1.3.3. Обзор современных методов для учета и анализа затрат предприятия

Эффективность любой системы управления во многом зависит от качества, своевременности и достоверности представленной информации. Информационная система организации состоит из различных подсистем, среди которых наибольший удельный вес занимает экономическая, использующая, в основном, информацию учетной системы.

В наиболее общем виде учет можно определить как систему регистрации и отражения информации о совершаемых явлениях и фактах хозяйственной жизни.

Оперативный учет представляет собой систему текущего наблюдения и контроля за отдельными хозяйственными операциями в ходе их непосредственного осуществления. Особенностью его является то, что он быстро дает сведения об отдельных хозяйственных фактах. Он тесно связан с проверкой выполнения оперативных плановых заданий и обеспечивает получение необходимых данных для оперативного руководства сразу вслед за совершением хозяйственных операций.

Данные оперативного учета должны быть просты и доступны для понимания каждого оперативного работника. Эффективность этого вида учета значительно повышается благодаря использованию его данных как источника оперативного экономического анализа.

Статистический учет представляет собой систему изучения и контроля массовых социально-экономических явлений и процессов общественной жизни. Применяется этот вид учета во всем народном хозяйстве, в отдельных его отраслях, на предприятиях, в объединениях, организациях и учреждениях.

Статистика изучает количественную и качественную стороны массовых явлений, закономерности их развития. При этом она использует различные измерители в зависимости от исследуемых явлений. Статистике присущи особые методы сбора и обработки данных: сплошная или выборочная регистрация данных, их сводка и группировка, исчисление средних величин, индексов, динамических рядов и т. д.

Статистический учет осуществляет сбор, обработку, статистический анализ и своевременное представление руководящим органам необходимых данных. Сводные статистические данные широко используются при составлении прогнозов и планов развития организации.

1.3.4. Обзор современных программных средств для решения данной проблемы

Состояние рынка компьютерных систем в России сегодня обусловлено, в первую очередь, историческим развитием российских систем и приходом западных разработчиков и партнеров на российский рынок.

Большинство российских информационных систем появились на рубеже 90-х годов, когда, с получением большей свободы в ведении бизнеса, предприятия и фирмы стали задумываться о компьютеризации. Первыми смогли выделить необходимые финансовые средства предприятия торговли и сферы услуг, промышленность значительно отставала из-за более длительного цикла оборачиваемости капитала и многих других причин.

Таким образом, практически все российские информационные системы системы начали развиваться как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но, не давая целостной картины для управления.

Развитие рынка компьютерных систем, способных обеспечить эффективное управление организацией, связано с системами двух классов:

-системы, ориентированные на автоматизацию отдельных функций управления;

-интегрированные системы управления.

На рынке представлены как российские, так и зарубежные финансово – управленческие системы различного назначения.

Финансово-управленческие системы включают подклассы локальных и малых интегрированных систем. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям (бухгалтерия, сбыт, склады, учет кадров и т.д.). Системами этой группы может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций.

Финансово-управленческие системы (системы российских разработчиков) значительно более гибкие в адаптации к нуждам конкретного российского предприятия. Часто предлагаются "конструкторы", с помощью которых можно практически полностью перекроить исходную систему, самостоятельно или с помощью поставщика установив связи между таблицами баз данных или отдельными модулями. Хотя общая конфигурация систем может быть достаточно сложна, практически все финансово-управленческие системы способны работать на персональных компьютерах в обычных сетях передачи данных Novell Netware или Windows NT. Они опираются на технологию выделенного сервера базы данных (file server), которая характеризуется высокой загрузкой сетевых каналов для передачи данных между сервером и рабочими станциями. В России систем такого класса были разработаны для промышленных баз данных Oracle, Sybase, Progress, Informix, SQL Server.

