Розділ 3

РЕГУЛЮВАННЯ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ НА СУЧАСНОМУ ЕТАПІ

3.1. Загальні напрямки удосконалення складу й форм документів та методи обліку й скорочення документообігу як способи удосконалення діловодства в просеці діяльності

Процес документування досить трудомісткий.

Швидкість рукописного складання чернетки у 80 разів менша за швидкість мислення і в 20-25 разів — за звичайну швидкість мови. Слід враховувати, що такі операції в роботі з документами, як процес фіксації думки на обраному носії інформації, запис необхідних даних у документ, можливі математичні підрахунки, правильне розміщення реквізитів і тексту документа, зчитування та перевірка зробленого, збирання необхідних підписів, візування у зацікавлених осіб, погодження тощо переважають над процесами формування інформації, яку передбачається перетворити форму документа.

Це може бути пояснено певними недоліками технології і технічних засобів, недосконалістю схем класифікації документної інформації, відсутністю певної організації процесу управління та ін.

У результаті цього 30-40% робочого часу спеціаліста витрачається на виконання допоміжних робіт, пов'язаних з цими процесами.

Уніфікація управлінських документів - відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації на певному етапі розвитку культури суспільства в цілому. Її можна розглядати як один з головних методів стандартизації, що покликана забезпечити зведення об'єктів до раціональної номенклатури за формою і типорозмірами відповідно до функціонального призначення. Завданням удосконалення форм документів мусить стати формування та впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми і правила зіставлення та оформлення документів, забезпечити їх подальше застосування.

Сьогодні уніфікацію управлінських документів необхідно розглядати як організаційну діяльність, спрямовану на підвищення ефективності їх застосування у сфері управління. Завданням удосконалення форм документів при уніфікації має стати зменшення різноманітності документів за формою, типорозмірами та правилами оформлення. Це забезпечить скорочення часу на складання документів, їх оптимізацію, ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації та пристосування систем документації до умов функціонування систем електронного діловодства та процесів активного їх використання.

Культура документування вимагає створення єдиних правил складання і оформлення документів, застосування формуляр-зразків, які б визначали оптимальне розташування кожного елемента документа, склад інформації, характер її викладу і логічну послідовність оформлення. Важливу роль у зменшенні витрат часу на оформлення документів і раціоналізацію роботи управлінського персоналу має відігравати впровадження різноманітних фірмових бланків, застосування набору штампів, печаток та інших допоміжних засобів документування.

З метою підвищення рівня культури документування в апараті управління потрібно активно впроваджувати сучасні технології обробки інформації, вводити електронні обліково-реєстраційні картки, автоматизоване друкування і зчитування надрукованих матеріалів, ширше застосовувати технічні засоби: запис інформації на диктофонах, сканування, фотографування, ксерокопіювання, перенесення інформації на електронні носії. Доцільно також розробити внутрішньовиробничі стандарти, що визначають технологію та організацію управлінських процесів, включаючи роботу з документною інформацією.

Сьогодні діє майже два десятки уніфікованих систем документації, що також відносяться до цієї групи. Це перш за все державні стандарти, які визначають вимоги до складання документів, вимоги до побудови формулярів-зразків, систем організаційно-розпорядчої документації, вимоги до її оформлення за певними схемами класифікації документної інформації тощо.В управлінській діяльності, як правило, вирішуються завдання двох типів: оригінальні (нетривіальні) і однотипні. Оригінальні завдання не можна уніфікувати і стандарти вувати в повному обсязі, але для них можуть бути стандартизовані принципи рішення. Для повторюваних однотипних завдань у більшості випадків доцільно стандартизувати як технологію їх вирішення, так і форми подання інформації.

Під уніфікацією в широкому сенсі розуміється зменшення різноманіття типів та видів виробів однакового функціонального призначення. Стосовно до Управлінським документами уніфікація полягає у встановленні однаковості в складі і формах управлінських документів, що створюються в процесі здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

Стандартизація — це форма юридичного закріплення результатів уніфікації. У практиці вдосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності розробляються державні стандарти на термінологію діловодства та архівної справи і на вимоги до складання та оформлення управлінських документів.

