Тема 4. Служба персоналу й кадрове діловодство

4.1. (СТАРА) Середньооблікова чисельність працівників машинобудівного заводу складає 4300 осіб. В апарат управління заводу входить служба персоналу, що складається з окремих функціональних підсистем. Службу очолює директор з персоналу, у якого є помічник. Фактична чисельність окремих підсистем служби персоналу становить:

найму, відбору та обліку персоналу	8 осіб;
розвитку персоналу	3 особи;
планування і маркетингу персоналу	9 осіб;
заробітної праці та мотивації	7 осіб;
соціально-трудових відносин	3 особи;
соціальної інфраструктури	8 осіб;
юридичних послуг	1 особа;
умов праці	5 осіб.

Визначити відповідність чисельності служби персоналу світовим взірцям.

Розв’язання.

1. Визначимо загальну чисельність служби персоналу машинобудівного заводу:

Ч_с.п. = 2+8+3+9+7+3+8+1+5 = 46 (осіб)

2. Визначимо питому вагу працівників служби персоналу у загальній чисельності працівників заводу:

ПВ_с.п. = (46 / 43 000) * 100 % = 0,107 %

3. Визначимо кількість працівників заводу, які приходяться на одного співробітника служби персоналу („норму обслуговування”):

НО_с.п. = 4 300 / 46 = 93 (особи)

Довідково:

- у США на кожних 100 працівників в організації приходиться один працівник служби персоналу;

- в Німеччині на кожних 130-150 працівників – один працівник;

- у Франції на кожних 130 працівників – один працівник служби персоналу;

- в Японії на кожних 100 працівників – 2,7 працівника.

Таким чином, за чисельністю та якісним складом працівників служби персоналу завод відповідає світовим взірцям.

Тема 5. Професійний підбір персоналу

5.1. (НОВА) Визначити необхідну кількість працівників для здійснення операцій з видачі та обслуговування платіжних карток за зарплатними проектами у банку на основі наступних вихідних даних:

№	Організаційно-управлінські види робіт	Норма часу на виконання робіт/ операцій, хв.
1.	Укладення угоди за зарплатним проектом: проведення переговорів з клієнтом про умови обслуговування, навчання працівників бухгалтерії користуватись програмним забезпеченням для формування відомості щодо нарахування заробітної плати; навчання працівників організації користуватись картками	1800
2.	Оформлення документів установленого зразка на придбання картки, у тому числі введення у ПЗ „Трансмастер”, введення даних у ОДБ „ІСАОД”, видача картки з ПІН-конвертом клієнту та ін., на одну платіжну картку	20
3.	Операції з обслуговування індивідуальних карток (ведення карткових рахунків), у тому числі прийом заяви клієнта, блокування / розблокування карток, виготовлення дублікату, додаткової картки, встановлення ліміту по картці, роздрукування виписки по рахунку та ін., на одну платіжну картку в місяць	15

У наступному році планується укласти угоди за зарплатними проектами з трьома організаціями з чисельністю співробітників відповідно 1320 осіб, 950 осіб, 680 осіб. З першою організацією планується укласти договір – у березні, з другою – у квітні, з третьою – у червні.

Кількість карткових рахунків, які обслуговувались за зарплатними проектами на кінець поточного року дорівнювала 9676.

Річний фонд часу одного працівника складає 1920 год.

Коефіцієнт, що враховує витрати часу на додаткові роботи дорівнює 1,2; коефіцієнт, що враховує витрати часу на відпочинок співробітників, – 1,12; коефіцієнт перерахунку явочної чисельності в облікову – 1,1.

Розв’язання.

1. Переведення норм часу в години:

а) укладення угоди за зарплатним проектом	1800 / 60 = 30
б) оформлення документів установленого зразка на придбання картки	20 / 60 = 0,33
в) операції з обслуговування індивідуальних карток (ведення карткових рахунків)	15 / 60 = 0,25

2. Середньомісячна кількість карткових рахунків, які знаходитимуться в обслуговуванні у наступному році:

(9676 * 12 + 1320 * 9 + 950 * 8 + 680 * 6) / 12 = 11639,33

3. Час виконання усіх організаційно-управлінських видів робіт:

3*30 + (1320 + 950 +680) * 0,33 + 11639,33 * 0,25 * 12 = 90 + 973,5 + 34917,99 = 35981,49 год.

