Введение

Программа Microsoft Access является продуктом компании Microsoft Corporation и предназначена для работы с базами данных. Под базой данных мы будем понимать набор взаимосвязанных данных и программных модулей, предназначенный для осуществления управления данными, их выборки, упорядочения и других подобных операций. Каждая база данных имеет структуру, состоящую из одной таблицы или, как правило, из нескольких таблиц, предназначенных для хранения информации. Естественно, что конкретная база данных содержит информацию, предназначенную для решения задач в определенной предметной области. Например, база данных об учениках будет содержать сведения об их успеваемости, пропусках занятий, анкетных данных и пр., а база данных библиотеки будет хранить сведения о книгах, авторах, издательствах и т.д.

В компьютерной инженерии нет однозначного толкования понятия «база данных», поэтому мы будем исходить из трактовки понятия «база данных» и терминологией, предложенной создателями MS Access.

В компании Microsoft Corporation был создан и постоянно совершенствуется комплекс программ, объединенных названием Microsoft Office. Этот пакет предназначен для решения с помощью компьютера наиболее типичных задач, постоянно возникающих в сфере управления на предприятиях разного масштаба и разных форм собственности: формирование текстовых документов, передача данных на большие расстояния (электронная почта), создание презентаций, создание WEB-сайтов и др.

Наиболее востребованной программой Microsoft Office является текстовый процессор Microsoft Word, обладающий очень мощными средствами для работы с различными текстовыми документам. Но простой неупорядоченный текст плохо предназначен для анализа информации. Для такого вида работ нужно привести данные в определенный порядок. Самым простым и естественным способом представления информации является таблица. Используя Microsoft Word, можно создавать таблицы и производить с ними разнообразные манипуляции – осуществлять поиск, сортировку, простые расчеты, выборки, но, все-таки, набор этих средств является ограниченным – это не является главной «заботой» Microsoft Word.

Основным средством для подобной работы в пакете Microsoft Office является табличный процессор Microsoft Excel. С помощью этой программы опытный пользователь может легко и быстро осуществлять сложнейшие расчеты в таблицах разной величины и структуры, получать различные выборки, производить статистический анализ, богато иллюстрировать полученную информацию (строить разнообразные диаграммы), обладает средствами автоматизации действий (писать программы на языке VBA). Microsoft Excel имеет развитые средства для связи с другими программами Microsoft Office (как, впрочем, и все компоненты этого пакета). Все эти возможности позволяют квалифицированному пользователю создавать на основе Microsoft Excel сложные и развитые информационные системы в различных производственных, административных, финансовых, научно-исследовательских сферах.

Но, при развитии этих систем возникают сложности принципиального характера. А именно, когда пользователь одновременно работает с разными таблицами. Например,

• предпринимателю требуется информация, которая находится в таблицах описания характеристик товара, сведений о поставщиках, заказах клиентов, курса доллара и пр.;

• бухгалтеру для расчета зарплаты необходима информация одновременно из таблиц анкетных данных сотрудников, табеля отработанного времени, расценок видов труда, данных о задолженности, авансе, штрафах, премиях и пр.;

• научному работнику требуется проанализировать результаты серий различных опытов с учетом различных справочников и т.д.

Правда, Excel позволяет осуществлять связь между таблицами, причем разными способами, но эти возможности ограничены и применимы в относительно несложных случаях. При работе с большим количеством таблиц такая работа требует от пользователя большого опыта, внимательности, огромного труда и при малейшей неточности может привести к ошибкам и сбоям.

Для этого случая и предназначена программа Microsoft Access. Она позволят пользователю создавать и изменять сложные информационные системы.

Кроме действий, естественных для любой такой системы (ввода, просмотра, редактирования и удаления данных, извлечения нужных сведений в требуемом виде, анализа информации), Microsoft Access обладает большими возможностями. Это – работа в локальных и глобальных сетях, контроль правильности вводимых данных, обеспечение связи с данными и приложениями (программами) других типов, а также защита данных от разрушения при сбоях и несанкционированного доступа и много другое.

Весь арсенал средств Access трудно перечислить. Пользователь имеет богатый выбор, который будет расширяться по мере накопления опыта и совершенствования этой программы фирмой Microsoft.