Введение

В ряду управленческих документов, особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «протокол», однако они не попадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий и протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.п. Подобные разновидности протоколов сходны по своему значению с актами: они фиксируют или подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях, заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Протокол становится одним из важнейших управленческих документов. Не случайно Федеральный Закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию.

Протокол как вид документа

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны протоколы содержат постановляющую часть и поэтому могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятий решений на собраниях и т.п. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов управления, а также учёных, технических и методических советов. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы предоставляются в органы государственной власти для регистрации. В деятельности каждого структурного подразделения протокол используется для документирования постоянных заседаний. В кадровых службах протоколы ведут при аттестации работников, для фиксации работы кадровых, конфликтных экспертных комиссий.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарём или с использованием диктофона. Секретарь заседания должен использовать документы, возникшие в ходе его подготовки, - повестку дня, списки участников, тексты докладов, выступлений, проекты решений.

Если протокол является массовым видом документа в практике работы учреждения (организации),то целесообразно иметь бланк формата А4, который в соответствии с существующими требованиями включает в себя: наименование учреждения (организации), вид документа (протокол),места для проставления индекса документа, дата, место составления, заголовок.