2.4.Типові етапи процесу документування діяльності

Процес документування діяльності установи, організації, підприємства включає роботу з документами. Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в організації системи управління і відображує його технологію. Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається, як зазначає Т.В. Кузнєцова [84, с. 38], основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій. Особливо це очевидно при автоматизації руху документів, переданні документів від одного виконавця до іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій і т.д., що й визначає рівень культури документообігу в організації.

Культура організації документообігу — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов'язаних з обробкою і рухом готових документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні системи, їх розподіл, реєстрацію і доставку виконавцям, переміщення всередині організації, захист від несанкціонованого доступу, відправку чи передачу в архів. Документообіг є складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю організації. Організація документообігу включає всі операції з прийому, реєстрації, передачі, складання, узгодження, оформленню, посвідченню та відправлення документів.

Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отриння) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил: • максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій з обробки документів і управлінських ланок, не обумовлених діловою необхідністю); • виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування та погодження ¬ ня і т.д.); • максимальна однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, що виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.

Дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок: • прямоточності напрямки документопотоків, винятку дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів; • ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційно-раціональному завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.

Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.

До якісних характеристиках документообігу відносяться: • характеристики документопотоків (склад документів, їх зміст); • маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів); • періодичність (стадії документообігу); • спрямованість руху.

Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також по реєстраційних формах у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти, звернення громадян та ін), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.

Як вже зазначено вище, організація роботи з документами залежить від обсягу документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду послідовних операцій: прийом документів, їх розподіл і направлення на виконання, виконання і відправка.

Незалежно від обсягу діяльності організації, операції по прийому і відправлення документів зазвичай проводять централізованно. У структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого ділянки - експедиції, як одного із структурних підрозділів служби. В організаціях, які не створюють свою службу діловодства, прийом і обробка документів, операції з їх відправки виробляються централізовано секретарем.

Рекомендації з прийому та відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, тобто проходження документа по маршруту з мінімальними витратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше доставляти документи виконавцям, механізувати первісну обробку документів і скоротити її строки, вести облік витрат на обробку документів, облік обсягу документообігу.

Доставка документів відбувається поштою, телеграфом, курєрами. У сучасних умовах поряд з цими способами доставка надходження документів здійснюється через комп'ютерні мережі, електронну пошту, факсимільний зв'язок. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортованих документів по осередках сортувального шафи, звідки документи забирають секретарі структурних підрозділів. У невеликих організаціях секретарі використовують папки-реєстратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцем.

Практично у всіх сферах управління використовуються комп'ютери, у зв'язку з чим корінні зміни відбуваються у процедури отримання та відправлення документів. З поширенням факсимільного зв'язку і факс-модемних пристроїв для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-якого міста. Факс-модем дозволяє з'єднувати комп'ютери один з одним по телефонних лініях і передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронної поштою і підключатися до міжнародних глобальним компютерних мереж.

Для аналізу і фіксації руху документів досить простими і научним засобом є складання графічних оперограмм і табличних маршрутно-технологічних карт, в яких поетапно відображаються операції, що проводяться над документами, їх виконавці, порядок виконання операцій. Маршрутно-технологічні карти можуть бути доповнені тимчасовими, а через них і фінансовими витратами на кожному етапі проходження документів.

Особливістю аналізу документопотоків є включення в дослідження не тільки самих процесів обробки документів, але й попередніх їм етапів формування змісту проектів документів та надання цим проектам юридичної сили документів. Маршрутно-технологічна карта підготовки ініціативного листа з повідомленням про проведення конференції для 100 адресатів на двох аркушах наводиться в (додатку 5). Оперограмми представляють собою графічну інтерпретацію процесів складання документів як за операціями формування міститься в них, так і за операціями обробки самих носіїв інформації. За допомогою оперограмм можна систематизувати зміст, раціоналізувати маршрути документів, визначити види робіт з документування управлінських процесів.

Крім оперограмм і маршрутно-технологічних карт для наочного уявлення, швидкого вивчення порядку складання і обробки окремих документів, а також навчання цьому знову прийнятого персоналу з мінімальними витратами можуть бути використані й інші методи наочного подання інформації: технологічні ланцюжки, графіки, схеми , документограмм. На основі побудови документограмм, наприклад, визначається кількість документів в структурному підрозділі організації , склад виконавців, порядок руху документів.

Згідно з рекомендаціями Основних положень ДСТУ, передача документів між структурними підрозділами (з експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи) здійснюється через секретарів цих підрозділів чи посадових осіб, які відповідають в них за роботу з документами.

Розглянемо основні етапи обробки документів.

В організації роботи з документами провідне місце займає постановка реєстрації документів. Саме ця ділянки роботи зумовлює в подальшому швидкий пошук необхідної інформації та документів, забезпечення оперативного вирішення управлінських завдань.