Основна мета уніфікації і стандартизації — створення таких систем документації, застосування яких буде економічно ефективно, призведе до збільшення часу на творчі елементи управлінської праці, підвищить загальну культуру управління. Уніфікація і стандартизація документів — основні напрями вдосконалення документації, що ведуть до зниження витрат на управлінські документи.

Об'єктами уніфікації та стандартизації в управлінській діяльності є: — терміни та визначення, що використовуються при роботі з управлінням; — організаційні структури організацій, установ і підприємств; — класифікатори управлінських функцій;

— управлінська документація.

Документи давно стали об'єктами уніфікації і стандартизаціїції. У СРСР перші стандарти з'явилися в 1929 - 1931 рр.., І з тих пір, незважаючи на окремі перерви, ведуться роботи по уніфікації та стандартизації документів. В останні десятиліття до цієї роботи залучені всі провідні міністерства і відомства. Роботи з уніфікації та стандартизації активно ведуться і за кордоном. Стандартизацію документів протягом тривалого часу проводять національні організації із стандартизації ряду країн, різні міжнародні організації. Національні стандарти на документи існують у Німеччині, Бельгії, Великобританії, Норвегії, Швеції, Фінляндії, Болгарії та інших країнах.

У роботі з уніфікації документів, зокрема зовнішньоторгівельних, беруть участь понад десяти міжнародних організацій, в тому числі Комітет з розвитку зовнішньої торгівлі Європейської Економічної Комісії (ЄЕК), Міжнародна організація стандартизації (ІСО) та ін. Роль і значення уніфікації і стантизації документів особливо зросли у зв'язку із застосуванням в управлінні комп'ютерних технологій.

Уніфікація управлінських документів передбачає: уніфікацію складу і форм документів, що застосовуються для документування управлінської діяльності. Уніфікація складу документів організації полягає у відборі і закріпленні комплексу документів, необхідних і достатніх для вирішення управлінських завдань. У результаті уніфікації складу документів виключаються форми документів, не викликані дійсними потребами управління, і склад документів організації може бути значно скорочений. Уніфікація форм документів полягає у відборі й закріпленні в уніфікованих формах документів. Інформаційним показників і реквізитів, відповідних призначенням документів, і встановлення єдиних вимог до їх складання та оформлення.

Результати уніфікації складу документів отримують своє закріплення в Табелі форм документів, а результати уніфікації форм документів — у Альбомі форм документів, що застосовуються в діяльності організації. Приблизний Табель форм документів, що застосовуються в діяльності організації, — це перелік дозволених до застосування уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристик їх юридичного статусу, етапів підготовки і проходження.

Табель форм документів призначений для:

— оптимізації складу застосовуваних в організації форм документів і їх закріплення в єдиному нормативному документі;

— класифікації застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціями управлінської діяльності;

— уніфікації та нормативного закріплення процедури підготовки управлінських документів в організації;

— уніфікації форм документів організації;

— упорядкування документальної бази організації з метою підвищення ефективності використання комп'ютерних інформаційнихних технологій в управлінській діяльності.

У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді форми документів, що використовуються організацією для документування власної управлінської діяльності, і дозволеного здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів із зазначенням всіх або основних етапів підготовки та оформлення документа. Поряд з розробкою Табеля форм документів організації доцільно розробляти Альбом форм документів, що містить форми документів, включені до Табель, і що закріплює результати проведеної уніфікації складу і форм документів організації за функціями управління.

Застосування Табеля і Альбому форм документів забезпечує: - відповідність використовуваних форм документів важливість справ; - юридичну силу документів, що готуються в організаціїції; - оперативність реалізації управлінських функцій організації; - скорочення витрат робочого часу на складання, оформлення та обробку документів. Розробка Табеля форм документів включає наступні етапи:

1. Передпроектне обстеження.

