5.2. Коммуникации в спортивных организациях

Процесс управления не может успешно осуществляться без информационного обеспечения. Коммуникации - это весь спектр средств, приемов и инструментов эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информаци­ей, то они не смогут вместе работать, формулировать свои цели и достигать их. Работа с информацией часто занимает больше половины рабочего времени руководителей. Не случайно мно­гие из них считают коммуникации одним из главных препят­ствий к достижению целей, в том случае если коммуникатив­ный процесс неэффективен.

Наиболее обширны и разнообразны виды и средства ком­муникаций организаций с внешним окружением. Это связи с имеющимися и потенциальными потребителями рынка, об­щественностью на различных уровнях в зависимости от ранга и положения организации. Все коммуникации в организациях имеют несколько направлений:

• Вертикальные коммуникации с верхнего уровня управле­ния к низшим (сообщения о текущих целях и задачах, процеду­рах, рекомендации, приказы и др.).

• Коммуникации с низших уровней управления на высшие (обратная информация) в форме отчетов, объяснительных за­писок и т.п.

• Горизонтальные коммуникации. Любая организация пред­ставляет собой систему взаимосвязанных элементов (подраз­делений). Обмен информацией между ними необходим для координации совместных задач и действий.

В рамках изложенных выше направлений коммуникаций наиболее распространены такие виды, как: руководитель - под­чиненный (тренер - спортсмен), руководитель - рабочая груп­па (тренер - команда). Эта деятельность позволяет повысить эффективность работы группы, поскольку в обмене мнениями участвует большинство ее членов, и каждый высказывает свое видение проблемы и вариант ее решения.

Поскольку каждая организация кроме формальной струк­туры управления имеет неформальную, то существуют и ка­налы неформальных коммуникаций, которые называются слухами. Они имеют место там, где люди собираются группа­ми, - столовая, буфет, раздевалка, трибуны, спортзал, фойе и т.д. И хотя слухи имеют репутацию неточной, искаженной информации, исследования ученых показывают, что чаще они оказываются весьма точными. Руководители в определенных ситуациях используют канал слухов в качестве запланирован­ной информации.

Любые данные становятся информацией лишь тогда, когда получают содержание и форму, пригодную для использования. Информация - совокупность необходимых сведений, характе­ризующих состояние и поведение объекта и окружающей его среды, которые используются для активного воздействия на систему управления в целях ее развития, совершенствования и повышения эффективности функционирования.

В процессе управления информация преобразуется, пере­рабатывается и превращается в команду или решение. Процесс управления состоит из трех взаимосвязанных этапов:

• сбор и передача информации о состоянии объекта;

• переработка полученной информации с целью выработки управленческих решений;

• принятие решений в виде управляющих команд и доведения их до исполнителей.

В целом процесс информационного обеспечения управлен­ческой деятельности включает в себя ряд необходимых дей­ствий:

• по определению источников и потребителей информации;

• определению состава информации, периодичности и форм ее представления;

• разработке необходимого документооборота;

• выбору комплекса технических средств, который будет использован для сбора, хранения и обработки информации;

• установлению порядка составления, оформления, реги­страции, согласования и утверждения документов.

Управленческий цикл начинается со сбора исходной инфор­мации и заканчивается получением и выдачей управляющей информации в виде решений и команд. Отсутствие и недоста­точность информации приводит к субъективным и необосно­ванным решениям. Для принятия решений или их выработки пользуются плановой, текущей, статистической и отчетной информацией.

Плановая информация - информация, заранее «заказанная».

Текущая информация - информация, поступающая в настоящий момент, а также систематическая (поступление текущих документов и сведений).

Статистическая информация - смешанная информация, выраженная в цифровом и текстовом материале.

Отчетная информация - информация, служащая основой для отчета.

На принятие и выработку управленческого решения могут оказывать влияние полезная, избыточная и ложная информа­ция.

Информация должна быть комплексной, доступной, свое­временной и экономичной. Только при соблюдении этих тре­бований информационная система будет эффективной. Для повышения качества информации необходимо стремиться к тому, чтобы:

• документ содержал сведения, достаточные для системно­го анализа исследуемого процесса;

• иметь сведения за отчетный период и плановые задачи;

• иметь сравнительные сведения по различным показа­телям.

