Розділ 1.

ДІЛОВОДСТВО – ІСТОРІЯ ВИНЕКНЕННЯ ТА ЕТАПИ ФОРМУВАННЯ

1.1. Історичний аспект виникнення діловодства в Україні та його основні етапи

Зародження діловодства в Київській Русі пов'язується з формуванням її державності та необхідністю оформлення офіційних доку­ментів, передусім дипломатичних угод з іншими державами, зокре­ма, з Візантійською імперією. У першу чергу маються на увазі договори русів з візантійцями, укладені у X ст. Цілком зрозуміло, що у да­ному разі йдеться про візантійську практику оформлення договорів. Разом з тим, ймовірно, що у подальшому в Київській Русі могли бути сприйняті й форми інших видів ділових документів, вироблені візантійською імператорською канцелярією, зважаючи на досить високу міру культурного впливу Візантії, на Русь і встановлення родинних зв'язків можновладців.

Такі свідчення побічно надають металеві печатки, що підвішувалися до документів, вони є досить частими археологічними знахідками (чи не найдавніша з відомих сьогодні належала князю Святославу Ігоровичу), хоча майже всі вони без документів. Первісно ці булли наслідували візантійським зразкам, містили грецькі написи (ім'я святого патрона, ім'я й титул володаря), деякі з них, за припущенням дослідників, було виготовлено у Візантії.

Наприкінці XI ст. їх змінюють печатки з греко-руськими написами, а з початку XII ст. оформлюються печатки так званого ру­ського стилю. Саме наприкінці XI ст., за думкою В. Яніна, відбу­вається уніфікація булл. Для початкового періоду нам не відомі якісь прийоми роботи з офіційними документами, проте одна риса все ж та­ки є - це зафіксування копій текстів договорів з візантійцями у лі­тописах. Разом з тим, виникає питання - чи відбувалося таке вне­сення відразу до поточного літописання, чи це результат праці ав­тора літопису з джерелами під час створення узагальнюючого історичного твору. Слід зауважити, що практику внесення копій текстів документів до літописів було продовжено й надалі. Наприклад, три види княжих грамот, писаних на Волині у ХIII ст., - заповіт, акт на володіння та акт накладання податку, вміщено до Галицько-Волинського літопису.

Отже, Х-ХІ ст. можна вважати початковим етапом з точки зору формування характеристик певних первісних форм документів, сприйняття іноземних і вироблення власних емпіричних правил їх створення. Друга половина XI - середина XIII ст. характеризуються певним розвитком офіційних документів, зокрема, згадуваною вище еволюцією печаток. Передусім, відбувається диференціація самих документів за певними жанрами чи номіналами. Починають виріз­нятися листи таємного змісту, для засвідчення яких, за думкою до­слідників, використовують печатки з написом «ДЬН'ЬСЛОВО». Фео­дальна роздробленість Русі у XII—XIII ст. зумовила утворення кан­целярій удільних князів. Цей час характеризується збільшенням ство­рюваних офіційних документів, урізноманітнюється склад осіб, які мали право від свого імені видавати чи направляти документи (за даними сфрагістики), - світських (князі, їх дружини) і духовних во­лодарів (митрополити, єпископи), урядовців чи військових чинів (боя­ри, тисяцькі). Про це побічно свідчать і кількісні дані про знахідки печаток, зокрема, під час археологічних досліджень у залишках при­міщень рядових городян. Можна припустити, що формуються різні риси оформлення документів на півночі та півдні Русі, про що свідчать дані сфрагістики. Так, на півдні кількість археологічних знахідок металевих булл, датованих XII ст., порівняно з попереднім періодом значно зменшується, а в культурних шарах ХIII ст. зника­ють зовсім, у той час як на півночі ними продовжують користувати­ся. Як вважає В. Гавриленко, це може бути пов'язано з поширенням на півдні практики застосування підвісних сургучевих чи воскових печаток, рівень збереженості яких значно нижчий ніж металевих.

