Основні чинники впливу на рівень діловодства. Для повноти методології культури діловодства наведемо основні чинники, що впливають на рівень документаційного забезпечення управління. До них належать:

1) рівень загальнокультурного розвитку країни, її економічне, політико-правове, науково-технічне і духовне становище у конкретний період розвитку, що визначає побудову культури конкретної системи управління, її суб'єктів;

2) стан нормативно-методичної забезпеченості діловодства, всіх видів роботи з документами, адекватність чинних законів, нормативно-правових актів, положень та норм з потребами конкретної організації, можливістю спиратися на правовий базис об'єкта управління;

3) рівень розвитку конкретного об'єкта управління, включаючи стан його потенціалу, зв'язки із зовнішнім середовищем та ступінь розвитку технологій, його конкурентоспроможність, здатність впливати на загальну систему управління завдяки власним досягненням у документаційному забезпеченні виробництва;

4) система зовнішніх зв'язків, зовнішніх «подразників», які стосуються безпосередньо конкретного об'єкта управління, а звідси і служби діловодства в організації, стан її культури, наявність каналів доступу стороннього впливу, ступінь інтенсивності такої доступності, їх об'єктивний чи суб'єктивний характер;

5) організаційно-правовий і організаційно-культурний порядок на підприємстві, рівень його інформатизації, загальні, національні й галузеві стандарти та конкретні схеми руху документів, які забезпечують запрограмований рівень управління на ньому;

6) програми розрахункової ефективності праці управлінського персоналу, його місце і роль у підвищенні продуктивності праці через культуру постановки діловодства, культуру управлінських комунікацій та систему управлінських рішень, внесених у технологію виготовлення документації.

Організація проведення досліджень. Наука починається там, де проводяться дослідження, не обмежуючись авторитетними висновками, де досконало перевіряються, а не приймаються на віру пропозиції, від кого б вони не йшли. Кожна система знань, у тому числі і культура діловодства, має передбачати проведення спеціальних досліджень, за допомогою яких можна було б знайти відповіді на питання щодо побудови певної системи, в даному випадку системи раціонального документаційного забезпечення управління.

Дослідження рівня культури діловодства можна проводити, використовуючи два типи досліджень: формальні та неформальні. Формальні дослідження передбачають чіткі методи збору інформації, починаючи від наукововизначальних репрезентативних вибірок. Цей процес потребує дотримання виконання певних процедур дослідницького характеру, починаючи з постановки завдань і закінчуючи інтерпретацією отриманих даних та підготовкою остаточного звіту про виконану роботу.

Під час попереднього дослідження рівня культури діловодства потрібно визначити межі організації, в тому числі правові, що стосуються діяльності служби діловодства, відслідкувати вплив внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін, інтереси яких мають бути враховані, уточнити ділові, соціальні та етичні стандарти, дотримання яких суспільство очікує від організації, з’ясувати види робіт, які виконуються, та чинники, що впливають на практику діловодства. Оцінюючи документно-інформаційні потоки в організації, можна проаналізувати будь-які невідповідності між встановленими вимогами до службової документації та їх виконанням і можливостями існуючих систем, виявити дублювання інформації та наявність систем, які необхідно замінити. Це забезпечить основу для розроблення нових або реконструкції існуючих систем, які б відповідали визначеним та встановленим на попередніх етапах спостереження вимогам до запланованого рівня культури.

Результати попереднього дослідження рівня культури діловодства можуть бути зосереджені в підсумковому документі, що містить інформацію про забезпечення діяльності організації та її оточуюче середовище з роз’ясненням основних висновків та рекомендаціями щодо обсягу проведення необхідних заходів в проекті стратегічного плану розвитку.

Формальними методами визначення рівня культури діловодства при цьому можуть бути: безпосереднє спостереження, анкетування та графічний метод. Можуть бути також використані експертне опитування та інтерв’ю.

Безпосереднє спостереження передбачає, що виконавець має бути присутній при реалізації тієї чи іншої операції в діловодстві, а інколи і брати у ній участь, фіксуючи при цьому необхідні дані в журнал чи щоденник. За тривалістю спостереження можуть бути: одно- і багатократні, короткотермінові і безперервні, суцільні і вибіркові. Суцільні спостереження найбільш точні і достовірні внаслідок всебічного охоплення досліджень. Разом з тим, враховуючи їх трудомісткість і довготерміновість, краще користуватися вибірковими дослідженнями. При вибірковому дослідженні вивчається не весь об’єкт, а окремі діловодні операції, на основі яких можна уявити процес документаційного забезпечення управління в цілому. Так, досліджуючи порядок індексації документів, в організації необхідно встановити, чи забезпечує цей процес однократність вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що є важливим фактором раціональної побудови системи діловодства.

