скобки для определения порядка действий

Например:

=A1+B1 к содержимому ячейки A1 прибавить содержимое ячейки B1:

=A1*3 содержимое ячейки А1 умножить на три;

=(A1+B1)^2 к содержимому ячейки A1 прибавить содержимое ячейки B1 и полученную сумму возвести в квадрат.

Формулы следует использовать всегда, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек. Это позволит при дальнейшем редактировании таблицы не нарушить ее целостность, не допустить потери данных и неправильных вычислений.