4. Організація обліку та звітності по персоналу

Інформаційне забезпечення служби персоналу.

Автоматизовані програми з управління персоналом.

Регламентація правового забезпечення.

Організація обліку та звітності по персоналу.

Робота з документами по особовому складу

Заходи по охороні та безпеці кадрової інформації

Інформаційне забезпечення системи уп

Інформація, яка потрібна для вироблення рішень в системі УП

Організація інформації

і обміну нею між структурними підрозділами системи УП

Управління інформацією та інформаційними процесами в системі УП

Вхідна

Проміжна

Вихідна

Організація позамашинної інформаційної бази.

Розробка класифікаторів інформації.

Розробка уніфікованих документів

Управління позамашинною інформаційною базою

Управління внутрішньомашинною інформаційною базою

Встановлення структурних зв’язків між інформаційними об’єктами

Організація внутрішньомашинної інформаційної бази. Встановлення складу і структури баз даних і наборів даних

Управління інформаційними процесами (отриманням, передачею, обробкою, зберіганням і використанням інформації).

Формування

інформаційних об’єктів

Оперативна інформація

Нормативно-довідкова інформація

Організація інформаційних процесів, включаючи розробку схем документообороту

Інформаційне забезпечення системи управління персоналом являє собою сукупність реалізованих рішень по обсягу, розміщенню і формам організації інформації, яка циркулює в системі управління при її функціонуванні. Вона включає оперативну інформацію, нормативно-довідкову інформацію, класифікатори техніко-економічної інформації і системи документації (уніфіковані і спеціальні).

Вимоги до інформації про персонал:

простота – це значить, що інформація повинна містити стільки даних і тільки в тім обсязі, скільки й у якому обсязі необхідно в даному конкретному випадку;

наочність – відомості повинні бути представлені таким чином, щоб дати можливість швидко визначити головне, а не ховати його за багатослівністю. Для цього варто використовувати таблиці, графіки, кольорове оформлення;

однозначність – відомості повинні бути ясними, у їхньому тлумаченні повинна бути семантична, синтаксична і логічна однозначність матеріалу;

порівнянність – відомості повинні приводитися в порівнянних одиницях і відноситися до об'єктів, що піддаються порівнянню, як усередині організації, так і поза нею;

послідовність – відомості про кадри, які подаються за різні часові періоди, повинні мати одну методику підрахунків і однакові форми представлення;

Дані про персонал

Базові дані

Змінні дані

Постійні

Умовно-постійні

Наприклад: стать, рік народження

Наприклад:

тарифна сітка, штатний розклад

Наприклад:

простої, прогули

актуальність – відомості повинні бути свіжими, оперативними і своєчасними, тобто представлятися без затримок.

Для розробки оперативного плану роботи з персоналом необхідно за допомогою спеціально розроблених анкет зібрати наступні дані:

• про постійний склад персоналу (ім'я, по батькові, прізвище, місце проживання, вік, час надходження на роботу і т.д.);

• про структуру персоналу (кваліфікаційна, статево-вікова, національна структура; питома вага інвалідів, питома вага робітників, службовців, кваліфікованих робітників і т.д.);

• про плинність кадрів;

• про втрату часу в результаті простоїв, через хворобу;

• про тривалість робочого дня (цілком або частково зайняті, працюючі в одну, кілька змін або нічну зміну, тривалість відпусток);

• про зарплату робітників та службовців (структура зарплати, додаткова заробітна плата, надбавки, оплата по тарифу і понад тарифом);

• про послуги соціального характеру, наданих державою і правовими організаціями (витрати на соціальні заходи, які виділяються відповідно до законів, тарифних договорів, добровільно).

Правове забезпечення системи управління персоналом полягає у використанні засобів і форм юридичного впливу на органи й об'єкти управління персоналом з метою досягнення ефективної діяльності організації.

Основні задачі правового забезпечення системи управління персоналом:

• правове регулювання трудових відносин, що складаються між роботодавцями і найманими робітниками;

• захист прав і законних інтересів працівників, що витікають із трудових відносин.

Правове забезпечення включає

• дотримання, виконання і застосування норм діючого законодавства в області праці, трудових відносин;

• розробку і затвердження локальних нормативних і ненормативних актів організаційного, організаційно-розпорядницького, економічного характеру;

• підготовку пропозицій про зміну діючих або скасування застарілих і таких, що фактично втратили силу нормативних актів, виданих в організації по трудових, кадрових питаннях.