18) Excel. Базы данных и работа с ними.

Базы данных – это специальным образом организованная совокупность данных в рамках некоторой предметной области. Предназначенная для длительного хранения постоянного пользования.

1 Адресные данные

2 Финансовые БД (различные сведения о банке, клиентах, уставной капитал)

3 БД растений

Программа предназначенная для создания и работы БД называется Системой Управления БД (СУБД). Она превращает весь огромный объем данных в справочную систему для поиска и отбора нужной информации. СУБД управляющая доступом к БД является универсальным программным обеспечением.

Наиболее известные СУБД:

1 d Base

2 Acces

3 Oracle

4 paradox

5 FoxPRO

6 Clipper

Для адаптации СУБД конкретной предметной области в ней имеются встроенные языковые средства.

Основные возможности СУБД:

1. ввод информации в БД и обеспечение её логического контроля.

2. Просмотр, исправление и обновление информации.

3. Обеспечение непротиворечивости данных.

4. Автоматическое упорядочивание инф. В соответствии с требованиями потребителя. Различные виды сортировки, организации различных запросов.

5. Удобный доступ к базе данных, в том числе через глобальные и локальные сети. Обеспечение коллективного доступа к БД.

6. Быстрота поиска инф. Необходимыми св-ми.

7. Вывод инф. из БД на экран дисплея или фаил и распечатка.

8. Защита инф. от разрушения и несанкционированного доступа.

9. Удобный и понятный интерфейс, дружественные подсказки.

10. Работа с большими объемами данных.

20) Сортировка. Фильтрация данных. Автофильтр.

Сортировка данных. В отличии от фильтрации данных, операция сортировки не приводит к скрытию данных. Можно видеть те же данные, но в другом порядке. Для выполнения сортировки списка товаров в алфавитном порядке, начиная с буквы А, надо выделить колонку, которую нужно отсортировать и щелкнуть на стандартной панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию. Для численных значений щелчок на этой кнопке приведет к тому, что

данные расположатся по возрастанию численных значений: начиная с самого меньшего и кончая самым большим числом. Если нужно расположить список товаров в обратном алфавитном порядке, то следует воспользоваться кнопкой Сортировка по убыванию. При сортировке данных программа Excel использует действительное значение, а не ту величину, которая показана на экране. Эти численные данные могут содержать до пятнадцати знаков после запятой, и именно эти значения берет программа Excel при создании упорядоченного списка.

Фильтрация по определенному значению.

Параметры фильтрации определяются типом данных, с которым ведется работа. Если выбрать из меню Автофильтра некоторое значение, то в списке останутся только те записи, в ячейках которых записано именно это значение. Меню Автофильтра содержит все имеющиеся в каждом поле записи, так что всегда есть возможность отфильтровать список по любому из представленных в нем значений.

Выборочная фильтрация.

Можно также определить и свои собственные критерии фильтрации данных. Для того чтобы осуществить выборочную фильтрацию, необходимо сначала включить инструмент Автофильтр, выбрав команды Данные | Фильтр | Автофильтр. Затем щелкнуть на стрелке Автофильтра и из появившегося меню выбрать команду Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский Автофильтр. В раскрывающихся списках в левых полях диалогового окна Пользовательский автофильтр имеется ряд параметров:

o Равно

o Не равно

o Больше

o Больше или равно

o Меньше

o Меньше или равно

o Начинается с

o Не начинается с

o Заканчивается на

o Не заканчивается

o Содержит

o Не содержит

Применение двух параметров, объединенных функцией И/ИЛИ позволяет сузить область поиска.

Расширенный фильтр представляет практически неограниченные возможности для фильтрации данных. Он позволяет выполнять фильтрацию данных по многочисленным критериям в одном или нескольких полях.

Использование инструмента Автофильтр.

Инструмент Автофильтр используется для того, чтобы показать определенные строки рабочего листа. Он предоставляет ряд возможностей. Из меню Данные надо выбрать команды Фильтр | Автофильтр. После этого в заголовках столбцов появятся стрелки Автофильтра. Если щелкнуть по одной из таких стрелок, то раскрывается меню, в котором представлены различные параметры Автофильтра. Это меню предлагает несколько возможных вариантов фильтрации данных:

o Все записи

o Первые десять записей

o Фильтрация данных согласно определенному условию.