7. Теперь заполним все таблицы необходимыми данными. В каждой таблице должно быть не менее десяти записей !!!

Рис.26. Таблица "Телефон". Данные.

Рис.27. Таблица "Город". Данные.

Рис.28. Таблица "Звонки". Данные.

8. Сортировка данных

Для удобства просмотра записей их можно сортировать в таблице в определённой последовательности, например, в порядке убывания или возрастания какого-либо характеризующего поле (столбец) параметра. Функция сортировки относится к процессу фильтрации данных.

Записи таблицы всегда располагаются в файле БД в том порядке, в котором они были включены в таблицу. Сортировку можно произвести по нескольким полям одновременно.

Сначала выбирают поля, используемые для сортировки, помещая курсор в любую его запись. После этого щёлкают по кнопке сортировки и данные отображаются в отсортированном порядке. По умолчанию в Access сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) - по второму и т.д. Если нужно восстановить порядок отображения записей, используют команду "Записи", "Удалить фильтр".

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырёх типов: 1) по выделенному фрагменту, 2) обычный, 3) расширенный и 4) по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту - это способ быстрого отбора записей по выделенному образцу. Например, нужно просмотреть в таблице записи только о конкретном абоненте. Для этого выделяют фамилию абонента в таблице "Телефон" (становятся в любую ячейку таблицы с его фамилией), нажимают правую клавишу мыши и щёлкают по кнопке "Фильтр по выделенному". Access выбирает записи, для которых значение в соответствующем столбце (например, "Фамилия") равно тексту, соответствующему выбранной фамилии. При этом в строке состояния окна таблицы присутствует слово "ФЛТП", а кнопка с изображением воронки на панели инструментов - кнопка фильтрования, затенена. Это означает, что используется фильтр. При нажатии на неё происходит отключение всех фильтров.

Установки фильтра не пропадают, просто он будет отключен. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использовании кнопки "Фильтр по выделенному". Ели поместить курсор в столбец, в котором был установлен режим фильтрации и щёлкнуть по кнопке "Фильтр по выделенному", то произойдет фильтрация данных.

Если требуется просмотреть значения, которые не удовлетворяют какому-то критерию, например, просмотреть всех абонентов, кроме одного, то находясь внутри любой ячейки с его фамилией нужно щёлкнуть правой клавишей мыши и в выпадающем меню выбрать команду "Исключить выделенное". При этом произойдет инверсный выбор.

Более сложные условия фильтрации можно задать, если перейти в меню "Записи" и в команде "Фильтр" выбрать пункт "Расширенный фильтр...".

Средства сортировки, фильтрации, поиска и замены данных реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы данных.