Висновки

У третьому розділі «Культура технологічних процесів діловодства в установах сучасної України» розглянуто рівень культури реалізації основних діловодних процесів та операцій в сучасних установах України.

У підрозділі «Культура організації процесів документостворення» автором дисертації проаналізовано характеристики культури створення службового документа, що складається з процесів укладання тексту службового документа та його оформлення. Культура їх реалізації залежить від знання працівником служби діловодства нормативних документів та методичних розробок щодо підготовки документа, його уміння застосовувати уніфіковані форми документа, зокрема, засоби уніфікації тексту та уніфікований формуляр, що дає можливість ефективно використовувати мовні кліше й уніфіковану структуризацію тексту (зв’язний текст, трафарет, анкета, таблиця, симбіотичні форми), а також необхідний склад реквізитів і досконале їх розміщення в документі.

Рівень культури під час створення службового документа відображується насамперед у якості текстостворення: послідовності і стислості викладу тексту, його достовірності і переконливості, етичності й естетичності, нормативності та правовій грамотності, поліфункціональності, правильному встановленні берегів, виборі формату паперу для фіксування документної інформації, виготовленні бланків службових документів, застосуванні друкувальних засобів (наприклад, тільки лазерного принтера для документів постійного строку зберігання). Створення документів потребує від працівника служби діловодства певного рівня регуляторної культури, чіткого дотримання процедур погодження проекту тексту документа, його візування й подальшого затвердження.

У підрозділі «Культура організації процесів документообігу та зберігання документів» висвітлено основні елементи культури організації роботи зі службовими документами, зокрема, розглянуто процес реєстрації документів, які створює чи отримує установа, організацію їх виконання та контролю, формування документів у справи, а також оформлення їх для передавання до архіву установи.

Зазначається, що реалізація цього комплексу процесів роботи зі службовими документами потребує не тільки культури дотримання таких нормативних документів, як інструкція з діловодства й номенклатура справ установи, переліки документів зі строками їх зберігання (типовий та відомчий), а також принципів ділової необхідності, однократної реєстрації документів та принципу паралельності. Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, у більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю. Культура проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов’язків службових осіб і рівня їх відповідальності. Особливе історико-культурне значення в діловодстві мають процедури проведення експертизи цінності службових документів, коли визначається їх історична, соціально-правова, практична чи інша культурна цінність.

У підрозділі «Інформаційно-технологічна культура діловодства» розкрито поняття та виокремлено основні складові інформаційної культури установи, описано структуру і подано функціональні характеристики систем автоматизації діловодних процесів, зокрема зарубіжних систем та їх вітчизняних аналогів. З’ясовано сутність інформатизації діловодних операцій, проаналізовано основні вимоги до створення і функціонування систем обігу документів з електронним носієм, розглянуто види підсистем його автоматизації, охарактеризовано етапи створення “електронної канцелярії”. Показано, що ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути: простота використання й управління; вартість у розрахунку на одного користувача, технічна підтримка і навчання персоналу; підтримка кількох типів клієнтів та дотримання стандартів управління складними документами.

Зауважено, що вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Особливу увагу звернуто на роботу вітчизняних автоматизованих системи діловодних процесів. Лише недавно на українському ринку почали з’являтись комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови і організації, нормативні вимоги, можливість адаптації і технологію автоматизації. На сучасному ринку систем автоматизації діловодства та електронного документообігу значну частку займають вітчизняні системи: «Атлас ДОК» корпорації «Атлас», «АСКОД» центру комп’ютерних технологій «ИнфоПлюс», «Megapolis™. Документообіг» закритого акціонерного товариства «Софтлайн», «ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0» товариства з обмеженою відповідальністю «СВІТ Проф». Так, система «ДОК ПРОФ™ СТЕП 2.0» вже функціонує у багатьох установах країни. Зазначена система впроваджена також для навчання в Європейському університеті, де під керівництвом автора дослідження ведеться підготовка майбутніх документознавців.