2. Вибір форми Табеля.

3. Формування структури Табеля.

4. Відбір форм документів для включення в Табель.

Основні завдання передпроектного обстеження:

- визначення кола управлінських функцій і завдань, що вирішуються у діяльності установи;

-формування структури (вибір класифікаційної схеми) Табеля форм документів; -вибір найбільш доцільної форми Табеля з урахуванням специфіки діяльності організації та конкретних завдань, що стоять перед розробниками Табеля; -визначення масиву документів для включення в Табель.

У ході передпроектного обстеження документації організації вивчаються: документи, що становлять правову базу діяльності організації: законодавчі і нормативні правові акти вищих та центральних органів державної влади та управління, що регларегламентують різні аспекти функціональної діяльності організації, включаючи федеральні програми та інші акти, в тій чи іншій мірі зачіпають діяльність організації;

• організаційно-правова документація організації: статут або положення про організацію, положення про підрозділи, штатний розклад, регламенти роботи керівництва і колегіальних органів, правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції працівників;

• розпорядча документація організації: накази, укази, розпорядження керівництва, рішення колегіальних нарад органів по основній діяльності організації;

• комплекс документів, що становлять нормативно-методичну базу документаційного забезпечення діяльності організації і визначають склад і технологію обробки документів організації: інструкція з діловодства, правила складання та оформлення документів, технологічні інструкції по роботі з документами, номенклатура справ організації та інші;

• документація організації як мінімум за три останні роки її діяльності.

У ході обстеження виявляються документи, що характеризуються певною періодичністю їх створення, постійністю (або відносною сталістю) форми. Виявлення форм документів проводиться в кожному структурному підрозділі організації по кожному функціональному виду діяльності. Відомості про кожного виявленого документі фіксуються в Карті документа, в яку вносяться такі відомості:

повне найменування форми документа, включаючи заголовок до тексту документа, якщо він є;

функція управління і завдання (призначення документа), у процесі реалізації яких створюється документ (наприклад, для штатного розкладу організації: функція - організація системи, завдання - регламентація чисельного і посадового складу);

відомості про основні етапи підготовки документа: поділення-упорядник, зовнішнє і внутрішнє погодження, посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки), адресат документа, відомості про реєстрацію документа, контролі і місце зберігання оригіналу документа (або копії, якщо перший примірник документа надсилається до іншої установи).

Карти документів, заповнені в процесі обстеження документації організації, являють собою основний робочий масив, що використовується в подальшому для формування структури (класифікаційної схеми) Табеля і для добору форм документів для включення в Табель.

Одночасно з заповненням документів відбираються зразки кожної форми документа.

Зразки форм документів формуються в самостійний масив або супроводжують з відповідною картою документа. У будь-якому випадку масив відібраних форм документів в подальшому використовується для формування. Табель форм документів складається в табличній формі і з-тримає графи, в які вносяться відомості, що характеризують форму документа за різними параметрами: найменування форми документа, код форми по ОКУД, правова підстава застосування форми документа та ін.

Вибір конкретної форми Табеля залежить від завдань, що стоять перед розробниками Табеля. Якщо завдання Табеля - оптимізувати склад форм документів, що застосовуються в організації, він може включати тільки графи, які містять відомості про найменування форми, періодичності створення документа, правових підставах і підрозділі, відповідальному за підготовку документа. Якщо у задачі Табеля входить оптимізація процедури підготовки документів організації, названі вище графи повинні бути доповнені відомості про основні етапи оформлення документа. Якщо розробки Табеля переслідує більш широкі цілі - регламентацію процедур підготовки та обробки документів і в цілому - документообігу організації, - Табель повинен містити відомості про регістрації і контроль документів, місце зберігання оригіналу або які залишаються в організації копії документа, а при необхідності і вказувати тираж документів.