Від середини XIII - до середини XIV ст., у зв'язку з татаро-монгольським загарбанням більшої частини півдня Київської Русі, змі­нюється політична ситуації в українських землях. Можна припус­тити, що у не поруйнованих містах (наприклад, Чернігові), які пе­ребували під владою Золотої Орди, створювалася певна кількість документів, що продовжували традиції давньоруського діловодства. З канцелярій галицько-волинських правителів за період від 1282 до 1341 рр. збереглися переважно акти, що були написані відповідно до загальноприйнятих на той час правил дипломатики латинською мовою й надіслані князівськими і міськими канцеляріями Галичини і Волині за кордон.

Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладення угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність тощо. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорів Русі з іншими країнами розміщувалося у Михайлівському приділі Софійського собору. Одним з найбільших сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.

Стара Русь залишила нам величезну спадщину. Якими б численними не були пожежі в її дерев'яних містах і селах, як не страждала вона від внутрішніх усобиць і навал зовнішніх ворогів, все-таки від неї нам залишилася безліч рукописного матеріалу у вигляді книг і грамот (документів).

Рукописних книг за період від XІ до XІV століття включно налічується більше 500; число рукописних книг за наступний час до кінця XVІІ століття можна визначити лише приблизно: близько 25000.

Що ж до числа грамот, то їх кількість взагалі не можливо визначити точно. Один Київський Центральний Архів зберігає 454 980 грамот; Московський Архів Міністерства Юстиції, очевидно, у кілька разів більше, ніж Київський Архів. Крім того, є ще інші більш-менш значні архіви.

З давньоруської доби зберіглися найдавніші рукописні книги: «Остромирово Євангеліє» 1056-1057 рр. та «Ізборник Святослава» 1073 і 1076 рр., твори оригінальної давньоруської літератури «Поученіє к братії», «Слово про закон і благодать» та іні.

Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права, є «Правда Руськая», або, за прийнятою в науці назвою, «Руська Правда» (термін «правда» тут означає закон). Оригінал цього документа не зберігся.

Документи, або тогочасні пам‘ятки письма отримали узагальнену назву грамота (з грецьк.: письмена, літери, у пізнішій грецькій мові це слово означає «письмо»). У давнину грамотою називався невеликий за розмірами пам‘ятник письма. Так, у ХIII ст. новгородець Климент називає грамотою свій духовний заповіт. На початку ХII ст. Володимир Мономах, у звертанні до своїх дітей використовує слово «грамотица». Пізніше, починаючи з XIV ст., слово грамота в Московській Русі застосовується дуже часто, а в Південно-Західній Русі (або литовської) до обігу входить і живе до XVIII ст. слово «лист». Крім того, замість грамоти, іноді зустрічається слово «хартія» (грецьк.); так, у договорі Олега з греками: «еже есть написано на харатьи сей» тощо.

Грамота звичайно являє собою аркуш пергамента або паперу з текстом на одному боці. Величина цього листа у давнину співвідносилася з величиною текста і літер; особи відправника і отримувача, призначення грамоти не впливали на її величину. Так, найстарша руська грамота великого князя Мстислава Юріїву монастирю першої половини ХII ст. (т.зв. Мстиславова грамота), не зважаючи на свій розкошний вигляд (золочену печатку та ін.), має дуже скромні розміри. Іноді грамоти взагалі писалися практично на клаптиках. Лише в XVI і XVII ст., спочатку в південно-західній, а потім і в Московській Русі, великі князі і царі починають у важливих випадках писати грамоти на великих листах пергамента або паперу, причому користуючись найкращими її сортами.

Важливими документами тогочасної епохи були:

1. Княжі устави і «уроки», церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Так. «Устав Володимира Мономаха» став доповненням і своєрідною структурною частиною зводу законодавчих актів древньослов‘янського права – «Руської Правди». Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя, судові стягнення.

2. Перші міжнародні акти – договори Київської Русі з іноземними державами. Відомі чотири договори Русі з наймогутнішою тогочасною країною Візантією (угоди 907 і 911 рр. князя Олега, 944 р. князя Ігоря і 971 р. князя Святослава). Договори 911 і 944 рр. були писані грецькою і руською мовами. Взагалі ділова документація, як і інші письмові пам‘ятки, була складена старослов‘янською мовою, що змішувалась зі значним масивом українських слів.

