3. Офисные средства организационной техники

Современные средства связи (телефонное общение)

Сейчас телефонная коммуникация – важнейшая часть человеческого общения вообще. Но особо важное значение она приобретает в деловом мире. Подсчитано, что деловые люди тратят на телефонные переговоры от четырех до двадцати пяти процентов своего рабочего времени. Благодаря телефонным беседам повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другие учреждение, на предприятие или фирму. Эта связь обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути заключения договора является именно телефонный разговор.

При эффективном использовании телефон становиться важнейшим компонентом создания имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциалу партнеру на другом конце провода, от того, как сложиться предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последнем. От умения офис-менеджера вести телефонные переговоры в конечном свете зависит репутация фирмы.

Телефон налагает на того, кто им пользуется, определенные требования: ведь при телефонном разговоре ваш собеседник никак не может оценить ни того, во что вы одеты, ни выражения вашего лица при тех или иных словах, ни интерьера офиса, в котором вы сидите, ни других невербальных аспектов, которые очень помогают судить о характере общения. Поэтому от умения говорить по телефону во многом зависит ваш личный имидж. Культура общения по телефону давно стала частью делового этикета. Она характеризует человека не меньше, чем одежда и манеры.

3.1 Копировально-множительная техника.

Существует большое количество разновидностей копировально-множительных аппаратов, но по принципу действия они разделяются на несколько классов: светокопировальные аппараты, электрографические и трафаретной печати.

Диазокопировальный аппарат, средство оргтехники, применяется для оперативного копирования и размножения документов (преимущественно чертежей) на основе диазотипии. Технологический процесс получения светокопий осуществляется в 2 этапа: экспонирование и проявление.

4. Технические средства офиса и организация рабочих мест.

Офис — искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся, таким образом, основными условиями охраны здоровья. В широком понимании эргономичность офисного пространства строится из различных элементов — от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха, офисные перегородки. Большое значение имеет и планировка помещений.

Современный офис немыслим без современного оснащения. Интегрированные инженерные системы становятся неотъемлемой частью практически любого - крупного или небольшого, но главное – эргономичного офиса.

Рабочее место обязательно должно быть удобным, эргономичном и соответствовать общему стилю фирмы. Основу рабочему месту составляет стол. Кроме того, необходимо так же удобное кресло, тумбочки, шкафы, оргтехника (телефон, факс, компьютер) и прочие приспособления (настольная лампа, канцелярский пресс-набор, контейнер для сортировки поступающий корреспонденции и т.д.) Площадь размещения рабочего места секретаря должна составлять не менее 6 м², а объем помещения, в котором оборудовано это рабочее место – не менее 20 м³.

Желательно, чтобы рабочий стол секретаря имел достаточное количество ящиков для размещения документов и рабочих аксессуаров, один из этих ящиков обязательно должен запираться на ключ. Рабочая поверхность стола должна иметь удобную форму и достаточный для размещения всех необходимых технических средств и приспособленный размер. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах 68-80 см, а в идеале – составлять 72,5 см. Кроме того, рабочий стол секретаря должен иметь свободное пространство для ног высотой не менее 60 см, шириной – не менее 50 см, глубиной на уровне колен – не менее 45 см и на уровне вытянутых ног – не менее 65 см.

Непосредственно на рабочей поверхности стола следует расположить:

• Монитор компьютера (возможно с клавиатурой и мышью);

• Настольный офис набор канцелярских принадлежностей, который включает в себя ручки, карандаши, ластик, линейку, маркеры, скотч, скрепки, бумагу для записей, закладки-наклейки, нож для разрезки бумаги, степлер, дестеплер, ножницы и др.;

• Табель-календарь на текущей год;

• Календарь-ежедневник для ведения текущих записей;

• Лотки-контейнеры для сортировки, поступающей корреспонденции;

• вертикальные накопители для наиболее часто используемой документации;

• держатель для документов;

• визитницу;

• коробку дискет и подставку для CD-дисков;

• При необходимости – настольную лампу.

В ящиках рабочего стола следует расположить:

• Бланки документов;

• Бумагу (отдельно для черновиков и чистую);

• записную книжку, ежедневник для записи поручений руководителя и участия в работе совещаний;

• Портфель или папку для бумаг;

• конверты, файлы, папки уголки;

• Датер-нумератор, штемпели «Исх. №___», Вх. №___», « На контроль» и др.,

• Дырокол.

Выделяют следующие основные системы планировки помещений.

1. Кабинетная, структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.

2. Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.

3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.

При распределении помещений рекомендуем соблюдать следующие правила:

• В первую очередь размещать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.

• Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.

• Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой.

• Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.

• Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:

• общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;

• число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;

• нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.

При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.