70% информации, как правило, бывает ознакомительной. Достаточность информации определяется степенью потреб­ности для решения конкретных задач. По направленности информация подразделяется на исходную и управляющую (командную). Командная информация является следствием принятия решений на основе переработки исходной инфор­мации. Поэтому качество принимаемых решений во многом зависит от полноты, точности и своевременности получения исходной информации. Исходная информация движется всегда от объекта управления к субъекту. Управляющая информация всегда движется в обратном направлении.

Возможность оперативного воздействия управляющего звена с целью обеспечения оптимального функционирования объекта управления зависит от периодичности, или частоты, информации. Это, как правило, отражается на обоснованно­сти принимаемых решений. Поэтому периодичность (часто­та) информации должна быть по возможности постоянной. Информация по-разному сохраняет свое значение во времени. В зависимости от этого она делится на постоянную, условно-постоянную и переменную.

Постоянная информация не изменяет своего значения в те­чение длительного периода времени (наименование учрежде­ния, его структурные подразделения и т.п.). Условно-постоян­ная информация сохраняет значение в течение определенного периода времени (нормативы, тесты, сроки отчетности). Пере­менная информация формируется на основе данных первично­го учета, получаемых путем составления первичных материалов и документации.

Информация бывает также политическая, научно-техни­ческая, экономическая; внешняя и внутренняя; первичная и производная; документальная (письменная), устная, теле­фонная и т.п. Научно-техническая информация - это сведе­ния по научно-техническому прогрессу и инновациям в сфере ФКиС (новый спортивный инвентарь, оборудование, новые методы и методики спортивной тренировки и т.д.). Экономи­ческая информация отражает отношения между людьми в про­цессе производства, распределения, обмена и потребления ма­териальных благ. Внутренняя информация - та, что находится в пределах определенного управленческого звена или системы. Она вырабатывается и потребляется в самом звене управления (сведения о количестве спортсменов, выполнивших разряд­ные нормативы, проведенных соревнованиях и т.п.). Внешняя информация поступает в звено или систему управления извне в виде директивных распоряжений, плановых заданий и т.д.

Первичная информация - это та информация, которая по­ступила впервые непосредственно на объект управления (на­пример, необработанная информация о результатах соревно­ваний). В основе информационной службы лежит первичная информация, она определяет достоверность и ценность всей последующей информации и управления в целом. Информа­ция, полученная в результате анализа и переработки сведений, называется производной, или вторичной.

Письменная (документальная) информация - это сведения, оформленные в установленном порядке и имеющие в соот­ветствии с действующим законодательством правовое значе­ние (отчетная и командная информация - указания, распоря­жения). Телефонная информация - это разновидность устной и документальной информации. Многообразие форм инфор­мации, применяемых в физкультурном движении, в том числе для обеспечения процесса управления, позволяет нам остано­виться на некоторых, только самых основных.

Визуальная информация воспринимается наглядно (гра­фики, таблицы, табло, экран, печать, приказы и т.д.); аудиоин­формация - это табло, экран, печатные материалы; аудиовизу­альная информация - это совмещение двух предыдущих видов информации в виде звука и изображения (кино, телевидение, репортажи и т.д.); цифровая информация - это сведения, при­целенные в цифровом материале. Последний вид информа­ции является наиболее емким по форме представления (ко­личество занимающихся физической культурой, разрядников и т.д.); кодированная информация предназначена для сокра­щения объемов накапливаемых материалов и ускорения их использования с помощью современных технических средств управления. Она помогает собирать, хранить, передавать и об­рабатывать полученную информацию (банк информации).

Источником информации являются конкретные подразде­ления, сферы общественной жизни, отрасли той или иной сфе­ры (например, производство спортивных товаров), первичные звенья (коллективы физической культуры и спортивные клу­бы), общественные организации. В системе массовой инфор­мации источник зачастую не только передает информацию, по и старается выработать нужное отношение, чтобы оказать определенное влияние на потребителя. В связи с этим необ­ходимо рассмотреть понятия: реклама, агитация и пропаганда (параграф 5.3 книги).