Аби скласти цілісне уявлення про зародження порядк роботи з документами, необхідно звернутися до найдавніших документів, які надійшли до нинішнього часу – договорів Русі з Візантією 911 та 944 років. Стаття 1 договору 911 року підкреслює необхідність закріплення дружби між державами в письмовій формі («писанням»). Зі статті 15 того ж договору дізнаємося про порядок його оформлення: договір складався в двох примірниках («на двою харатью»), один з яких представяв руську сторону, другий – візантійську. Руський примірник скріплявся печатками і підписами послів і купців, тобто представниками руської делегації, і залишався на збереженні у Візантії. Відповідно, візантійський примірник залишався у великого князя.

Договір 944 року є ще більш конкретнішим. Насамперед у заголовку зазначається порядок написання договору: «И приведоша Руския слы, и велеша глаголати и писати обоих речи на харатью». Візантійський примірник договору з зображенням хреста (спосіб скріплення візантійських грамот) і іментами послів і купців відправлявся разом руськими послами великому князю, який мав після отримання договору разом зі своїми людьми примягнути, що буде дотримуватися зазначеного у договорі.

Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на русі був пергамент (особливим чином оброблена теляча, бараняча або козяча шкіра), який у документа згадується як «хартія», або «телятина».

Найдавнішою формою документа на Русі була грамота – окремий аркуш пергамента шириною близько 15-17 см. Документ мав форму стовпця («столпа»): один аркуш пергамента підклеювався до іншого вузьким боком. Якщо документ втрачав цінність, пергамент зчищували, підрівнювали, обрізували затріпані місця і знову використовували для записування інформації.

По мірі накопичення навичок у створенні документів почали вироблятися формуляри – зразки документів, усталені мовні формули, які застосовувалися у найпоширеніших документам, процедура підготовки документів: чернетка, редакція (варіант), біловик (кінцевий варіант документа), а також прийоми засвідчення документів, закликані запобігти підробці документів.

Зі збільшенням числа створюваних документів змінювалася графіка письма: спочатку використовувалася уставна манера письма – виписування літер з прямими обрисами, але у XIV ст. почав використовуватися напівустав, який прискорив процес письма за рахунок виносних знаків над рядком і скорочення окремих слів. Літери писалися з нахилом, з’являються ламані лінії і гострі кути. Документи писалися суцільним текстом, без розділяння на окремі слова. Зі знаків пунктуації до XIV ст. почала використовуватися лише крапка на кінці речення.

Отже, вже в ті далекі часи документ служив гарантією виконання зобов‘язань, і йому надавалось велике значення. Найважливішими центрами створення та зосередження до­кументів періоду Київської Русі та Галицько-Волинської держави були великокнязівські та удільнокнязівські канцелярії, церковні феодальні організації (митрополичі та єпископські кафедри, церкви і монастирі). У документах означеного періоду, переважним чином, за­фіксовано політичні, економічні, культурні факти, явища, процеси давньоруської державності, які дають уявлення про: формування апа­рату державної влади та управління, складання вотчинної системи землеволодіння церковних і світських феодалів, зростання майнової нерівності, розгортання стосунків Великого князя київського з удільними князями, становлення місцевого самоврядування, правової системи, зовнішньої політики, дипломатичних стосунків з іншими державами, ролі церкви у суспільстві тощо. У Давньоруській державі поступово складалися традиції створення документів, їх обробки і зберігання, почав формуватися професійний цех спеціалістів по роботі з документами – дяків, піддячих, переписувачів, з’явилися передумови до законодавчої регламентації діловодства, яка знайшла свій розвиток у пізніші час.

Протягом XIV ст. всі українські землі поволі входять до складу нового політичного організму – Литовської держави. З самого початку організації державного життя Литва мусила взяти собі за зразок державне врядування в тій формі, якій воно велося на руських землях, запозичила культурні звичку у русинів, які більш ніж три сторіччя, мали свою державу, писану літературу, державний апарат не гірші від західноєвропейських.

Усе центральне урядування державою було зосереджено в руках Великого князя і «Ради Великого князівства Литовського». Тому маємо один архівний фонд Державної Канцелярії, в якій було зосереджено все державне урядування: і фінанси, і державне господарство, й віськові справи, і зносини з чужоземними державами, і вищий суд князя. Тобто всі акти, що видавалися від імені князя Литовського, зосереджені в одному архіві, що одержав назву Метрика.

