1. Как создать таблицу

Во-первых, запустите MS Access. В главном меню выберите ФайлСоздать… и в открывшемся списке из раздела Создание выберите пункт . Сохраните файл базы данных в вашей папке и присвойте ему имя Контакт. MS Access сохранит еще пустой файл базы данных, установив расширение «.mdb» – .

Сохранив файл базы данных, Access откроет окно базы данных, показанное на рисунке 1.

Создать файл базы данных можно иначе, щелкнув на значке , расположенном на панели инструментов База данных. Часть панели показана на рисунке .

Имеются три основных способа создания таблицы:

• с помощью значка ;

• с помощью значка ;

• с помощью значка .

Для экономии времени создавать таблицу будем с помощью мастера таблиц. Для запуска мастера создания таблиц дважды щелкните на значке . В открывшемся окне «Создание таблиц» (см. рисунок 2) выберите положение переключателя «Деловые» и в списке «Образцы таблиц» выберите пункт – Контакты. Вы выбрали структуру таблицы.

Подберем поля соответствующие этой структуре. В списке «Образцы полей» выберите поля: Имя, Фамилия, Адрес, НаименованиеКомпании и РабочийТелефон. Добавьте эти поля в список «Поля новой таблицы», используя кнопку . Выполнив, щелкните на кнопке Далее>.

Зададим имя таблицы. В поле введите – Контакт. Ниже, в секции переключателей, Access выбрала положение «Microsoft Access автоматически определяет ключ». Это означает, что СУБД автоматически добавит в структуру еще одно дополнительное ключевое поле Код_Контакт, которое будет играть роль уникального идентификатора записей. Щелкните на кнопке Далее> и, вслед за ним, на кнопке Готово.

Введите несколько записей в базу данных так, как показано на рисунке 3.

2. Ввод данных в таблицу

Ввод данных осуществляется в поля таблицы пользователем. Управлять движением по базе данных можно с помощью кнопок: Первая запись, Предыдущая запись, Следующая запись, Последняя запись и Новая запись (см. рисунок 3).

Если вы хотите изменить стандартные заголовки полей, то щелкните на заголовке поля правой кнопкой мыши и выберите команду «Переименовать». Введите новое имя и нажмите клавишу ENTER.

Если вы хотите удалить текущую запись, установите на нее курсор (или выделите) и щелкните на кнопке , расположенной на инструментальной панели. В появившемся окне запроса удаления записи ответьте утвердительно, щелкнув на кнопке ДА.

3. Как создать структуру таблицы с помощью конструктора

В предыдущем разделе мы создали таблицу, в которой хранятся сведения о людях, которые хотят иметь деловые контакты с партнерами. Добавим в базу данных (с помощью конструктора) еще одну таблицу, предназначенную для записи всех случаев контакта людьми, описанными в первой таблице.

Для этого в инструментальной панели щелкните на кнопке (кнопка Окна базы данных) и переключитесь на список таблиц базы данных. Дважды щелкните на значке и переключитесь на диалоговое окно создания структуры новой таблицы.

В верхней части окна конструктора введите список полей новой таблицы с указанием их типа, а в нижней части – свойства конкретного текущего поля.

Новая таблица будет иметь поля со следующими именами:

• Дата – дата контакта;

• Описание – описание контакта;

• Код_Контакт – ссылка на поле Код_Контакт таблицы Контакт; это поле необходимо для связи с таблицей Контакт;

• Ключ – ключевое поле, которое будет однозначно определять каждую запись новой таблицы.

Имя поля	Тип данных	Описание
Дата	Дата/Время	Дата контакта
Описание	Текстовый	Описание контакта
Код_Контакт	Числовой	Ссылка на поле Код_Контакт таблицы Контакт
Ключ	Счетчик	Ключевое поле

Заполните список новых полей таблицы с указанием их типов и свойств. Заполнение осуществляйте по образцу

Заполнив поля новой таблицы, сделаем кое-какие изменения и дополнения. Во-первых, сделаем поле Ключ индексированным. Индексированные поля – это поля, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому такого поля. Значения такого поля должны быть уникальными. Щелкните правой кнопкой мыши на строке с именем поля Ключ и выберите команду «Ключевое поле». Слева, на кнопке этой строки, появится изображение ключа, которое показывает на особый статус поля Ключ.

Закройте окна конструктора новой таблицы и присвойте ей имя – Описание контактов.

Переходим к заполнению таблицы Описание контактов. Откройте Окно базы данных и дважды щелкните на значке «Описание контактов». Выбранная таблица открывается в режиме просмотра данных. Добавьте несколько записей в эту таблицу. Пример заполнения представлен на рисунке.

Внимание! Помните, что числа в поле Код_Контакт должны соответствовать номерам записей таблицы Контакт, описывающих конкретных людей, с которыми осуществлялись контакты.