Цель работы – освоение эффективного способа подготовки документов к рассылке

Общие сведения

Часто возникает задача рассылки однотипных документов (извещений, приглашений и т. п.) многим людям. Каждый документ авторизован: в нем имеется название подразделения, обращение, иногда – специальные сведения. Заполнение этих полей от руки в распечатках – не просто трудоемкая задача. Введенные вручную изменения не фиксируются в электронном виде, что нарушает документооборот. Формирование пакета документов обычными способами – крайне трудоемкая задача. К тому же получается целый набор файлов.

Для автоматизации этой задачи используются возможности Word по слиянию документов.

Задание

Создайте документ для рассылки. Его вид дан на Рис. 5. Подготовьте не менее 10 авторизированных экземпляров, используя слияние файлов Word.

Рис.5. Образец документа для рассылки

Порядок выполнения работы

Для решения поставленной задачи можно либо взять готовые наработки, либо начать всю работу с начала. Будет использован второй подход, так как в процессе работы станет ясно, как воспользоваться заранее подготовленными документами.

1. Подготовка текста рассылаемого документа.

• Выберите меню  Сервис  Слияние…  Основной документ  Создать  Документы на бланке…  Создать основной документ;

• в появившемся пустом документе напечатайте текст в соответствии с Рис.5, оставляя пустые области там, где требуется ввод номера отдела, фамилии и других данных. Запомните порядок следования данных: Отдел, Фамилия, ИмяОтчество, Сумма;

• Сохраните документ, например, под именем Записка.

2. Подготовка списка изменяемых полей.

• Выберите меню  Сервис  Слияние…  Источник данных  Получить данные  Создать источник данных;

• в списке Поля в строке заголовка следует удалить все имеющиеся там строки, а затем вводить поочередно в левое текстовое поле Поле названия полей и нажимать кнопку Добавить. В результате список Поля в строке заголовка должен приобрести вид

Отдел

Фамилия

ИмяОтчество

Сумма

Это список заголовков столбцов таблицы. Каждая строчка этой таблицы будет использоваться для заполнения одного рассылаемого сообщения.

• После нажатия кнопки ОК будет предложено сохранить файл источника данных. Задайте имя сохраняемого файла, например Список;

• Вам будет также предложено ввести данные в файл источника данных. Нажмите кнопку Правка источника данных и введите порядка 10 записей.

3. Ввод полей в главный документ.

• Выберите меню  Сервис  Слияние…  Основной документ  Правка;

• устанавливая курсор на место, где должно находиться каждое из полей, нажимайте кнопку Добавить поле слияния и выбирайте нужное имя поля. В результате на нужных местах должны оказаться поля Отдел, Фамилия, ИмяОтчество, Сумма;

• сохраните исправленный текст записки.

4. Печать итогового документа.

• Выберите меню  Сервис  Слияние…  Объединение… Объединить. Будет создан документ, в котором каждое уведомление находится на отдельной странице;

• проверьте, выполнено ли чтение данных из файла источника данных: различаются ли названия отделов, фамилии, суммы.

Результирующие данные можно выводить сразу на принтер или передавать по электронной почте. Однако необходимо проверить, правильно ли выполняются все операции, просмотрев результат в режиме Новый документ, устанавливаемом по умолчанию.

Файл источника данных представляет собой обычную таблицу Word, в чем можно убедиться, открыв его. Таблицу можно редактировать и даже создавать вручную, но чтобы не нарушилась работа, нельзя произвольно изменять число столбцов и их названия.