Анкетування допомагає у вивченні організаційної побудови діловодства на основі спеціальних анкет, які заповнюються представниками того чи іншого досліджуваного підрозділу. Питання в анкеті потрібно систематизувати за визначеними аспектами, за допомогою яких можна отримати як об’єктивні дані, так і особисті оцінки діяльності працівників органу діловодства. У свою чергу, анкетування може бути суцільним або вибірковим.

У практиці дослідження рівня культури діловодства можна використовувати також метод супровідних анкет, тобто прикріплення анкет до певних видів документів. Отримавши такий документ з анкетою, працівники мусять виконувати всі передбачені анкетою записи, що стосуються його подальшого руху.

Графічний метод використовується при обробці первинних і кінцевих результатів руху документів, оскільки таким чином зручніше проводити порівняльний аналіз рівня культури діловодства через діяльність відповідної служби як до впровадження, наприклад комплексної системи управління діловодством, так і після його завершення. Зазначене передбачає використання документограм - графіків складу руху документів і оперограм — графіків, які відображують кількість і послідовність виконання операцій з документами, ступінь управління ними.

У процесі вивчення культури документування потрібно звертати увагу на склад, доцільність створення тих чи інших нових видів документації, виявлення зайвих чи «непрацюючих» текстів та нераціональних способів їх обробки. Необхідно дослідити практику складання і оформлення документації, відповідність її встановленим законодавством вимогам, з’ясувати факти використання форм документів, які не регламентовані чинними стандартами або нормами, порядок їх оформлення і доцільність використання. Вивчаючи порядок реєстрації документа, слід встановити вид системи діловодства: централізована (у канцелярії) чи децентралізована (у структурних підрозділах). Для дрібних і середніх підприємств найраціональнішою формою має бути централізована система. Децентралізація системи діловодства може мати місце в установах з територіально роз’єднаними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць.

Під час дослідження, наприклад впровадження системи електронного документообігу, необхідно: зробити аналіз того, наскільки службові документи створюються і зберігаються згідно з діючими правилами, нормами та потребами діловодної діяльності, наскільки вони пов’язані з робочими процесами, частиною яких вони стали; провести тестування керівництва, виконавців та інших зацікавлених сторін, здійснити обстеження і перевірити документацію, підготовлену на попередніх стадіях проекту впровадження системи; проводити постійний нагляд за виконанням операцій документаційного забезпечення управління чи робити перевірки вибірково.

Ключовими моментами оцінки рівня культури діловодства можуть стати з’ясування питань якості створення документів, у тому числі електронних, стан організації роботи з документацію, способи передачі її до архіву та вилучення для знищення, питання навчання працівників документознавчим дисциплінам, а також огляд наявних здобутків та недоліків в існуючих процесах діловодства. Методика визначення та забезпечення заданого рівня культури діловодства має відображувати цілісну систему дій, спрямовану на поліпшення стану документаційного забезпечення управління. ЇЇ можна застосовувати як в цілому для організації, так і для відокремлених систем і підрозділів залежно від нагальних потреб.

При вивчені організаційної культури служби діловодства установи необхідно звернути увагу на те, наскільки склався контингент тих, хто працює в службі які склались вимоги що їх ставлення до роботи, відносини з керівництвом і між собою, яким чином відбувається звільнення тих, хто відчув себе непридатним до цієї роботи. Зазначені характеристики організаційної культури можна отримати за допомогою побудови професіограм — моделі ідеального характеру того, хто працює за певною професією, чи обіймає певну посаду. Професіограмма, як підкреслював в своїх роботах професор Г.Г. Воробйов [ , с. 4], розкриває ранговий список професійних здібностей того чи іншого працівника за ступенем їх важливості. Перевірку сумісності працівників служби діловодства, оцінку рівня сплоченності (єднання) робочих груп можна здійснити за допомогою проведення професійного клірінгу, в основі якого лежить принципи інформаційно-психологічного моделювання, побудови моделі оптимального співвідношення тих чи інших об’єктів. Питання побудови професіограм інформаційного працівника досить детально описані в працях професора Г.Г. Воробйова [58, с. 4].

Говорячи про методи оцінки культури діловодства, не можна обійти і так звані проміжні методи, що опосередковують кількісні і якісні. Це такі методи, як класифікація, типологізація, групування та інші. Більшою мірою вони розроблені в математичній статистиці, а в культурі діловодства можуть розглядатись як складова кількісних методів.