4.2. Напрями вдосконалення культури управління діловодством

Традиційне управління, як відомо, завжди орієнтувалося на кінцевий результат як мету діяльності і під цю мету «підтягувалися» відповідні засоби. Головною підвалиною в менеджменті була формальна організаційна структура, що втілювала «дерево цілей» та контроль. Використана інформація носила переважно сигнально-спонукальний характер в напрямку «мети» (to have, haven). Сучасний менеджмент здійснюється в напрямку «бути» (to be, sein), коли цілі є вторинними стосовно деякої системи цінностей організаційної культури, за якою й визначається конкретна мета. Акцент управління при цьому переноситься із спонукання на мотивацію, від якої залежить ефективність стимулюючої активності колективу, поєднання інтересів зовнішнього і внутрішнього середовища, формування самосвідомості, визначення організаційної поведінки і навіть певної соціальної місії.

Термін «культура управління» як складова організаційної культури останнім часом набув широкого поширення. Цим терміном усе частіше користуються як науковці, так і практики. Саме тому доцільно визначити зміст цього терміна з урахуванням основних тенденцій розвитку наукових знань, розв’язаних та нерозв’язаних проблем управління. Насамперед необхідно з'ясувати суть поняття “культури управління” взагалі і лише потім перейти до розгляду культури управління діловодними процесами.

Культура управління — це теорія того, як краще з урахуванням економічних та інших тенденцій розвитку об'єкта управління застосувати адекватну йому достатньо ефективну управлінську систему, структуру [110 с. 110] . Наприклад, як організувати діловодство в органі­зації так, щоб воно найбільш ефективно впливало на результативність її ді­яльності в необхідному напрямі і що слід зробити для цього?

Культура управління — це важлива соціальна функція свідомого і владного з застосуванням новітніх досягнень, вона впливає як на окремих людей, так і на всю людську спільноту і здійснюється заради поставленої та чітко визначеної конкретної мети; це сукупність закономірностей комплексного системного підходу до розв’язання управлінських проблем, раціональної організації роботи апарату управління, прищеплення йому найефективніших засобів, форм і методів праці, в тому числі при створенні документів, організації їх просування, а також виконанні інших діловодних процесів.

Термін "культура управління" стає змістовним, методологічним і більш однозначним, коли він обумовлюється характеристиками об'єкту управління. Так, культуру управління діловодством можна подати як організацію досконалої постановки документаційного забезпечення управління через систему прийняття управлінських рішень, внесених в його технологію, як програму розрахункової ефективності праці діловодної служби, якій за умов інформатизації відводиться визна­чальне місце в організації і відповідна роль у підвищенні продуктивності праці і якості виготовлення товарів чи послуг.

Справжня висока культура управління, як і культура особистості, — це гармонія знань і етико-моральних якостей, що, безумовно, залежать від інтелектуально-культурних якостей керівника. Так, культуру управління діловодством (КУД) можна подати як сукупність теоретичних та практичних положень, принципів і норм, що мають узагальнюючий характер і стосуються різною мірою питань створення системи управління діловодними процесами, однією з важливих сфер діяльності організації. Водночас це один з вирішальних факторів успіху. Комплексна система управління діловодством має розв’язувати, по суті, ті самі проблеми, що й єдина державна система діловодства. Звідси і розробка стратегії впровадження сучасної системи управління діловодством має бути розробкою оргпроекту (на базі електронно-обчислювальних машин як ефективного і продуктивного засобу обробки документів) з врахуванням нових можливостей.

Автоматизація управління діловодними процесами — це побудова раціональної системи організації діловодства з врахуванням новітніх технологій виконання тих самих традиційних операцій роботи з документами, але на більш високому рівні. Неефективне впровадження автоматизації в діловодні процеси якраз і полягає у відсутності серед розробників комп’ютерних програм фахівців-документо­знавців та незнання основ діловодства.

Організація роботи з документацією, як основна складова процесу підготовки і прийняття управлінських рішень, істотно впливає на оперативність та якість управління. При цьому найскладніші рішення — це ті, які приймаються, з одного боку, за умов дефіциту часу, а з іншого — за умов інформаційної невизначеності і наявності в документації протиріч. Вірне прийняття таких рішень слугує головним критерієм управлінської культури керівника. Полегшити процес прийняття керівником адекватного управлінського рішення можливо, якщо готувати його заздалегідь, забезпечивши при цьому відповідний рівень культури виконання всіх необхідних діловодних операцій.

Як відомо, процес прийняття управлінського рішення складається з одержання інформації, її переробки, аналізу, підготовки і прийняття відповідного рішення. Ці складові обумовлюються прийнятою системою й технологією управління докумен­тацій­ним за­безпеченням прийняття рішення, тобто культурою управління діло­вод­ством (КУД), що включає управління як документацією, так і людьми, які працюють з нею.

До основних напрямів вдосконалення культури управління діловодством відносяться:

• забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій;

• впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітніми програмними продуктами;

• дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості;

• визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Інакше кажучи, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно;

• дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

КУД має забезпечити єдину методологію її застосування в усіх підрозділах організації, що прагнуть якісно налагодити цей процес відповідно до діючих вимог. Зокрема, має бути визначена відповідальність працівників організації за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами в організації мають бути зафіксовані в інструкції, затвердженій вищим керівництвом, з зазначенням обов’язків усіх працівників, які створюють документи.

Загальні принципи культури управління діловодством повинні будуватися на відпрацьованих методах і способах дотримання єдиних правил роботи з документами в організації, визначенні повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого виконання діловодних технологій і процедур. КУД мусять ґрунтуватися на засадах розробки та впровадження цілісної системи управління документаційним забезпеченням, необхідності регулярного його моніторингу, відповідності визначеним стандартам діловодства та наявності постійної програми навчання роботі з документами, особливо з електронними.

КУД має включати також питання створення та застосування систем управління спеціальними документами, інтегрованих у загальну систему. Конкретні умови управління діловодними процесами в організації мають визначатися характером і рівнем її розвитку, структурою взаємовідносин і зв'язків, рівнем загальної культури працівників, їх знаннями й набутим досвідом у побудові досконалого документаційного забезпечення. Ці обставини впливають на наукове знання в галузі управління, в тому числі на КУД. Вона, безумовно, буде також залежати від обставин, що характеризують об'єкт управління, чисельні і якісні організаційні характеристики побудови служби ді­ловодства та управління документаційним забезпеченням, закономірності її функціонування відповідно до чинних стандартів.