Реєстрація документів - це ключовий момент в організації діловодства. Одна з найважливіших завдань служби діловодства в будь-який час і в найкоротший термін видати потрібну довідку по документу і знайти сам документ. Це можливо зробити, тільки володіючи всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів. Для цього треба враховувати всі документи, що проходять через установу, як одержувані, так і створювані в ньому, тобто документи повинні бути зареєстровані.

Реєстрація визначається як запис облікових даних про документи за встановленою формою. Як випливає з визначення, реєстрація насамперед надає юридичну силу документом, тому що фіксує, підтверджує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджено.

Реєстрація - один з початкових етапів роботи з отриманими документами. Реєстрація переслідує три мети: облік документів, контроль за їх виконанням і довідкова робота за документами.

Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами. З вхідного документа в процесі реєстрації в реєстраційну форму виписуються, як правило, такі відомості: • дата отримання; • вхідний реєстраційний номер, що присвоюється документу установою-одержувачем; • дата документа; • реєстраційний номер документа, присвоєний йому установою-відправником; • автор (кореспондент), чий це документ; • заголовок (про що документ); • резолюція; • термін виконання; • виконавець (хто з ним працює); • хід виконання (фіксуються всі передачі документа і результат виконання); • номер справи (куди документ поміщений після виконання).

Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів: журнальна, карткова і автоматизована електронна (на ПЕОМ).

Журнальна система реєстрації потрібна тоді, коли облік документів виступає на перше місце, запобігає претензії з боку громадян, конфліктні ситуації і т.п., наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Банки, наприклад, ведуть журнали обліку договорів про депозитний вклад, рахунків фірми. Журнальна система реєстрації використовується в роботі з документами обмеженого доступу: секретними, конфіденційними. Для кожної категорії документів звичайно розробляється своя форма журналу з різним ступенем дробности відомостей про документ.

Журнальна система зручна і в тому випадку, коли в організацію надходить дуже незначна кількість документів.

Для організацій, що мають значний документообіг, журнальна форма реєстрації в даний час не застосовується (застаріла), тому що має ряд істотних недоліків:

Перевага карткової системи реєстрації полягає в наступному: • реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників; • картки можна виготовити в необхідній кількості примірників і, отже, відпадає необхідність у повторній реєстрації документів у структурних підрозділах; • картки «рухливі», їх можна систематизувати за різними ознаками і створювати картотеки. Таким чином, карткова система реєстрації забезпечує інформаційно-довідкову роботу; • карткова система реєстрації дозволяє відразу ж один екземпляр картки передати в строкових картотеку для контролю за виконанням документів.

Переваги карткової системи реєстрації дозволяють значно підняти рівень організації діловодства обслуговування в установі.

Форма картки (РКК - реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.

Можна запропонувати наступну форму реєстраційної картки на форматі А5 (148 × 210) або А6 (105 × 148): Викреслити на форматі А5 або А6 таку форму картки, її розмножують на ксероксі, вибравши досить щільну папір. Для різних реєстрованих груп документів можна використовувати картки різних кольорів, колірні смуги по верхньому полі або по діагоналі. Сьогодні ручна карткова система реєстрації повсюдно замінюється найбільш раціональної реєстрацією документів на комп'ютері. Реєстрація документів на комп'ютері дозволяє: • реєструвати документи на різних робочих місцях; • організувати децентралізовану реєстрацію документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про документи (як внутрішніх, так і надійшли) в єдиній базі даних організації; • на основі бази даних організувати інформаційно-довідкову роботу; • організувати контроль за виконанням документів.

Найбільш зручна (пропонується більшістю комп'ютерних програм) виводиться на екран форма реєстраційної картки, до якої заносяться відомості про документ.

У вигляді списків, що розкриваються, як правило, використовуються поля: • вид документа,так як кількість видів документів обмежена; • автор резолюції - список керівних осіб організації; • структурний підрозділ - список структурних підрозділів; • виконавці - як правило, це поле складається з двох частин назви (і / або індексу) структурного підрозділу і прізвища та ініціалів виконавця. Цей список, як і список «автор резолюції», може бути пов'язаний з базою даних по кадрах організації і автоматично коректуються при кадрових змінах; • номер справи - пов'язаний з номенклатурою справ організації; • пов'язані документи - в цьому полі встановлюється зв'язок реєстрованого документа з іншими (наприклад, документ-відповідь пов'язується з ініціативним документом).

Слідуючий етап включає в себе контроль за виконанням документів.

Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за 30 календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

• постановку документів на контроль, формування картотеки;

• контрольованих документів;

• перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

• попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

• інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);

• зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.

РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, накази, рішення).

В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів.

При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Після виконання документ знімається з контролю, та ж особа робить помітку на документі (РКК) про зняття з контролю.

Розглянемо правила формування справ.

Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, способів та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи.

Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку і систематизуються усередині справи.

Примірною інструкцією з діловодства визначено: "Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ".

Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із великим обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.

Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідальним за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Контроль за правильним формуванням справ здійснюється службою діловодства.

Установлюється такий порядок групування документів у справи:

• у справи вміщуються тільки оригінали документів або, в разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

• не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

• документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в установі;

• документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду (постійного зберігання), та документи тимчасового, зокрема тривалого (понад 10 років) зберігання формуються в різні справи.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

• до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

• до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а відтак документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

• документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.

