Уровень2

Уровень3

Ур.4

Основное удобство – переход от одного уровня к другому. Для этого создаются специальные кнопки. Но для каждого объекта необходимо создавать отдельную таблицу, затруднен поиск и сортировка нужных данных.

Сетевые БД. Похожа на иерархическую. Однако отношения между объектами разного уровня БД носят свободный характер. Например, рассмотрим базу данных, хранящую сведения о закреплении учителей-предметников за определенными классами.

Создать компьютерную БД можно с помощью Системы Управления Базами Данных (СУБД). Для пользователя этот способ наиболее удобен, так как не требует навыков программирования.

Определение: Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.

Мы рассмотрим работу СУБД Access 2000. Она входит в состав пакета программ MS Office 2000, который наиболее распространен среди пользователей.

Рассмотрим этап «Создание бд».

Этот этап заключается в реализации БД на компьютере. Для большей наглядности можно разбить этот этап на несколько стадий.

Стадия 1. Запуск СУБД. Создание нового файла БД или открытие уже созданной БД.

Стадия 2. Создание исходной таблицы или таблиц.

При создании таблицы указываются и описываются (процесс описания будет рассмотрен далее) поля таблицы. В процессе работы поля могут как добавляться, так и удалятся из таблицы (последнее используется редко, т.к. ненужное поле можно будет просто не использовать, а потеря данных все таки крайне не желательна).

Стадия 3. Создание экранных форм.

Форма – созданный пользователем элемент интерфейса, предназначенный для ввода и просмотра данных.

Форма создается на основе ранее созданной таблицы. Поля формы отражают содержимое полей таблицы. На основе одной таблицы можно создать несколько форм, отличающихся как содержанием, так и оформлением. Процесс создания форм будет рассмотрен далее.

Стадия 4. Заполнение БД.

Заполнять БД данными можно вводя их непосредственно в таблицу или же вводить данные в таблицу через созданную форму.

Запуск СУБД Access. В диалоговом окне, которое появляется при запуске Access (см. рис. 1) предлагаются на выбор следующие режимы:

Так как перед нами стоит задача создать БД, то устанавливаем флажок «Новая база данных». Нажимаем кнопку «Ок».

П осле этого появится диалоговое окно (см. рис. 2), в котором нужно выбрать папку, в которую будем сохранять файл БД и ввести имя файла. Создаваемый файл будет иметь расширение .mdb

После ввода данных о создаваемом файле щелкнуть по кнопке «Создать».

После создания новой базы данных появится новое окно, отражающее основные объекты Microsoft Access, а именно таблицы, формы, отчеты, макросы, модули. Для просмотра достаточно сделать активной соответствующую вкладку. (См. рис. 3)

Н

рисунок 3

ачать работу по созданию БД целесообразно с создания таблиц.

Создание таблиц.

Определение: Таблица – объект Microsoft Access, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов).

Для этого активизируем вкладку «Таблицы» и выбрать кнопку «Создать». Появится диалоговое окно, предоставляющее несколько способов создания таблиц. (рис.4)

Режим таблицы позволяет представить создаваемую таблицу в виде набора полей (Поле1, Поле 2 и т.д.). Можно поля переименовывать, и заносить в эти поля данные (формировать записи).

Режим Конструктор позволяет задать названия полям таблицы, тип данных каждого поля, описание, формат данных, маску ввода и др. параметры полей. Для разработки новой таблицы такой режим наиболее удобен.

Режим Мастер таблиц предоставляет возможность создать новую таблицу на основе имеющихся шаблонов. (Этот вариант создания таблиц можно не рассматривать, так как он достаточно прост для самостоятельного изучения, а наша задача научить создавать БД самостоятельно).

Режим Импорт таблиц позволяет импортировать в текущую БД таблицы из других БД и приложений (например, из Excel, Fox Pro и т.д.). Мы создаем новую таблицу, поэтому для наших целей этот вариант не подойдет.

Режим Связь с таблицами позволяет, не импортируя таблицу из других БД, брать из нее данные.

Мы будем создавать новую таблицу в режиме Конструктор. Для этого Конструктор Ок.

Появится окно, в котором необходимо ввести названия полей и указать тип данных каждого поля. Так же можно заполнить раздел Описание для каждого поля. Это описание будет появляться в строке состояния в том случае, если это поле будет активно.

Рассмотрим типы данных, с которыми работает Microsoft Access.

1. Текстовый – одна строка текста до 255 символов.

2. Поле Мемо – текст, состоящий из нескольких строк (до 65535 символов), которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки.

3. Числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.)

4. Дата/время – содержит дату или время.

5. Денежный – поле, содержимое которого выражено в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.).

6. Счетчик – поле, автоматически с вводом новой записи увеличивается на единицу. (Не будет полей, содержащих одно и то же значение).

7. Логический – содержит одно из значений True (истина) или False (ложь) (1 или 0). Применяется в логических операциях.

8. Поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel и другие внедренные объекты.

Следует отметить, что каждое поле имеет свойства. В частности для числового типа данных можно выбирать следующие размеры числовых полей:

Размер Описание Размер в байтах

1. Байт (Byte) Целые числа от 0 до 255 1

2. Целое (Integer) Целые числа 2

от –32768 до 32767

3. Длинное целое Целые числа 4

(Long Integer) ( 2 миллиарда)

4. С плавающей точкой, Числа с десятичной точкой 4

4 байт (Single) (диапазон  10³⁸)

5. С плавающей точкой, Максимально большой диапазон

8 байт (Double) чисел с десятичной точкой 8

После описания полей закрыть окно, после чего будет выдан запрос на сохранение данной таблицы, на который надо ответить утвердительно, после чего в новом окне указать имя данной таблицы. После сохранения таблицы, при активной вкладке Таблицы, будет выводиться список всех созданных нами таблиц, которые описываются аналогично.

С любой таблицей можно работать в двух режимах: Конструктор и Таблица. Режим Конструктор предназначен для создания и изменения структуры таблицы. Для просмотра, ввода и редактирования данных применяется другой режим – Таблица.

Создание форм.

После создания таблиц целесообразно перейти к созданию экранных форм, так как ввод данных через них удобнее.

Для создания формы в окне базы данных активизируем вкладку Формы (там пока ничего нет) и щелкаем по кнопке Создать. Откроется окно Новая форма, в которой будут предложены режимы создания формы (см. рис.6).

Рассмотрим эти режимы:

Конструктор – позволяет самостоятельно создавать в форме нужные элементы (поля, надписи, кнопки и т.д.), произвольно размещать их в форме и задавать их параметры (шрифт, вывод, размер и т.д.). Наиболее удобен для доработки уже созданной формы или для создания кнопочной формы. Для создания формы связанной с таблицей этот режим ввиду его трудоемкости неудобен.

Мастер форм – автоматическое создание формы на основе выбранной таблицы. Нужно только указать какие поля должны быть в форме, и как они должны располагаться.

Автоформа – все три вида предполагают автоматическое создание формы на основе выбранной таблицы. Причем в форме будут присутствовать все поля, имеющиеся в таблице. Отличаются друг от друга расположением полей (в виде столбца, ленты, таблицы). Причем последний вариант практически неотличим от исходной таблицы.

На практике чаще создают формы в режиме Мастера форм, а дорабатывают их в режиме Конструктора.