4. Необхідна кількість працівників для здійснення операцій з видачі та обслуговування платіжних карток за зарплатними проектами:

(35981,49 / 1920) * 1,2 * 1,12 * 1,1 = 27,7.

Необхідна кількість – 28 осіб

5.2. (НОВА) Визначити річну економію заробітної плати після заміни програмного забезпечення у відділі надання кредитів юридичним та фізичним особам у банку, якщо місячна норма¹:

• надання кредитів юридичним особам (або підготовки кредитних справ для розгляду та прийняття рішення дирекцією) збільшиться з 11 до 13 договорів на одного працівника;

• супроводження кредитів юридичних осіб (контроль за нарахуванням та сплатою відсотків, пролонгація, прострочення, погашення) збільшиться з 20 до 27 договорів на супроводженні на одного працівника;

• надання кредитів фізичним особам: АВТО у кредит; Житло в кредит; кредит на споживчі цілі (або підготовки кредитних справ для розгляду та прийняття рішення дирекцією) збільшиться з 36 до 42 договорів на одного працівника;

• супроводження кредитів фізичних осіб (контроль за нарахуванням та сплатою відсотків, пролонгація, прострочення, погашення) збільшиться з 212 до 240 договорів на супроводженні на одного працівника.

¹В нормах враховані затрати часу, пов’язані з організаційно-технічним обслуговуванням робочого місця, перерв на відпочинок і особисті потреби, а також невиходи працівників, що враховують їх відсутність з поважних причин (час чергової щорічної основної та додаткової відпустки, учбової відпустки, хвороби тощо)

Середньомісячна кількість кредитів, які надаються юридичним особам, дорівнює – 11; фізичним особам – 24; кількість кредитних договорів юридичних осіб, які перебувають у супроводженні, – 210; фізичних осіб – 1255.

Середньомісячна заробітна плата співробітників відділу складає 3500 грн.

Розв’язання.

1. Необхідна кількість працівників відділу з надання кредитів юридичним та фізичним особам до впровадження нового програмного забезпечення:

11 / 11 + 24 / 36 + 210 / 20 + 1255/ 212 = 1 + 0,67 + 10,5 + 5,92 = 18 осіб.

2. Необхідна кількість працівників відділу з надання кредитів юридичним та фізичним особам після впровадження нового програмного забезпечення:

11 / 13 + 24 / 42 + 210 / 27 + 1255/ 240 = 0,85 + 0,57 + 7,78 + 5,23 = 14 осіб.

3. Економія чисельності:

18 – 14 = 4 особи

3. Місячна економія заробітної плати:

3500 * 4 = 14 000 грн.

4. Річна економія заробітної плати:

14 000 * 12 = 168 000 грн.

5.3. (СТАРА) На основі вихідних даних розрахувати чисельність адміністративно-управлінського персоналу.

№	Організаційно-управлінські види робіт	Кількість дій по виконанню виду робіт	Час, необхідний для виконання дій (годин)
1.	Розрахунок грошової готівки	500	1
2.	Облік доходів та витрат підприємства	3000	0,5
3.	Розрахунок зведеного фінансового балансу	300	3

Річний фонд часу одного співробітника згідно з контрактом - 1920 годин;

• коефіцієнт, що враховує витрати часу на додаткові роботи, - 1,3;

• коефіцієнт, що враховує витрати часу на відпочинок співробітників, - 1,12;

• коефіцієнт перерахунку явочної чисельності в облікову - 1,1.

Розв’язання.

1. Розрахунок сумарного часу виконання робіт:(500 х 1) + (3000 х 0,5) + (300 х 3) = 2900 годин.

2. Розрахунок коефіцієнта необхідного розподілу часу: Кнрч = 1,3 х 1,12 х 1,1 = 1,6.

3. Визначення розрахункової чисельності персоналу:

особи;

чисельність, що приймається - 3 особи, з умовою додаткового завантаження даної групи співробітників виконанням суміжних завдань.

5.4. (НОВА) Під час формування компетенцій, якими має володіти керівник відділу продажу компанії, що займається виробництвом і збутом систем вентиляції та кондиціонування, було проведено експертне опитування. Експертам слід було встановити вагомість компетенцій за семибальною шкалою.

