3. Промежуточные итоги

Средний оклад всех сотрудников подсчитать несложно. А как быть, если необходимо подсчитать средний оклад сотрудников, занимающих определенную должность, для всех должностей? Можно, в принципе, ввести нужные формулы самостоятельно, но средство приложения Microsoft Excel Промежуточные итоги позволяет сделать то же самое гораздо проще.

30. Скопируйте лист Исходные данные в конец книги. Переименуйте его в Средний оклад.

31. Отсортируйте таблицу с информацией о сотрудниках по полю должность. Это очень важный этап – без него невозможно получить правильный результат!

32. Нажмите кнопку Промежуточные итоги, которая находится в группе Структура на вкладке Данные. В появившемся диалоговом окне (см. рис. 4) в поле При каждом изменении в: выберите Должность, в поле Операция: – Среднее, в поле Добавить итоги по: должен быть установлен флажок в строке Оклад. Если флажок не установлен, установите его. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 4. Диалоговое окно «Промежуточные итоги»

33. В результате выполненных действий в таблицу должны быть добавлены строки со средним окладом сотрудников, занимающих определенную должность, и с общим средним окладом (см. рис. 5). Обратите внимание на панель, появившуюся слева. С помощью кнопок со знаком «+» и «–» можно показывать и скрывать часть информации. Вы можете скрыть информацию о сотрудниках и оставить только строки со средним окладом.

34. Скопируйте лист Исходные данные в конец книги. Переименуйте его в Количество сотрудников. С помощью средства Промежуточные итого определите количество сотрудников по каждому уровню образования.

35. Скопируйте лист Исходные данные в конец книги. Переименуйте его в Максимальный стаж. С помощью средства Промежуточные итоги определите максимальный стаж мужчин и максимальный стаж женщин.

4. Сводные таблицы

Сводные таблицы позволяют получать итоги (сумму, количество, среднее и т.п.), группируя записи не по одному параметру, а по нескольким. Кроме того, к сводной таблице можно применять фильтры.

36. Скопируйте лист Исходные данные в конец книги. Переименуйте его в Сводная таблица.

37. Установите курсор в одну из ячеек таблицы с данными и нажмите кнопку Сводная таблица, которая находится в группе Таблицы на вкладке Вставка. В появившемся диалоговом окне Создание сводной таблицы (см. рис. 6) в поле Таблица или диапа­зон: должна автоматически появиться ссылка на таблицу с данными. Если этого не произошло, вставьте эту ссылку. Для того чтобы поместить сводную таблицу на этот же лист, установите переключатель в положение На существующий лист и в поле Диапазон укажите ячейку, находящуюся на несколько строк ниже таблицы с дан­ными. Эта ячейка задает левый верхний угол сводной таблицы. Нажмите кнопку ОК.

Рис. 5. Результаты вставки промежуточных итогов

Рис. 6. Диалоговое окно «Создание сводной таблицы»

38. На листе появится заготовка для сводной таблице, а справа от окна с данными – окно Список полей сводной таблицы. В верхней части этого списка перечислены все поля таблицы с данными, а в нижней части находятся области для задания параметров сводной таблицы. Из верхней части в область Фильтр отчета перетащите название поля Должность – для сводной таблицы можно будет отбирать данные о сотрудниках определённой должности. В область Названия столбцов перетащите название поля Образование, в область Названия строк – название поля Пол, в область Значения – название поля Оклад. При каждом перетаскивании сводная таблица будет автоматически модифицироваться.

39. В принципе сводная таблица готова, но по умолчанию считается сумма по полю, название которого задано в области Значения. Для того чтобы считался средний оклад, выполните следующие действия: нажмите на стрелочку, которая находится справа от слов Сумма по полю Оклад в области Значения, из появившегося меню выберите пункт Параметры полей значений… и в появившемся диалоговом окне в поле Операция выберите Среднее. Нажмите на кнопку Числовой формат и выберите денежный формат в долларах с двумя знаками после запятой. Нажмите кнопку ОК.

40. Сводная таблица должна приобрести вид, аналогичный показанному на рис. 7. Вы можете изменить формат и параметры сводной таблицы с помощью вкладок Работа со сводными таблицами, которые появляются, если установить курсор в любую ячейку сводной таблицы.

Рис. 7. Полученная сводная таблица

41. Попробуйте добавить фильтр по полю Должность и посмотрите, как изменится вид сводной таблицы. Снимите фильтр.

42. Установите курсор в любую ячейку сводной таблицы и в появившемся справа окне в область Названия строк перетащите название поля Стаж. Теперь в этой области находятся названия двух полей и, соответственно, в сводной таблице в строках группировка осуществляется по двум критериям. Обратите внимание на кнопки, появившиеся в строках сводной таблицы со значениями поля Пол, – они позволяют скрывать и отображать строки со значениями поля Стаж.

43. Покажите результаты работы преподавателю.

44. Закройте приложение Microsoft Excel.

45. Удалите свою рабочую папку.