6. Изменение параметров поля

Для обеспечения возможности хранения в базе данных разнообразной информации, Access предлагает большой набор типов данных. Модифицируем некоторые поля таблицы для более продуктивной работы таблицы «Контакт».

В окне базы данных выделите таблицу «Описание контактов» и откройте ее в режиме конструктора.

Довольно часто описание контакта может быть достаточно длинным, а максимальная длина текстового поля не превышает 256 символов. Поэтому измените тип поля Описание с текстового на Поле Memo.

Теперь щелкните на поле Дата. Для удобства чтения даты контакта измените формат ее отображения в раскрывающемся списке Формат поля. Выберите длинный формат даты.

Тут же, на вкладке Общие, зададим дату по умолчанию. Щелкните на троеточии справа в поле Значение по умолчанию. В открывшемся диалоговом окне «Построитель выражений» выберите для встроенных функций категорию «Дата/Время» и вставьте в окно построителя функцию Date(), возвращающую текущую дату.

Далее следует ограничить возможные значения поля некоторым интервалом значений или более сложным условием отбора. Это позволит избежать ошибок, например, о вводе неверной даты. Давайте заставим Access выдавать сообщение о вводе неверной даты.

Допустим, вы знаете, что все контакты, которые будут заноситься в список, состоятся после 1 февраля 2005 года. Текст этого условия будет выглядеть так: «больше 1 февраля 2005 года». Математическую модель условия напишем с помощью Построителя выражений. Выполните следующие действия: в поле Условие на значение конструктора щелкните на троеточии справа. В открывшемся диалоговом окне «Построитель выражений» щелкните по кнопке (в окне тут же «нарисуется» этот знак).

Далее выберите для встроенных функций категорию «Дата/Время» и вставьте в окно построителя функцию DateValue(). Параметром для этой функции будет выражение: «01/02/2005». Написав параметр, щелкните на кнопке ОК.

Определив дату начала диапазона контактов, в поле Сообщение об ошибке конструктора введите текст «Введена некорректная дата», который будет появляться в том случае, если вводится дата более ранняя, чем «01/02/2005».

Закройте окно конструктора структуры таблиц и ответьте ДА в окне запроса на обновление структуры.

Выделите таблицу «Описание контактов» и щелкните на кнопке Открыть. Попробуйте изменить дату контакта. Получите результат, показанный на картинке.

Щелкните на кнопке ОК и исправьте дату контакта. Закройте таблицу «Описание контактов».

7. Индексы

Для ускорения поиска данных о конкретном человеке в таблице «Контакт» удобно отсортировать записи в прямом или обратном алфавитном порядке. Для обеспечения сортировки в окне базы данных откройте таблицу «Контакт» в режиме редактирования и впишите еще несколько человек, например, с фамилией Петров.

В окне таблицы щелкните на заголовке Фамилия, чтобы выделить столбец. Далее щелкните на кнопке (Сортировка по возрастанию) инструментальной панели для упорядочения столбца фамилий по алфавиту.

Вставьте еще несколько человек, например, с фамилией Иванов: Федор Иванов, Дмитрий Иванов. Для обновления сортировки закройте таблицу и вновь откройте. Записи будут упорядочены (см. рисунок).

Однако, видно, что имена людей расставлены в беспорядке. Для выполнения сортировки по нескольким полям необходим сложный индекс.

Щелчком на кнопке Вид переключитесь в режим конструктора. Для формирования сложного индекса откройте окно Индексы, щелкнув на кнопке инструментальной панели (см. рисунок 6).

В окне индексов есть список со столбцами названия индекса, имени поля, по которому выполняется индексация, и режима сортировки. Мастер таблиц индексировал таблицу «Контакт» по трем полям: Код_Контакт, НазваниеКомпании, Фамилия. Имена индексов соответственно такие: PrimaryKey, НазваниеКомпании, Фамилия. Все индексы простые. Модифицируем индекс Фамилия, добавив в него условие сортировки по полю Имя. Выполните следующие шаги:

• щелкните на строке, которая находится ниже строки индекса Фамилия;

• выберите из раскрывающегося списка столбца Имя поля пункт Имя;

• установите порядок сортировки: по возрастанию (см. рисунок 6).

Закройте окно индексов и переключитесь в режим редактирования таблицы. Вы увидите, что таблица отсортирована по полям Фамилия и Имя.

В одном индексе можно использовать до 10 полей.