Для встановлення послідовності розташування форм доментів в Табелі необхідно вирішити питання про його внутрішній структурі, оскільки саме вона визначає угруповання форм доментів за відповідними розділами. Структура Табеля - це свого роду класифікаційна схема управлінських функцій і завдань, що вирішуються організацією.

Розділами Табеля можуть бути найменування структурних підрозділів організації або найменування управлінських функцій і завдань, що реалізуються у діяльності установи. Побудова Табеля за функціональною ознакою відповідно до управління функціями і завданнями краще, оскільки виключає необхідність коригування Табеля при змінах структури організації, набагато більш частих, ніж зміни у функціональному змісті діяльності. Крім того, формування Табеля за функціональним принципом дозволяє одночасно з удосконаленням документаційного забезпечення оптимізувати діяльність організації через побудову класифікації схеми її управлінської діяльності.

Альбом форм документів організації - це збірка еталонних уніфікованих форм документів, що застосовуються для документів діяльності організації. Уніфікована форма документа - це бланк з реквізитами, обов'язковими для конкретної різновиди документа, і уніфітовки текстом.

Мета розробки Альбому форм документів - регламентація форми та змісту документів, що використовуються в діяльності організації.

Розробка Альбому форм документів передбачає уніфікацію документів організації. Уніфікація форм документів полягає у: визначення інформації, необхідної і достатньої для рішення конкретних завдань управління;

встановлення оптимального набору реквізитів та показників для кожної форми документа, виключення дублюючих і невживаних показників; уніфікації тексту документа. Розробка уніфікованих форм документів включає етапи:

формування об'єкта уніфікації - вихідного масиву документів з управлінських функцій і завдань (відповідно до Табеля форм документів); аналіз документів і узагальнення результатів аналізу;

розробка еталонних зразків уніфікованих форм і формування Альбому форм документів.

Уніфікації можуть піддаватися всі створювані в організації види і різновиди документів, незалежно від частоти їх повторювали ряемості. Для розробки уніфікованих форм документів використовуються зразки документів, відклалися в архіві організації, і карти документів, отримані в процесі підготовки Табеля форм документів, при цьому для кожної типової си ¬ туації має бути відібрана не менше 3 -5 зразків документів. Збільшення кількості вихідних зразків документів підвищує надійності розробляється уніфікованої форми. Склад реквізитів уніфікованих форм документів і по-отже їх розміщення на бланку повинні відповідати ГОСТ 6.38-90 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Формою представлення уніфікованого тексту може бути: трафарет, таблиця, анкета. В одному тексті допускається поєднання особистої форми подання, наприклад текст у формі трафарету і таблиці та ін.

Трафарет - форма представлення граматично зв'язкового текста, що містить постійну інформацію і прогалини, призначений для заповнення їх змінною інформацією.

Таблиця - форма подання уніфікованого тексту, тримає інформацію, що є характеристикою ряду об'єктів по певному набору ознак. Таблиці використовуються, як правило, для представлення інформації, що є результатом аналізу та узагальнення, або облікової інформації.ПрослушатСловарь

Альбом форм, як і Табель форм документів, затверджується керівниками організації.

Альбом форм документів, що застосовуються в організації, повинен бути представлений у двох варіантах: паперовому, який у якості еталонного зразка зберігається в Службі діловодства організації (канцелярії), та електронної копії, яка зберігається в поділі, що відповідає за розробку та застосування в діяльності організації Табеля і Альбому форм документів. Електронна версія Табеля і Альбому форм документів повинна бути на кожному автоматизованому робочому місці.

Аналізуючи загальні напрямки удосконалення сладу і форм документів, можна сказати про те, що це значно впливає на скорочення документообігу в процесі діяльності.

Службою документаційного забезпечення організацій, як правило, щорічно проводиться облік кількості документів. Підсумки обліку повинні бути підставою для визначення штатної чисельності самої служби, планування, придбання технічних засобів обробки документів. Аналіз документообігу може показати загальну напруженість праці співробітників, динаміку цієї напруженості протягом року та іншу цікаву статистику.

