3. Учет денежных средств в кассе

Порядок ведения кассовых операций возлагается на кассира и регламентируется инструкцией банка России от 04.10.93г. №18 «О Порядке ведения кассовых операций в РФ». При поступлении на работу кассир должен заполнить обязательство о материальной ответственности или договор и ознакомиться под расписку с правилами ведения кассовых операций.

В кассе предприятия можно хранить денежные средства в пределах лимита, установленного банком по согласованию с руководителем предприятия, для оплаты мелких хозяйственных расходов, обеспечения начала нормальной работы предприятия на следующий день.

Повышение лимита в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий.

В районе Крайнего Севера превышение лимита в период выдачи заработной платы допускается в течение пяти дней.

Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк.

Основным источником поступления денежных средств в кассу предприятия является выручка от реализации готовой продукции, работ и услуг.

Кроме выручки в кассу поступают деньги с расчетного счета, неиспользованные подотчетные суммы от подотчетных лиц, а также от материального ответственных лиц в возмещение материального ущерба.

Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, а также при сдаче выручки в банк и получении средств из банка предприятие обязано создать все необходимые условия.

Кассиру запрещается передоверять выполнение своей работы другим лицам. В случае временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер иди другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.

Помещение кассы должно быть изолировано, сейф по окончании работы закрывается кассиром на ключ и опечатывается сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром конвертах – у руководителя предприятия. В сейфе не разрешается хранить денежные средства и другие ценности, не принадлежащие предприятию.

При расчетах с населением наличные деньги принимаются с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При этом кассиры обязаны выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий принятие от него наличных средств.

Поступление и выдача денег из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1) и расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2), выписываемыми бухгалтерией.

В приходных ордерах указывается, от кого, за что или на что получены деньги, а в расходных ордерах – кому, за что или на что выдаются. В ордерах отмечается, на основании каких распорядительных документов они составлены, а также цифрами записывается НДС. Если товар не облагается налогом, пишется «без налога (НДС)». Получив из бухгалтерии кассовые ордера, кассир проверяет правильность их оформления, наличие и подлинность подписей, а также приложения, перечисленные в ордерах. После этого кассир принимает или выдает денежные средства. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция.

Все приходные и расходные ордера должны учитываться в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма № КО-3), Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером, а после приема денег – и кассиром. Расходные кассовые ордера подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером, а после выдачи денег – и кассиром.

Деньги могут быть выданы из кассы и по другим документам: платежным ведомостям, счетам. На этих документах ставится специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.

Кассовые операции регистрируются кассиром в кассовой книге (форма № КО-4), заранее пронумерованной, прошнурованной, скрепленной сургучной печатью и подписями руководителями и главного бухгалтера. Кассовая книга заполняется в двух экземплярах.

Кассир подсчитывает в кассовой книге обороты за день и выводит остаток на следующее число. Отрывные листы книги вместе со всеми кассовыми ордерами и прилагаемыми к ним документами кассир сдает ежедневно в конце рабочего дня в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность ведения кассовой книги, просчитывает итоги оборотов и остатки, ставит подпись.

Допущенные в кассовой книге ошибки исправляются корректурным способом и заверяются подписями кассира и бухгалтера. Затем проверяется содержание и правильность оформления всех приложенных кассовых документов, наличие штампов: в приходных ордерах – «получено», в расходных – «оплачено» с обязательным указанием даты погашения. Полноту и правильность оприходования выручки проверяют по показаниям счетчиков ККМ и сравнивают с записями о реализации товаров и готовой продукции в отчетах материально ответственных лиц.

После проверки кассового отчета указываются корреспондирующие счета на кассовом отчете, группируются одинаковые счета и производятся записи в журнал-ордер по счету 50.

Указом Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 установлено, что при несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также порядка ведения кассовых операций предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности:

• За осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм – штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа;

• За неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности – штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;

• За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов – штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

На руководителей предприятий, учреждений и организаций за указанные нарушения налагаются штрафы в, достигающие 50 минимальных размеров оплаты труда.

Рассмотрение дел о наложении штрафов производится налоговыми органами. Суммы штрафов зачисляются в федеральный бюджет.

Учет в операционных кассах ведется с помощью ККМ. Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 утверждены следующие унифицированные формы по учету операций с применением ККМ:

• Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1);

• Акт о снятии показаний счетчиков (форма № КМ-2);

• Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);

• Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);

• Журнал показаний суммирующих счетчиков (форма № КМ-5);

• Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) и др.

Журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчика. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера торговой организации и скреплен печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке. Внесение в журнал исправлений должно оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Справка-отчет кассира-операциониста применяется для составления отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляется ежедневно в одном экземпляре. Кассир-операционист подписывает его и вместе с выручкой сдает старшему кассиру или руководителю организации. В небольшой организации при наличии одной - двух касс Кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.

Выручка за рабочий день определяется по показаниям счетчика на начало и конец рабочего дня за вычетом сумм, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам.

Синтетический учет денежных средств в кассе ведется на счете 50. Это активный счет, счет хозяйственных средств, основной, денежный. На дебете данного счета отражается поступление денег и денежных документов, например, погашена наличными дебиторская задолженность на сумму 1000 рублей отражается по дебету 50 и кредиту 76 счета, получены наличные деньги с расчетного, валютного и иных счетов в банке: дебет 50 кредит 51,52,55 и т.д., а на кредите – выплата денежных средств и выдача денежных документов: оплачены предприятием приобретенные товары – дебет 41 и кредит 50, выдана заработная плата – дебет 70 и кредит50, выданы единовременные пособия – дебет 69 и кредит 50 и т.д. Дебетовой сальдо показывает остаток денежных средств и денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50/1 – «Касса организации»;

50/2 – «Операционная касса»;

50/3 – «Денежные документы» и др.

На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50/2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Инвентаризация денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в кассе проводится комиссией в составе трех человек согласно приказу руководителя организации в сроки, установленные им, а также при смене кассиров.