Підготовка й передання справ до архіву установи

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів установи за рішенням її керівника.

Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи після закінчення діловодного року, потребують оформлення.

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу. Повне оформлення справи передбачає: оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису справи; складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи; підшивання оформлення обкладинки справи; внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи.

Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:

• підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі;

• складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Оформлення справ проводиться співробітниками служби діловодства й відповідних структурних підрозділів, із питань діяльності яких відбувається формування справ, за методичною допомогою архіву установи.

Нумерація аркушів справ. Із метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів підсумкового напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Складання внутрішнього опису документів справи. Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, що містять унікальні документальні пам'ятки, документи з грифом "Для службового користування", особові, су-дово-слідчі справи тощо. Потреба складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства установи.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їхні індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та літерами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх вилучення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо), і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.

Складання засвідчувального напису справи. Засвідчувальний напис справи складається для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей.

Оформлення справ. Справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу оправляються у тверду палітурку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, шпильки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

Оформлення обкладинок справ. Обкладинки справ постійного, тривалого, тимчасового зберігання та з особового складу оформляються за встановленою формою.

На титульному аркуші справи зазначаються реквізити: назва підприємства, організації, установи; назва структурного підрозділу; індекс справи; заголовок справи; дата справи (тому, частини); кількість аркушів у справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи.

Реквізити, що проставляються на палітурці справи, оформляються: назва підприємства, організації, установи зазначається в називному відмінку повністю з вказівкою офіційно ухваленого скороченого найменування, яке зазначається в дужках (або без них) після повної назви; назва структурного підрозділу - записується назва структурного підрозділу відповідно до затвердженої структури; індекс справи - проставляється цифрове позначення справи за номенклатурою справ; заголовок справи - переноситься з чинної номенклатури установи; дата справи - зазначається рік (роки) початку й закінчення справи в діловодстві.

Перед передаванням справ до архіву установи в текст на їх обкладинках вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинках змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності, вказівки на копійність документів тощо).

На обкладинках справ проставляються дати документів, уміщених у кожну справу. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то на кожному з них проставляються крайні дати документів.

У разі зазначення точних календарних дат вказуються число, місяць і рік. Число та рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться літерами.

На обкладинці справи проставляється її номер за описом і, за погодженням з архівом установи, номер опису та номер архівного фонду.

У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) упродовж періоду, що охоплює документи справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

Написи на обкладинках справ робляться чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

У разі вміщення у справу титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці справи зазначаються тільки номери архівного фонду, опису і справи.

Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи

Згідно із Законом України "Про інформацію" зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Документи, а отже, і їх змістовна складова - інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їхнього створення, зберігаються за місцем формування справ від моменту надходження (створення) й до передання їх до архіву установи згідно із затвердженою номенклатурою. У невеликих установах справи зберігаються централізовано в службі діловодства.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах їх збереженість забезпечується керівниками структурних підрозділів і посадовими особами, відповідальними за діловодство в зазначених підрозділах. У робочих кімнатах справи мають зберігатися в шафах і столах, що зачиняються.

Надання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам установи або іншим установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи (додаток 1.4 1), в якій зазначаються: назва справи, індекс за номенклатурою, дата видавання, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Для забезпечення схоронності документів справи мають зберігатися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.

Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря. На стрічці й коробці роблять відмітку про дату засідання та час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їхню схоронність.

Вилучення документа із справи постійного терміну зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

Підготовка справ до зберігання та використання

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передавання в архівний підрозділ установи включає:

• експертизу цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передачу справ до архівного підрозділу установи й забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів в установах. Експертиза цінності документів передбачає всебічне вивчення цих документів для оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи цінності документів є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду України або виключення документів з нього, а також для встановлення термінів тимчасового зберігання документів.

Опис справ структурного підрозділу установи складається в двох примірниках, перший з яких передається разом зі справами до архіву установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

Описи справ структурних підрозділів установи є підставою для складання зведеного опису справ установи.

Передавання справ до архіву установи. До архіву установи передаються справи постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ структурного підрозділу для передання до архіву установи включає перевіряння правильності формування документів у справи, оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі, затвердженій керівником установи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.

У разі відсутності справ структурних підрозділів, які обліковуються в описах, уживаються заходи щодо їх пошуку, що вже наводилися.

Прийняття кожної справи проводить працівник архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття тієї або іншої справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву установи, номери справ, яких не вистачає, дату приймання-передавання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

Справи до архіву установи доставляють працівники її структурних підрозділів.

При більш складних методах обробки зібраних відомостей, гене-рування нових ідей, проектування банку даних аналіз відбувається за допомогою побудови інформаційних моделей.

Складені тим чи іншим методом моделі організації документообігу можуть мати самостійне значення і повинні бути затверджені як нормативних документів організації. Однак на практиці з зручності користування, традицій, моделі організації документообігу включаються в інструкції з діловодства.