Для того щоб ця робота приносила дійсну віддачу, її слід покласти в основу планування різних заходів щодо вдосконалення документаційного забезпечення і провадження ефективності проведення цих заходів. Такий підхід зумовлює певне ускладнення параметрів, за якими можливий облік кількості документів, і ставить методику проведення підрахунку в залежність від його цілей, але дає, в кінцевому рахунку, можливість багаторазового підведення підсумків по кожному з параметрів.

Кількість розмножених документів та їх тиражі служать основними вихідними даними при визначенні оптимальної технічної оснащеності і технології роботи копіювально-розмножувальної служби.

Обсяги виконуваних машинописних робіт при зіставленні з типовими нормами часу на машинописні роботи дозволяють визначити необхідну кількість технічного персоналу.

Показники кількості документів різних термінів зберігання дозволяють більш точно прогнозувати роботу відомчого архіву, необхідність і доцільність проведення робіт з мікро-фільмування документів.

Обсяг документообігу - основний засіб визначення реальних потреб в організаційній та обчислювальної технiки, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і побудови довідкового апарату.

Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, зафіксованих в місці обліку за вибраний відрізок часу; наприклад, кількість документів, отриманих та створених плановим відділом за період з 1 по 30 квітня. За одиницю підрахунку приймається як сам документ (оригінал), так і кожна його копія (тираж розмноження). Для спрощення підрахунку рекомендується документ, розмножений у 10 примірниках, враховувати як десять документів.

Якісний, всебічний, кваліфікований підрахунок і аналіз документообігу в організаціях слід проводити один раз на рік спеціально виділеної групою співробітників під керівництвом служби документації.

При цьому:

• підрахунок кількості документів здійснюється у місцях їх реєстрації за реєстраційними формами;

• незареєстровані документи підраховуються при поаркушному перегляді в місцях їх зберігання;

• кількість створюваних машинописних копій визначається по журналах реєстрації машинописних робіт у машбюро і шляхом опитування співробітників у структурних підрозділах при децентралізації машинописних робіт;

• підрахунок тиражів документів може здійснюватися по журналах реєстрації замовлень чи замовлень на копіювально-розмножувальні роботи;

• якщо в організації застосовуються уніфіковані форми та складено табель документів, куди включені і тиражі бланків, то в цьому випадку дані табеля використовуються при підрахунку кількості створюваних документів і доповнюються показниками загального тиражування їх розмноження;

• одночасно уточнюється правильність встановлення в табелі тиражування та реальна витрата паперу за цей же період;

• самостійно враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян;

• також самостійно, за обліковими картками і журналам, слід враховувати і документи на машинних носіях, документи на мікрофільмах на правах оригіналів, обсяг науково-довідкового апарату служби документаційного забезпечення. На латиницеСловарь

Тому вдосконалення документообігу в значній мірі пов'язане з вдосконаленням самої структури управління і не може розглядатися окремо. Завдання скорочення обсягу документообігу має два основних аспекти скорочення кількості створюваних документів і скорочення витрати паперу на виробництво документів. Головна умова скорочення обсягів документів - упорядкування документообігу. Основним методом тут виступає уніфікацію як окремих груп документів, так і всієї системи документаційного забезпечення. На практиці це виражається в створенні систем документації, суворо встановлюють склад дозволений до застосування форм і регламент користування ними.

Реальним шляхом скорочення невиправданого документопотока є підвищення якості самих документів як носіїв нормативної та іншої управлінської інформації. Текст документа, що відображає управлінську дію, доручення, рішення, повинен бути складений таким чином, щоб він містив тільки необхідну інформацію, чітко трактував сутність рішення і визначав реальні і обгрунтовані терміни виконання. На практиці, на жаль, часті випадки, коли документ надходить на виконання з вже простроченими термінами, коли суть питання так завуальована, що незрозуміло, позитивно чи негативно вирішене питання. Тому так важливо, щоб при підготовці документів максимально широко використувалися уніфіковані форми, текст яких вже продуманний і раціоналізований.