Визначити коефіцієнти вагомості компетенцій за оцінками, виставленими експертами.

Компетенції	Експерт
	1	2	3	4	5	6	7
	Оцінка
Професійні знання та навички	5	5	4	5	5	5	5
Організаторські здібності	7	6	5	6	5	7	7
Креативність	6	5	5	6	7	6	5
Ініціативність	6	6	7	5	5	6	6
Контактність і комунікабельність	5	7	6	6	7	6	6
Здатність створювати колектив і гармонійну атмосферу в ньому	7	7	6	6	7	5	6
Здатність навчати та розвивати підлеглих	6	5	5	5	6	5	5
Відповідальність	6	6	6	5	5	6	6
Стресостійкість	6	5	5	5	5	5	5
Прагнення до нововведень	7	7	6	7	6	6	6

Розв’язання.

Компетенції	Загальна сума балів	Коефіцієнт вагомості
Професійні знання та навички	34	0,084
Організаторські здібності	43	0,107
Креативність	40	0,099
Ініціативність	43	0,107
Контактність і комунікабельність	41	0,102
Здатність створювати колектив і гармонійну атмосферу в ньому	44	0,109
Здатність навчати та розвивати підлеглих	37	0,092
Відповідальність	40	0,099
Стресостійкість	36	0,089
Прагнення до нововведень	45	0,112
Усього	403	1

5.5. (СТАРА) Виробнича організація здійснює пошук кандидатів на вакантну посаду. На вакантну посаду претендує кілька кандидатів. Організація-роботодавець розробила вимоги до кандидатів на посаду, які є підставою для оцінювання кандидатів під час відбору. Організація також має результати оцінювання кандидатів, проведеного як самою організацією, так і спеціалізованими закладами. Дані про результати оцінювання кандидатів на вакантну посаду подано в таблиці.

За результатами оцінок визначити, кому з претендентів організація віддасть перевагу.

Якості	Коефіцієнт вагомості	Оцінки
		Кандидат А	Кандидат Б	Кандидат В	Кандидат Г
Фізичне здоров'я	0,09	5	4	5	4
Аналітичне мислення, кмітливість	0,10	4	5	4	4
Працездатність, уміння переносити навантаження	0,08	5	4	4	3
Професійні знання та навички	0,11	4	3	4	5
Здатність створювати колектив і гармонійну атмосферу в ньому	0,08	3	4	4	4
Дисциплінованість і організованість	0,09	4	5	4	3
Вміння ставити цілі та наполегливо йти до них	0,10	4	3	5	4
Вміння швидко та ефективно приймати рішення	0,13	3	4	4	4
Контактність і комунікабельність	0,05	2	4	3	5
Прагнення до нововведень	0,09	5	4	3	4
Вміння враховувати інтереси всіх сторін	0,08	3	4	4	4

Розв’язання.

1. Визначити зважені оцінки з кожного показника для кожного кандидата (бальна оцінка перемножена на коефіцієнт вагомості).

2. Визначити суму зважених оцінок для кожного кандидата.

3. Визначити кандидата, який набрав найбільшу суму балів і прийняти рішення про призначення його на посаду.

Якості	Кандидати
	А	Б	В	Г
Фізичне здоров'я	0,45	0,36	0,45	0,36
Аналітичне мислення, кмітливість	0,4	0,5	0,4	0,4
Працездатність, уміння переносити навантаження	0,4	0,32	0,32	0,24
Професійні знання та навички	0,44	0,33	0,44	0,55
Здатність створювати колектив і гармонійну атмосферу в ньому	0,24	0,32	0,32	0,32
Дисциплінованість і організованість	0,36	0,45	0,36	0,27
Вміння ставити цілі та наполегливо йти до них	0,4	0,3	0,5	0,4
Вміння швидко та ефективно приймати рішення	0,39	0,52	0,52	0,52
Контактність і комунікабельність	0,1	0,2	0,15	0,25
Прагнення до нововведень	0,45	0,36	0,27	0,36
Вміння враховувати інтереси всіх сторін	0,24	0,32	0,32	0,32
Усього	3,87	3,98	4,05	3,99

5.6. (СТАРА) Виробнича організація здійснює пошук кандидатів на вакантну посаду. На вакантну посаду претендує кілька кандидатів (А, Б, В, Г). Організація-роботодавець розробила вимоги до кандидатів на посаду, які є підставою для оцінювання кандидатів під час відбору. Організація також має результати оцінювання кандидатів, проведеного як самою організацією, так і спеціалізованими закладами. Дані про результати оцінювання кандидатів на вакантну посаду подано в таблиці.

