Основные операции с данными. Ввод данных.

С вводом данных непосредственно в таблицу Вы уже знакомы, нагляднее вводить информацию в БД через созданные формы. Для этого перейти на новую запись (кнопки поля номера записи или Правка  Перейти) и заполнить поля.

Поиск данных.

Открыть таблицу или форму, в которой будем искать нужную запись. Сделать активным поле, по которому запись будет определена. Вызвать окно поиска (Правка  Найти или кнопка в панели инструментов. Откроется окно «Поиск в поле». В этом поле задать параметры поиска (см рис. 8.1) .

В поле Образец ввести образец поиска. Можно использовать символы знакозаменители.

В поле Просмотр выбрать направление поиска (Вверх, Вниз, Все).

В поле Совпадение выбрать тип вхождения (Поля целиком, С любой частью поля, С начала поля).

Если поле, в котором искомые данные могут находиться неизвестно, то можно убрать флажок Только в текущем поле. В этом случае поиск будет произведен по всем полям всех записей.

Замена данных.

Выделить в форме поле, в котором будем искать данные для замены. Вызвать окно замены данных (Правка  Заменить). Ввести в поле Образец данные для поиска В поле Заменить на ввести данные, которыми будет заменено содержимое поля в случае соответствия образцу. В целом похоже на поиск.

Удаление записи.

Перейти на запись, которую нужно удалить. Правка  Удалить запись или кнопка в панели инструментов. На запрос ответить утвердительно.

Сортировка записей.

Удобно если записи выводятся в нужном пользователю порядке, особенно если записей в БД много. Например, записи можно расставить в алфавитном порядке.

Для этого необходимо сделать в форме активным поле, по содержимому которого будем сортировать записи. Записи  Сортировка, или кнопки в панели инструментов.

Запрос

Запрос – Объект Microsoft Access, который позволяет отбирать записи и поля исходной таблицы, а так же сортировать их. Отбор производится по параметрам, которые указывает пользователь СУБД.

Запросы могут быть нескольких видов:

• Выборка;

• Перекрестный;

• Создание таблицы;

• Обновление;

• Добавление;

• Удаление.

Несколько слов об этих запросах.

Запрос на выборку позволяет отбирать записи из одной или нескольких таблиц на основании указанных условий отбора. Запрос на выборку является типом запроса, выбираемым по умолчанию.

Перекрестный запрос, в котором данные выводятся в формате электронной таблицы с использованием значений полей или выражений в качестве заголовков столбцов. Например, для демонстрации месячной выработки сотрудников можно вывести названия месяцев в заголовках столбцов, а фамилии сотрудников в заголовках строк.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу в текущей или в другой базе данных. Он может служить методом резервного копирования данных. Запрос на создание таблицы, кроме того, дает возможность увеличить скорость работы форм отчетов путем формирования рабочей таблицы данных. Позволяет предотвратить передачу большого объёма информации по сети.

Запрос на обновление приводит к обновлению группы записей, отвечающих указанному критерию, например, к увеличению окладов на 5%. Так как данная команда приводит к изменению данных, рекомендуется проверить результаты запроса в режиме таблицы, прежде чем запускать запрос.

Запрос на добавление добавляет в конец таблицы в текущей или в другой базе данных выбранные записи. Может использоваться для копирования данных из одной таблицы в другую.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих введенному критерию.