Простая модель процесса обмена информацией

55.Факторы эффективности и барьеры коммуникаций; способы совершенствования коммуникаций

Эффективность межличностных коммуникаций зависит от степени преодоления барьеров:

1) Восприятие

Люди реагируют не на то, что в действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Может происходить:

– неправильная интерпретация информации

– неправильный выбор информации вследствие различных основ суждений

– непринятие или неправильное принятие информации, противоречащей опыту и установкам личности

2) Семантика

Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Различное значение символов для разных людей может привести к неправильному декодированию и интерпретации информации. Значения символов зависит от контекста фразы. Особенно это относится к жаргонным, двусмысленным и сленговым словам или определениям, имеющим широкое значение. Значительные семантические барьеры возможны при общении людей разных национальностей, социальной среды, возраста, образования и т.д.

3) Обмен невербальной информацией

В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Еще одна разновидность невербальной коммуникации формируется тем, как мы произносим слова. Имеются в виду интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п. Как и семантические барьеры, культурные, социальные, национальные, возрастные и пр. различия при обмене невербальной информацией могут создавать значительные преграды для понимания.

4) Некачественная обратная связь

Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали.

5) Плохое слушание

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Особенно это качество важно для менеджеров низшего и среднего звена, осуществляющих коммуникацию «верхов» и «низов» организации.

Способы совершенствования межличностного общения:

– систематическое обдумывание, анализ и полное пояснение идеи перед ее передачей

– создание максимально комфортных условий для говорящего в момент передачи или восприятия идеи (устранение помех, сдержанность, сопереживание, раскрепощение, задавание вопросов)

– восприимчивость к семантическим проблемам

– отслеживание своей и чужой интонации, жестов, поз и т.п. в момент общения

– излучать эмпатию и открытость (эмпатия – внимание к чувствам других людей, стремление понять и проникнуться их состоянием, честная попытка увидеть ситуацию «чужими глазами»)

– добиваться усиления обратной связи (задавать вопросы по вами сказанному, заставить повторить сказанное, отслеживать невербальные символы непонимания или несогласия, проведение политики «открытых дверей»)

Кроме межличностных коммуникаций в организации существуют пути формального обмена информацией.

Для эффективного управления организацией необходимо устранять следующие барьеры в организационных коммуникациях:

– Искажение сообщений, происходящее вследствие:

а) сознательного искажения смысла в чьих-то интересах

б) фильтрации (передача неполной, упрощенной информации, изменение адресности информации и т.д.)

в) утаение части информации вследствие несовпадения статусов (начальству говорят только хорошее и т.д.)

– Информационные перегрузки, приводящие к потере или упрощению части информации

– Неудовлетворительная структура организации, проявляющаяся в:

а) большом количестве уровней управления

б) отсутствии прямых каналов обмена информацией

в) отсутствии функциональных связей между подразделениями

г) наличии конфликтов между работниками и группами

Способы совершенствования информационных коммуникаций:

– Регулирование информационных потоков

– Управленческие действия по совершенствованию обмена информацией

– Организация и улучшение системы обратной связи

а) перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов

б) опрос работников

– Разработка системы сбора предложений

а) ящики по сбору предложений

б) телефонная линия

в) специальная группа рабочих и управленцев

– Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации

– Использование современных информационных технологий (автоматизация производства и управления)

56.Подходы к построению оргструктуры. Делегирование полномочий: способы, виды

Структура управления – упорядоченная совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организации.

Элементы структуры управления – это службы, группы и работники, выполняющие те или иные функции в соответствии с принятым разделением задач, функций и работ. Отношения между элементами поддерживаются благодаря горизонтальным и вертикальным связям (коммуникациям). Связи также бывают линейными (движение информации от руководителя к исполнителю, связи управления и подчинения) и функциональными (движения информации в рамках определенной функции от специалиста к специалисту; рекомендательные связи).

В рамках структуры управления происходит управленческий процесс, между участниками которого распределены функции, а, следовательно, права и ответственность, связанные с их выполнением. С этой точки зрения организационная структура управления – это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижения намеченных целей организации.

Для построения оргструктуры организации необходимо сформулировать цели и задачи управленческой деятельности и назначить менеджеров (специалистов), ответственных за их выполнение. Эта процедура связана с делегированием полномочий и принятием ответственности.

Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их выполнение.

Чем больше полномочий делегируется менеджерам, тем менее централизованным становится управление организацией. Делегирование полномочий связано с затратами времени на оби подготовку учение подчиненных к выполнению делегируемых функций. Если это время слишком велико, руководителю бывает невыгодно делегировать полномочия.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия подчиненных на выполнение конкретных задач. Ответственность – это обязанность выполнять задачи и отвечать за их решение. Руководитель организации, первоначально имея все полномочий и неся всю ответственность за выполнение задач, делегирует менеджерам часть полномочий. При этом менеджер несет перед руководителем ответственность за те полномочия, которые ему делегировали, а руководитель, в свою очередь, несет ответственность за качество работы этого менеджера перед вышестоящей управляющей системой, в частности, перед вышестоящим руководителем. Руководитель организации, вне зависимости от количества оставленных ему себе полномочий, несет полную ответственность за выполнение всех функций и задач в организации. Одновременно с делегированием полномочий, руководитель получает власть – право влиять на поведение подчиненных и заставлять их действовать в определенном направлении.

Существует два варианта распределения ответственности между руководителем и подчиненным:

– «Елочка»: права и ответственность вышестоящего руководства поглощают только часть поглощают только часть прав и ответственности (полномочий) нижестоящего руководителя; система бюрократической организации с четкой фиксацией прав и ответственности. Руководители вмешиваются только в часть работы подчиненных.

– «Матрешка»: система множественного подчинения. Права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность (полномочия) всех нижестоящих руководителей.

Два способа делегирования полномочий:

1) Классическая: передача полномочий сверху вниз. Полномочия считаются делегированными, когда они переданы руководителем подчиненному.

2) Современная (концепция Честера Барнада): принятие полномочий подчиненным. Полномочия считаются переданными, когда они приняты подчиненным.

57.Структура управленческой системы организации, их характеристики, принципы, подходы к построению

Как уже говорилось ранее, организация является открытой системой, состоящей из элементов, взаимосвязанных между собой, а также связанных с внешней средой. Элементами структуры являются подсистемы, подразделения, а также отдельные работники. Коммуникации представляют собой средства, по которым идут информационные (приказы, документация, отчеты), материальные (продукция, сырье, люди) и прочие (например, энергетические) потоки.

С точки зрения взаимообмена элементов организации информацией, материальными объектами и энергией, организация представляет собой систему процессов. Процесс – это совокупность действий, направленных на преобразование ресурсов в результаты (продукцию, услуги или информацию). Т.к. любая организация является системой, то любое предприятие представляет собой совокупность процессов, отсутствие которых говорит о том, что предприятие не функционирует.

Классификация процессов, протекающих в организации