Тема 13 (9). Организация и контроль выполнения ур

Задачи контроля: - Общие – контроль охватывает все стороны контролируемого объекта; - Частные – охватывает какие-либо отдельные стороны (использование средств по целевому назначению, финансовая деятельность, и т.д.).

Объектами контроля могут быть: качество работы отдельных руководителей, и т.д.

Контрольная деятельность должна осуществляться с соответствующими принципами.

Принципы - объективные законами (правилами) ее построения, подсказывающие наиболее рациональные действия в контрольных ситуациях.

Контролируемость означает, что принципы контроля сбалансированы и действуют как единое целое.

Для эффективного контроля процесса решения задач и достижения целей, рекомендуется учитывать следующие принципы:

- Опора на оценочную систему, содержащая основные показатели, которая характеризует ход контролируемой деятельности, позволяющая измерять выполненную работу; - Объективность, т.е. свобода от внешних воздействий и собственных пристрастий; - Определенность (конкретность) означает недопустимость противоречащих друг другу воззрений на понимание сути контролируемой деятельности; - Непрерывность, т.е. контроль должен быть постоянен; - Действенность предполагает наличие механизма для устранения (и обнаружения) недостатков и использования (распространения) без задержек позитивных результатов контроля; - Своевременность; - Экономичность – издержки по осуществлению контроля не должны превышать величину контролируемых действий; - Обратная связь между субъектом и объектом контроля.

Этапы контроля УР - в виде пяти взаимосвязанных операций: - Установка стандартов и критериев; - Наблюдение и мониторинг деятельности исполнителей; - Учет и контроль промежуточных результатов, измерение и сопоставление со стандартами и критериями реальных результатов; - Регулирование действий исполнителей; - Корректировка решения.

Установка стандартов и критериев:

Стандарты – конкретные цели, степень достижения которых может быть измерена.

Базовые элементы контроля: 1) Установление стандартов деятельности посредством выработки критериев, с помощью которых измеряется и контролируется ход исполнения решения, а также оцениваются полученные результаты; 2) Добровольное соблюдение стандартов, воспринимаемых, как определенные ограничения, регулирующие поведение исполнителей;

В качестве стандартов выступают законодательные акты, нормативные документы, инструкции, кодексы и т.д. Ответственность (санкции) за нарушение стандартов упомянутого порядка, без чего система контроля потеряет всякий практический смысл.

Реальное использование стандартов затрудняется следующими обстоятельствами:

А) Применяемый критерий оценки работы не всегда является в приемлемой мере обоснованным; Б) Не всегда осознается целесообразность разработки стандартов совместно с подчиненными, имея в виде измерение деятельности каждого из них.

Наблюдение и мониторинг деятельности исполнителей.

Наблюдение – отслеживание того, как наблюдаются стандарты.

Наблюдение может быть как всеобъемлющим, так и выборочным. Выбор руководителя зависит преимущественно от того, насколько удачны и стабильны используемые критерии и стандарты.

Мониторинг – системное изучение состояния управляемого объекта, сопоставление промежуточных результатов, на первое место выходит качество анализа поступающей информации. Подходы к тщательной обработке информации: Интеграционный; Ситуационный; Функциональный; Функционально-стоимостной Системный.

Учет и контроль промежуточных результатов.

Учет и контроль позволяют формировать верную картину хода реализации решения и сравнивать ее с намеченной в решении.

Учет - это: а) фиксация фактического положения дел; б) количественное и качественное отражение достигнутого; в) сбор и обобщение данных обратной связи (в том числе отчетных сведений исполнителей) для составления полного представления о текущем состоянии реализации решения. Этапы контроля: Предварительный; Промежуточный; Заключительный.

Предварительный контроль осуществляет до начала работы. Контролируются правила и процедуры подготовки и реализации решения.

Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе выполнения работы и основан на измерении ее фактических результатов.

Заключительный контроль – выявление существенных отклонений, оказывающих негативное воздействие на достижение контролируемых целей.

Регулирование действий исполнителей. Не следует привлекать (за редким исключением) к тотальному контролю так как: а) Сомнительно сама возможность всеобщего контроля, особенно разнообразных видов деятельности; б) Создается обстановка психологического дискомфорта.

Виды контроля УР

В зависимости от субъекта и категории поставленных задач выделяют: а) Линейный контроль – распространяется на организацию в целом; б) Функциональный контроль – ограниченный контроль; в) Операционный контроль – контроль конкретных объектов.

Общие методы контроля: Предварительный; Направляющий; Фильтрующий; Последующий.

Виды контроля выделяются также с позиции субъекта управления (того, кто контролирует):

Предварительный контроль используется до начала исполнения УР, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики варианта его реализации;

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего его этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечных результатов;

Фильтрующий контроль применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. Включает приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных;

Контроль по результатам (последующий контроль) применяется по результатам исполнения решения и полезен для учета нюансов работы.

Контроль может быть внешний и внутренний.

Контроль систематический и эпизодический: (Систематический – проводится по календарно установленному плану; Эпизодический – руководство получает информацию о неблагополучии в каком-либо подразделении организации). Непрерывный контроль может осуществляться на базе автоматизированных систем. Автоматизированная система контроля может обеспечивать его внезапность, комплексность, оперативность выявления отклонений и внесение корректировок.

Контроллинг в системе реализации решений

Контроллинг (от англ. Control – руководство, регулирование, управление, контроль) не исчерпывается контролем.

В основе этой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы в долгосрочной перспективе путем: 1) Адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды; 2) Согласования оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы; 3) Координации и интеграции оперативных планов по разным бизнес-процессам; 4) Создания системы обеспечивания менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени; 5) Создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации; 6) Адаптации организационной структуры управления предприятием с целью повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.

Контроллинг ориентирован, прежде всего, на поддержку процессов принятия решений.

Функции контроллинга - создание, обработка, проверка и предоставления системной управленческой информации.

Основные задачи контроллинга (информационная поддержка соответствующих структур): а) Контроллинг в системе управления б) Финансовый контроллинг в) Контроллинг на производстве г) Контроллинг маркетинга д) Контроллинг обеспечения ресурсами е) Контроллинг в области логистики