Участники реинжиниринга бизнес-процессов

Поскольку реинжиниринг предполагает коренную ломку устоявшихся управленческих функций и характера, выполняемых менеджерами работ необходима действенная группа, способная обеспечить стремительность претворения его в жизнь.

Участниками процесса реинжиниринга являются:

1. Лидер проекта – член высшего руководства предприятия, который возглавляет организацию и проведение реинжиниринга. Он инициирует проведение реинжиниринга и берет на себя основную ответственность и риск, связанный с проектом.

2. Владельцы процессов – менеджеры, отвечающие за обновляемые процессы. Если процессы еще не выделены, то ответственность за них распределяется между функциональными подразделениями. Задача ли­дера проекта в этом случае состоит в идентификации основных процес­сов и назначении владельцев для них.

3. Руководящий комитет наблюдателей – группа представителей высшего руководства, определяющая общую стратегию реинжиниринга и контроль выполнения работ по проекту. Наличие руководящего комитета целесообразно на больших предприятиях, выполняющих одно­временно несколько проектов. В него входят владельцы процессов, кото­рые планируют общую стратегию по реинжинирингу, определяют при­оритеты выполняемых проектов, а также решают конкретные проблемы.

4. Специалист объекта хозяйствования, отвечающий за развитие методик и инструментариев поддержки реинжиниринга, а также коор­динирующий выполнение различных проектов в рамках этого объекта. Он выполняет функции оперативного руководителя всех работ и должен владеть современными методами проведения реинжиниринга и соответ­ствующими инструментариями.

5. Команда по реинжинирингу – группа сотрудников предприятия, а также экспертов, приглашенных со стороны для прове­дения реинжиниринга выбранного процесса. Она непосредственно вы­полняет проект.

Кроме сотрудников, занятых моделированием бизнеса, для выпол­нения проекта привлекаются дополнительные ресурсы и группы, как например, следующие:

эксперт по методу – отвечает за используемую методологию, ока­зывает команде помощь, необходимую для применения конкретного ме­тода в проекте;

группа обеспечения качества – гарантирует надежность структуры и достаточность документации для новой организации бизнеса;

группа документирования – планирует обучение новым способам ведения бизнеса, обеспечивает документирование и описание процессов;

координатор (или группа координации) – отвечает за повторное ис­пользование моделей в нескольких местах (филиалах) предприятия. Координатор оценивает, в какой степени проект допускает по­вторное использование, а также потенциальные возможности повторного применения разработанных моделей.

2.Этапы реинжиниринга. Моделирование бизнес - процессов

Для пере проектирования процесса реинжиниринговая команда должна получить  основную информацию о состоянии текущего процесса: в чем он, собственно, состоит, насколько хорошо (или плохо) он функционирует, какие основные проблемы влияют на его результаты. Для осуществления процесса реинжиниринга необходимо выполнить ряд работ. Основными этапами реинжиниринга бизнес - процесса являются:

• оценка соответствия;

• подготовка к проектированию;

• проведение предпроектных исследований;

• перепроектирование и подготовка к внедрению (два параллельных этапа);

• внедрение новых технологий;

• реализация нового бизнес - процесса.

Тривиальная, на первый взгляд, задача оценки соответствия крите­рию для бизнес - процесса выливается в сложную проблему по трем причинам.

Во-первых, для многих бизнес - процессов не существует стандартных критериев оценки. Тем не менее, предприятие должно иметь возможность количественно из­мерять процесс, чтобы оценивать его текущую эффективность и ее из­менение в фазе преобразования.

Во-вторых, принятие решения о проведении преобразования бизнес - процесса во внешне «здоровом» предприятии требует наличия определенного «менталитета» (нацеленность на постоянное улучшение) у системы управления.

В-третьих, неопределенным является оптимальный момент смены БП (особенно, если это предполагает внедрение новых технологий).

В процессе подготовки к проектированию заказчик (лицо, прини­мающее решение), отталкиваясь от фундаментальных целей деятельности предприятия, формирует проект-команду. При этом определяются ключевые роли ее участников и требования к команде. Затем за­казчик в общих чертах формулирует задачу проектирования. Кроме этого, он должен минимизировать время проектирования и реализа­ции новых бизнес – процессов и связанные с этим риски. При локальном преобразовании бизнес - процессов суммы средств, затрачиваемых на осуществление этого процесса, сравнительно небольшие. Глобальные преобразования требуют значительных капиталовложений и возникающие риски велики.

В общем случае проектирование деятельности предприятия имеет четыре типовые стадии.

1. Разработка технического задания. На данной стадии осуществ­ляется постановка задачи проектирования (необходимость его определя­ется результатами анализа рынка, внутренних проблем или других при­чин). Соавторами технического задания являются и заказчик, и разра­ботчик проекта. Специалисты считают, что профессионально составлен­ное техническое задание – половина успеха. При его создании производятся следующие действия:

- согласу­ются позиции участников проекта;

- производится детальный анализ предприятия, его основных бизнес - процессов, оценивается их эффективность;

- создаются портреты «as is» и «to be», проводится ранжирование бизнес - процессов и выбираются те из них, которые нуждаются в перепроектировании, указываются их основные характеристики, определяются стадии процесса реализации проекта.

2. Эскизное проектирование. На этой стадии оценивается возмож­ность реализации нового бизнес - процесса, моделируются вариантные решения, уточ­няется техническое задание, разрабатывается бизнес-план проекта.

3. Техническое проектирование. Здесь отбрасываются вариантные решения, выбирается один вариант и создается детальный проект бизнес - процесса, уточняются план и меро­приятия по его внедрению, бизнес-план.

4. Разработка рабочей документации. На данной стадии оформляет­ся вся необходимая документация по проектированию:

- техническая документация (план проектирования, описание тех­нологии, проектно-сметная документация и т.д.);

- окончательный вариант бизнес-плана;

- обоснование плана формирования ресурсной базы для реализа­ции проекта (выбор способа финансирования зависит, прежде всего, от необходимой суммы капиталовложений).

В процессе выполнения каждой стадии осуществляются необходимые контрольные мероприятия, результаты которых определяют дальнейшие шаги проектирования: переход к последующим или преды­дущим операциям (внутри данной стадии или за ее пределами).

Каждая из первых трех стадий проектирования реализуется в че­тыре взаимосвязанных этапа:

1. Этап системного проектирования. На данном этапе определяет­ся взаимодействие бизнес - процесса с системой, в которой он функционирует, т.е. изучаются условия внешней среды и ее влияние на предприятие, на его перепро­ектируемый элемент.

2. Этап структурного проектирования. Здесь формируется «желаемый образ» перепроектируемого объекта и с учетом выяв­ленных на первом этапе недостатков и противоречий разрабатывается новая оптимальная (т.е. обеспечивающая эффективное решение задач в существующих ограничениях внешней среды) структура бизнес – процесса.

3. Этап логического проектирования включает в себя детализацию структуры бизнес - процесса и определение взаимосвязи его элементов.

4. Этап технического проектирования. На данном этапе составля­ется документация, отражающая результаты предыдущих этапов.