Значение коммуникаций

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1. Руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации, на это уходит 75-95% времени. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;

3. Мастерство коммуникаций необходимо также для того, чтобы выразить действенность авторитета и воли руководителя;

4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области организаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Принято различать четыре основные функции коммуникационности в группе или в организации в целом: контроль, мотивация, эмоциональное выражение и информация.

Коммуникативность контролирует поведение членов различными способами. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работники, например, просят впервые обратиться к своему непосредственному начальнику или привести свои действия в соответствии со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции. В то же время она способствует мотивации доведением до работников, что должно быть сделано, как улучшить работу и т.д.

Существует ряд подходов к группировке средств коммуникации. Следует различать коммуникации: а) несловесные персональные; б) словесные устные; в) письменные персональные; г) письменные групповые внутри организации и за ее пределами.

Направление коммуникаций

Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, движущийся от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, является нисходящим. Наиболее характерным примером является общение начальника со своим подчиненным.

Восходящее направление. Восходящая информация в организациях движется от более низкого к более высокому уровню. Используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью проинформировать о результатах работы и текущих проблемах. Руководители также полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить сложившееся положение дел.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит среди членов одной и той же группы, среди членов рабочей группы одного уровня, среди руководителей на том же уровне или другого персонала одного уровня. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других – происходит спонтанно.

Элементы коммуникации

1. Источник. В организациях источником коммуникации являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

2. Кодирование – перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

3. Передача сигнала. Цель источника выражена в форме сигнала. Это то, с чем источник собирается эффективно связываться с приемником, а форма, которую сигнал принимает, зависит в значительной мере от используемого канала.

4. Канал. Каналы относятся к передаточному механизму от источника к приемнику. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефон, неформальная связь, групповые собрания и др.

5. Расшифровка – прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый приемник расшифровывает сигнал в свете своего предыдущего опыта и формы рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной посланником, тем более эффективна коммуникация.

6. Обратная связь. Источник надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе.

7. Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечение; 2) неправильная интерпретация со стороны приемников или тех кто посылал сигнал; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (синоптические проблемы).

Выделяют следующие виды коммуникаций.

1. Внутриличностная коммуникация – это коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума.

2. Межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком. Например, интервью.

3. Коммуникация в малой группе. Коммуникация в малой группе возникает, когда небольшое количество людей собирается с какой-то целью.

4. Общественная коммуникация. Здесь выступающий передает послание аудитории. Каналы те же, что и при межличностным общении (взгляд и звук), однако возможны более громкие голос, более экспансивные жесты, а также средства визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т.д.). Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

5. Внутренне оперативная коммуникация. Состоит из структурированной коммуникации в пределах организации, непосредственно направленной (коммуникации в пределах) на достижение целей организации.

6. Внешне оперативная коммуникация. Связанна с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между правительственными, государственными, региональными органами и общественностью.

7. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией и чувствами, происходящий между людьми всякий раз, когда они встречаются. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

Существуют различные виды сетей коммуникаций. Некоторые виды зависят от конкретного фактора – такого, как качество и количество информации.

Типы коммуникационных сетей

A

E B A B C D E

ЦЕПЬ

D C B E

КРУГ

A D

C

C

A

D

"Y" КОЛЕСО

Таблица 1

Эффективность различных типов сетей

Критерии оценки	Коммуникационные сети
	цепь	круг	"Y"	колесо
скорость	среднее	низкая	среднее	высокое
точность	высокая	низкая	высокое	высокое
удовлетворение	среднее	высокая	среднее	низкое

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА КОММУНИКАЦИИ

1. Должностное положение. Самый простой способ изучения коммуникаций состоит в рассмотрении приказов, инструкций и действий, идущих от высших руководителей до низов и относящихся к информации и отчетам, направляемым от низших руководителей к высшим.

2. Стиль управления. Существует либеральный стиль и консервативный стиль.

Таблица 2

Различия стиля управления

Оценки	Либеральный стиль	Консервативный стиль
Общее описание компании	Неформальная, многоканальная система коммуникации	Хорошо определена цепь команд
Объем и направление компании	Поощряется много связи по всем направлениям	Поощряется мало связи
Качество коммуникации	Адекватное, очень точное	Требует дополнительной связи, иногда неточно

3. Разделение труда. Разделение труда на микро- или макроуровне облегчает коммуникации между работниками в организации. Это происходит по ряду причин: работники лучше и конкретнее свою работу, и это понимание является взаимным; цели подразделения являются общими; физическое расстояние между лицами при разделении труда обычно меньше. Все эти факторы связаны с улучшением коммуникаций.

3. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение. Под управленческой информацией понимают сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования.

Информация в процессе управления является и объектом, и продуктом труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучить состояние объекта, формы и методы деятельности. Без сведений о состоянии и развитии объекта не может быть выработано управленческое решение, в свою очередь, само это решение является определенной информацией для работников сферы производства.

Информация имеет две стороны: количественную и смысловую (семантическую). Единица измерения объема информации - бит (количество информации, содержащееся в сообщении об определенном исходе вероятного события с двумя равновероятными исходами).

Виды информации, используемые в управлении, классифицируются по следующим признакам:

-содержанию - политическая, директивная, правовая, научно- техническая, планово-экономическая, административная, производственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;

• направлению движения - входящая, исходящая;

• характеру фиксации - фиксированная, нефиксированная;

• способу фиксации - документированная, звуковая, аудиовизуальная;

• отношению к субъекту управления - внешняя, внутренняя;

• степени обработки - первичная, производная, итоговая;

• степени постоянства - постоянная, переменная;

• форме представления - буквенная, цифровая, кодированная;

• возможности обработки - поддающаяся и неподдающаяся обработке;

• насыщенности - достаточная, недостаточная, избыточная;

• правдивости - достоверная, недостоверная.

Для управленческой и бизнесной деятельности менеджеров наибольшее значение имеет содержание информации.

Политическая информация отражает политику государства в области агробизнеса, его социально-экономического развития, различных форм хозяйствования.

Директивную информацию вырабатывают вышестоящие органы. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности менеджеров, является ос­новой управления.

Правовая информация определяет правовой статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйст­вования и административного права, добиваются соблюдения законности.

Научно-техническая информация представляет данные о достижениях науки и техники. Для ознакомления работников с новейшими разработками и рекомендациями научно исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных организациях созданы бюро научно-технической информации.

Экономическая информация используется для обоснования управленческих решений и управления экономическим развитием организации. Включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности, и т. д.

Плановая информация представлена заданиями, технологическими картами, планами по периодам работ, планами-нарядами и т. д.

Административная информация предназначена для оформления деловых взаимоотношений между организациями, гражданами и устранения сбоев,

неполадок. Оформляется в виде приказов, распоряжений, указаний, поло­жений.

Производственная информация содержит оперативные сведения о тех­нике, технологии, выполнении планов производства и реализации продукции.

Бизнесная информация представляет сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступления продукции на рынок, сервисе и рекламе, возможностях коммерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д.

Нормативно-справочная информация включает нормы выработки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.

Учетно-бухгалтерская информация позволят проконтролировать ход производства и его результаты, расходование средств, получение прибыли.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оп­тимальность систематизации;

достаточность, удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

• доступность;

• своевременность поступления.

Достоверность поступающей информации определяется правдивостью, правильностью, однократностью регистрации, точностью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10% за счет того, что сведения стареют и искажаются.

Информация должна быть достаточной, то есть ее количество должно в полной мере отражать состояние дела. Следует учитывать, что дефицит

сведений приводит к принятию некачественных решений, а излишняя информация усложняет выработку решения и делает его более дорогостоящим. Необходимо точно установить, кто должен передавать и получать информацию, какую и когда.

Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, важное значение имеет также наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д.

Информация должна поступать к менеджерам своевременно. Если информация поступает с опозданием, это приводит к экономическому ущербу. Из-за неоперативно переданной информации простаивает техника. Страдает организация производства.

Для того, чтобы понять, как менеджеры используют информацию в организациях, необходимо охарактеризовать информационные потребности в двух измерениях: уровень, на котором используется информация в организации, и тип используемой информации.

Управленческая деятельность на различных уровнях в организациях иногда требует различных видов информации. В табл. 3 представлено 4 уровня, в которых менеджеры нуждаются и используют информацию.

На стратегическом уровне менеджмента менеджеры нуждаются в информации, которая помогает планировать и принимать решения о долгосрочном направлении деятельности фирмы. Они должны внимательно проанализировать внешнее окружение организации, чтобы найти и применить решения, которые помогут фирме эффективно действовать в этом отношении через определенное время. Требуемая на этом уровне информация - комплексная, не рутинная и ориентированная на перспективу.

Информация, необходимая для уровня менеджмента подразделений, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц организации.

Менеджеры на оперативном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

Четвертый уровень - это совершение сделок и регистрация. Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В основном такая регистрация проводилась в различного рода документах - в главных книгах, на специальных карточках, в формулярах и т.д. С появлением в организациях компьютеров, объемы накопления такой информации резко возросли.

Таблица 3