Маючи завдання скорочення витрати паперу і економію праці робітників апарату на підготовку і прочитання документів, доцільно скорочувати текст за рахунок: значного зменшення традиційних різного роду вступних частин і преамбул; виключення з службового листування невмотивованих персональних звернень і виразів подяки . Наприклад, є практика відмови від преамбули в рішеннях колегії і заміни її екземпляром довідки, підготовленої до засідання з даного питання (преамбулу, як правило, є передруком цієї довідки).

Реальним шляхом скорочення обсягів документації є побудова ефективних інформаційно-пошукових систем. Наприклад, кадровий наказ друкується в декількох екземплярах і підшивається в справу з наказами, до особової справи, у справу бухгалтерії, а може бути і в плановому і виробничому відділах. Причина такої багатотиражній у труднощі пошуку: кожен фахівець, якому Може знадобитися цей документ, вважає за краще зберігати його у себе, ніж довірятися ненадійному, а головне, тривалого пошуку.

У результаті обсяги документів значно збільшуються. Розробка добре налагодженої пошукової системи дозволяє різко скоротити дублювання, особливо при використанні комп'ютер і можливості отримати будь-яку наявну в організації інформацію на своєму робочому місці по мережі.

Паперовий документообіг може в ряді випадків бути заміненний використанням телефонного зв'язку та особистою домовленістю. Зменшення фізичного розміру документів - істотна сторона скорочення документообігу. Це завдання здійснюється нескладними методами, які, проте, пов'язані з подоланням деяких бюрократичних звичок. Наприклад, ще існує серед керівників думку, що «нагору» не можна надіслати документ на форматі А5, що бланк листа з кутовим розташуванням реквізитів менш «солідний», ніж з подовжнім розташуванням, і може як би принизити автора і т.п.

За сучасними правилами розмір бланка повинен залежати тільки від розміру тексту, а не від ступеня нашого поваги до адресата. Обсяг тексту може скорочуватися за рахунок застосування стандартних правил машинопису, що економить площу аркуша приблизно на 5%. Об'ємні документи довідкового характеру і довготривалого використування доцільно виготовляти з замінними сторінками, що дозволить не передруковувати весь текст при внесенні змін. Як було сказано вище, документообіг вдосконалюється шляхом раціоналізації та скорочення кількості форм документів; організації їх доставки; введення практики попереднього розгляду документів висококваліфікованим фахівцем і розподілу їх за виконавцями, минаючи керівництво установи; зведення до мінімуму ручних операцій і листування даних; приміненням засобів механізації і комп'ютерних технологій на всіх принципах руху документів; введення строгого контролю виконання документів.

Важливим сучасним засобом вдосконалення документообігу є комп'ютеризація операцій складання і обробки документів. Основний сенс його полягає в тому, що техніч кошти повинні застосовуватися на тих ділянках і такий продуктивності, які дозволять отримати економічний ефект, окупити витрати на їх придбання та експлуатацію. При вдосконаленні документообігу в умовах комп'ютеризації основне значення відводиться місцю і ролі тихніки в загальній схемі руху документів.

Побудова комп'ютерної мережі передбачає зміну потоків документів традиційної системи управління і все більшу їх реалізацію за допомогою комп'ютерних засобів. Важливе значення при цьому має прийнятий у системі управління порядок надання юридичної сили «машинним» документами, тобто документами, що створюється засобами електронно-обчислювальної техніки і особливо на машинних носіях.

Головне завдання полягає в тому, щоб уникнути паралельного участі в документообігу традиційної та «машинної» документації, яка містить дубльовану інформацію. Тому для використання працівниками апарату управління рекомендується спрямовувати лише перероблену і синтезовану документную інформацію, а вихідну передавати на зберігання в архів безпосередньо після перенесення даних на комп'ютерний носій.

Прослушать

Словарь