Використовуючи результати досліджень кандидатів, визначити кому з претендентів організація віддасть перевагу.

Показники оцінювання	Коефіцієнт вагомості	Дані значно вищі за норму	Дані вищі за норму	Дані відповідають нормі	Дані нижчі за норму
Повна вища економічна освіта	0,08		Д	А, Б, В, Г
Знання іноземних мов	0,09			А, Б, Г	В, Д
Досвід професійної роботи не менше 3-х років на керівній посаді	0,07	А, В, Д	Б		Г
Спеціальні знання у галузі менеджменту	0,10	А, Б	Г, Д	В
Логіко-аналітичні здібності	0,07	А, Г	Б, В	Д
Організаційні здібності	0,08	Б, Д	А	В, Г
Особиста ініціатива	0,09	А, В	Г, Д	Б
Вміння приймати рішення	0,12		А, В, Д	Б, Г
Контактність і комунікабельність	0,04	Д	Б, В	А, Г
Відповідальність	0,08	А, Б	В, Д	Г
Працелюбність	0,07		А,В	Б, Д	Г
Прагнення до нововведень	0,11		А, Б	В, Д	Г

Розв’язання.

1. Присвоїти описовим рівням шкали оцінювання відповідні бали:

Дані значно вищі за норму	Дані вищі за норму	Дані відповідають нормі	Дані нижчі за норму
4	3	2	1

2. Виставити кожному кандидату бали

Показники оцінювання	Коефіцієнт вагомості	Оцінки
		Кандидати
		А	Б	В	Г	Д
Повна вища економічна освіта	0,08	2	2	2	2	3
Знання іноземних мов	0,09	2	2	1	2	1
Досвід професійної роботи не менше 3-х років на керівній посаді	0,07	4	3	4	1	4
Спеціальні знання у галузі менеджменту	0,10	4	4	2	3	3
Логіко-аналітичні здібності	0,07	4	3	3	4	2
Організаційні здібності	0,08	3	4	2	2	4
Особиста ініціатива	0,09	4	2	4	3	3
Вміння приймати рішення	0,12	3	2	3	2	3
Контактність і комунікабельність	0,04	2	3	3	2	4
Відповідальність	0,08	4	4	3	2	3
Працелюбність	0,07	3	2	3	1	2
Прагнення до нововведень	0,11	3	3	2	1	2

3. Визначити зважені оцінки з кожного показника для кожного кандидата (бальна оцінка перемножена на коефіцієнт вагомості).

2. Визначити суму зважених оцінок для кожного кандидата.

3. Визначити кандидата, який набрав найбільшу суму балів і прийняти рішення про призначення його на посаду.

Показники оцінювання	Зважені оцінки
	Кандидати
	А	Б	В	Г	Д
Повна вища економічна освіта	0,16	0,16	0,16	0,16	0,24
Знання іноземних мов	0,18	0,18	0,09	0,18	0,09
Досвід професійної роботи не менше 3-х років на керівній посаді	0,28	0,21	0,28	0,07	0,28
Спеціальні знання у галузі менеджменту	0,4	0,4	0,2	0,3	0,3
Логіко-аналітичні здібності	0,28	0,21	0,21	0,28	0,14
Організаційні здібності	0,24	0,32	0,16	0,16	0,32
Особиста ініціатива	0,36	0,18	0,36	0,27	0,27
Вміння приймати рішення	0,36	0,24	0,36	0,24	0,36
Контактність і комунікабельність	0,08	0,12	0,12	0,08	0,16
Відповідальність	0,32	0,32	0,24	0,16	0,24
Працелюбність	0,21	0,14	0,21	0,07	0,14
Прагнення до нововведень	0,33	0,33	0,22	0,11	0,22
Усього	3,2	2,81	2,61	2,08	2,76