Недостатком таких систем является снижение уровня эффективности при работе на сложных конфигурациях сети и при увеличении объемов обрабатываемых данных

В настоящее время ООО «АФК – групп» не имеет возможности анализировать прибыльность, рентабельность подразделений, целесообразность ввода новых, улучшения существующих объектов с экономической точки зрения. Для решения проблемы автоматизации системы экономического анализа можно использовать множество программных средств. Рассмотрим два наиболее популярных из них: Система «Парус» и «1С: Предприятие 8.0».

«Парус» - простая и удобная, но в то же время мощная полнофункциональная система, позволяющая автоматизировать все учетные и управленческие задачи, характерные для предприятий малого и среднего бизнеса.

«Парус» обеспечивает:

• учет и обработку входящих/исходящих документов;

• учет ТМЦ с точностью до модификаций, упаковок, сроков годности;

• формирование более 15 видов товарных;

• автоматический расчет налогов;

• учет исходящих налоговых накладных;

• контроль оплаты товаров/услуг и ведение взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

• формирование аналитических отчетов по продажам, задолженности, прибыльности и рентабельности с построением графиков;

• учет комплектования/разукомплектования.

«1С: Предприятие 8.1».обеспечивает:

• оперативный учет 1С:

- учет различных видов товарно-материальных ценностей (ТМЦ);

- учет ТМЦ в различных единицах измерения (упаковках);

-оформление различных складских операций: перемещение, списание, оприходование, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов;

- получение отчетной информации;

• гибкий механизм ценообразования в 1С:

- автоматический расчет цен на основании цены другого типа и заданной торговой наценки;

- задание индивидуальных цен;

• автоматизация розничной торговли 1С:

- оформление розничных продаж;

- работа с дополнительным торговым оборудованием ЦКТ и др.

Для решения проблемы автоматизации экономического анализа удобно и целесообразно использовать программу «1С: Предприятие 8.1», в которой предусмотрены все необходимые функции, т.к. данный программный продукт уже внедрен на большинстве предприятий и переход в ближайшее время на другой не имеет смысла, потому что ни одна программа не имеет возможности реализовать упреждающую систему экономического анализа, а следовательно, потребует дополнительной доработки, что повлечет за собой лишние затраты.

Состав программ системы «1С:Предприятие» ориентирован на актуальные потребности предприятий. В основе систем «1С:Предприятие» лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений, но и обеспечивает их невысокую стоимость. Главное преимущество такого подхода – стандартизации разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

Платформа «1С:Предприятие» для всех прикладных решений независимо от отраслевой специфики и фирмы разработчика обеспечивает:

- возможность использования системы от локального компьютера до десятков пользователей в локальной сети;

- использование файлового варианта или варианта «клиент-сервер»;

- возможность развертывания работы на нескольких территориально удаленных точках с периодическим обменом информацией;

- возможность использования современных технологий (WEB, XML, интеграция с другими программными системами и различным торговым оборудованием).

Наличие единой технологической платформы и общей методологии позволяет создавать специализированные и индивидуальные решения на базе стандартных, добавляя в них только необходимые отличия, учитывающие специфику отрасли или конкретного предприятия.

С экономической точки зрения это позволяет обеспечить достаточно низкую стоимость отраслевых и индивидуальных решений, так как затраты на их создание существенно ниже, чем затраты на разработку программы «с нуля». Это обеспечивает высокую скорость создания и внедрения решений, так как максимально используется отработанная функциональность и методология, содержащиеся в типовых решениях.

Очень важным преимуществом такого подхода является унификация обучения пользователей. Например, обучившись на курсах по «1С:Предприятию» или имея опыт работы с какой-либо из программ, пользователь достаточно быстро осваивает возможности специализированных или индивидуальных решений.

Стандартизация программы также существенно упрощает и администрирование системы, так как функции администрирования практически не зависят от конкретного прикладного решения. Большинство системных администраторов и специалистов по автоматизации уже имеют опыт администрирования и модификации прикладных решений «1С:Предприятия». Опыт показывает, что освоение этих функций происходит очень быстро - в течение нескольких дней.