Литовська Метрика (від польск.: metryka - архів) – зібрання актів і давніх документів (у копіях), складене в державній канцелярії Великого князя Литовського. Включає близько 600 рукописних книг.

Усі акти, що виходили від імені князя Литовського, мали бути записані у книги Метрики – для «лепшое твердости», для подальших довідок тощо.

Підсумовуючи розвиток діловодства на території України умовно його історію можна поділити на такі етапи:

І етап охоплює часи княжої України - Київської держави (Х-XIII ст.) і Галицько-Волинської держави (ХII-ХIV ст.). Основними документами є літописи, які збереглися у вигляді літописних кодексів (Іпатіївський кодекс, 1425 р.; Лаврентіївський кодекс, 1377 р.), актів (міжнародні договори з Візантією), княжих грамот (грамоти галицько-волинських князів ХIV ст.), правових кодексів ("Руська правда", церковні устави).

II етап охоплює часи литовсько-польської доби (XIV-XVII ст.). Ділову сферу представляють грамоти великих князівлитовських і королів польських, акти сеймів, "Литовськаметрика", "Коронна метрика", "Судебник Казимира", Литовський статут, акти трибуналів, актові книги міськихі земських судів, акти магдебургій (міські книги), акти йдокументи церковних інституцій, приватні документи(маєткові та фамільні). Поважне місце займають тогочасні джерела чужоземного походження: документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські,турецько-татарські, спогади західноєвропейських мандрів­ників, листи, щоденники, описи ("Щоденник" Е. Лясоти, "Опис"Г. ле Вассера де Боплана).

ІІІ етап охоплює часи гетьманської України (XVII -перша половина XVIII ст.). У цей час зростає диференціація документних джерел і збільшується загальна їх кількість. Українське походження і зміст документів визначили державний характер гетьманської України.

Основними джерелами цієї доби є: міжнародні договори (гетьманські статті XVIII -ХІХ ст.), конституції (Бендерівська конституція 05.04.1710р), універсали та листи гетьманів, акти Генеральної військової канцелярії, акти. Генерального військового суду, акти Генерального скарбу, акти Генеральної канцелярії, акти полкової адміністрації і судочинства, акти сотенних урядів, акти міського самоврядування (магістратів і ратуш), акти й документи церковних та культурно-освітніх інституцій.

ІІІ стан - друга половина ХVIII-ХІХ ст. позначений процесами залежності України від московської царської, а згодом російської імперської влади, що зумовило появу таких видів офіційних історичних джерел, як документи російського уряду, що стосуються України, документи російських установ, що діяли на території України ("Малороссийская\ коллегия", "Канцелярия министерского правлення Мароссийских дел").

Після скасування української автономії у другій половині XVIII ст. з'явилися документи російських установ, які керували Гетьманщиною (намісництва, генерал-губернаторства). Серед документів можна виділити "Права, по каким судитея малороссийский народ" (1743 р.), "Полное собрание законов Российской Империи". Велику вагу мають приватні документи: матеріали маєткових і фамільних архівів, щоденники, мемуари, листи. Нову своєрідну групу становлять документи фабрично-заводських архівів України (починаючи з XVII ст.). Тексти літописів цього періоду (Самовидця, Самійла Величка, Григорія Граб'янки), крім суто літописного матеріалу, містять усілякі документи (універ­сали, листи). Різноманітні відомості відображають чужоземні джерела - московські, польські, турецько-татарські, молдав­сько-волоські, угорські, шведські, західноєвропейські до­кументи, щоденники, спогади, листи. Поряд із рукописними джерелами з'являються і друковані, що пов'язано з розвитком книгодрукування в Україні.

V етап охоплює радянський період, для якого характерно усунення української мови з ділового усного і письмового мовлення.

VI етап - з 24 серпня 1991р. бере початок документування ділових паперів у незалежній Україні. Надання українській мові конституційного статусу державної мови закладає основи широкого її впровадження і використання в усіх сферах офіційно- ділового життя суспільства. Відбувається процес диференціації та спеціалізації документних систем (зовнішньоекономічної, банківської, юридичної, дипломатичної та ін.). Для усіх, сфер суспільної діяльності властиве функціонування розгалуженої системи управлінських документів.