2.2 Єдина державна система діловодства

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців. У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання документів.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання документів. Найбільш важливі питання діловодства в закладах визначають основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД). Вона являє собою систему документа-ційпого забезпечення управлінської діяльності, яка визначає типові процеси документування і організації роботи з документами. ЄДСД — науково впорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, які визначають і регламентують діловодні процеси. Положення ЄДСД, правила їх застосування визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України, міністерствами, відомствами в інструкціях з діловодства. Створено систему нормативної документації з діловодства на різних рівнях: загальнодержавному, галузевому, на рівні окремої установи. Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року за № 1153 затверджено "Примірну інструкцію з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади". У міністерствах розроблено, затверджено і впроваджено в практичну діяльність відповідних галузей типові інструкції з діловодства, зокрема у 1998 році затверджено інструкцію з діловодства у Міністерстві освіти України. Специфіку діловодних процесів установ регламентовано в затверджених ними інструкціях з діловодства, наприклад, відповідно до наказу від 02 грудня 2002 року № 540-1-10 набула чинності інструкція з діловодства Національного університету '"Львівська політехніка".

Основні положення ЄДСД визначають правила документування організаційно-розпорядчих документів (ОРД) та роботи з ними. На решта документації (планову, статистичну, бухгалтерську, кадрову) основні положення ЄДСД поширено щодо загальних принципів роботи з документами і підготовки їх для передавання в архів. ЄДСД охоплює:

• єдині правила складання та оформлення документів;

• раціональні принципи документообігу;

• єдині правила створення реєстраційно-довідкового апарату;

• правила створення номенклатур і принципи формування справ;

• правила підготовки справ до зберігання і використання;

• рекомендації для підвищення ефективності праці вділоводстві;

• впровадження механізації та автоматизації в діловодстві.

Деякі положення ЄДСД мають обов'язковий характер, інші - рекомендаційний. Обов'язкові до виконання всі положення, які встановлено державними стандартами України, законодавчими актами, рішеннями керівних органів. Впроваджуючи ЄДСД, необхідно враховувати можливості і потреби певного управлінського апарату, передовий досвід організації діловодства.

ЄДСД передбачає такі основні напрямки вдосконалення діловодства:

• встановлення раціональної організації, використання сучасних ферм і методів роботи з документами;

• уніфікація та стандартизація документів;

• механізація ділових процесів, використання комп'ютерних технологій.

Діловодство слід вдосконалювати на основі єдності форм документів і методів їх опрацювання в різних закладах.

Діловодство організовують залежно від виду установи, особливостей роботи і обсягу документообігу, згідно з доцільними для кожного закладу нормативами і рекоменда­ціями. З метою вибіркового застосування основних положень ЄДСД встановлено чотири категорії закладів:

I - з обсягом документообігу понад 100 тисяч документів на рік;

II - від 25 тис. до 100 тис;

3. - від 10 тис. до 25 тис;

4. - до 10 тис. документів на рік.

Відповідно до категорії в установі визначають структуру діловодної служби, номенклатуру і кількість технічних засобів, форми організації і реєстрації документів.

За загальний стан діловодства в закладах відповідають їхні керівники. Згідно з вимогами ЄДСД відповідальність за організацію діяльності окремих ділянок діловодства в закладах І і II категорій покладено на керівників канцелярій. У закладах III і IV категорій, де немає канцелярій, - на секретаря або діловода, на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців. У закладах III і IV категорій, а також структурних підрозділах закладів І і II категорій можна призначати спеціальних осіб, які відповідають за дотримання вимог ЄДСД, зокрема за правильне формування справ і збереження документів.

Одним із завдань сучасного діловодства є створення умов для розроблення основ інформаційного забезпечення авто­матизованих систем управління (АСУ), які використовують організаційно-розпорядчу документацію. Під час створення

таких систем форми документів і роботу з ними будують відповідно до вимог інформаційного забезпечення АСУ. Форми всіх документів, які використовують в АСУ, повинні бути стандартизовані та уніфіковані. Уніфікація систем документації грунтується на дотриманні чинних державних стандартів.

Інформаційне забезпечення АСУ охоплює Єдину систему класифікації і кодування техніко-економічної інформації та уніфіковані системи документації. Однією з таких систем є Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), яка пристосована для використання і в АСУ, і в умовах традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД — це комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил, положень, які встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів. УСОРД використовують для вирішення управлінських завдань в умовах застосування економіко-математичних методів, засобів обчислювальної техніки і традиційних методів опрацювання документів.

УСОРД Грунтується на базових державних стандартах -ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення", у якому стандартизовано основні положення і означення діловодства й архівної справи як галузей, пов'язаних із документуванням та роботою з документами в процесі управлінської діяльності, ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система документації. Основні положення", який містить вимоги до уніфікованих систем документації (УСД), порядок їх розроблення, узгодження та затвердження, форми документів і склад їх реквізитів.

До складу УСОРД входить низка інших державних стандартів, головними з яких є: ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови", ДСТУ 4163-2003 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Останній із перелічених поширено на ОРД — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані внаслідок діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкарських засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можна поширити на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не по­ширюється на процеси створення та обігу електронних ОРД. До складу УСОРД також входять уніфіковані форми документів, інструкція стосовно їх застосування, методичні вказівки щодо уніфікації текстів ОРД, класифікатор ОРД та інструкція про його застосування. УСОРД забезпечує документування таких процесів:

• створення, реорганізації та ліквідації організацій, закладів, підприємств;

• риймання на роботу, переведення на іншу роботу,звільнення з роботи робітників і службовців, надання їмвідпусток,-їх заохочення, накладення на них дисциплінарнихстягнень;

• контроль за виконанням документів.

В УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 -належить до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, допо­відна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, до­повнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а 6 документів - в комплекс уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).

Методичні рекомендації щодо уніфікації текстів ОРД передбачають уніфікацію складу інформації, засобів і способів її подання, а також структуру тексту.

Уніфіковані форми ОРД, розроблені згідно з державними стандартами, необхідно погодити з Держспоживстандартом України, Державним комітетом архівів України і зареєстру­вати у Дсржспоживстандарті України.

Впровадження УСОРД призначене сприяти оператив­ному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості документів, оптимізації документообігу, скороченню його обсягів.

У кожній установі встановлено перелік уніфікованих форм ОРД, які відповідають нормативним актам, чинним класифікаторам уніфікованих документів, рекомендаціям єдед.

ОРД, включені в такі переліки, повинні відповідати змісту і формам діяльності певної установи. Перелік затверджує керівник установи і є обов'язковим нормативним документом. Керівними матеріалами з діловодства є рішення державних органів, державні стандарти, правила, положення, інструкції, видані Державним комітетом архівів України (колишня назва — Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України), методичні рекомендації, норми і нормативи, розроблені Державним комітетом з праці і соціальних питань, правила та інструкції міністерств і відомств, зокрема інструкції з діловодства. Державний комітет архівів України зобов'язаний здійснювати контроль за застосуванням інструкції з діло­водства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, органах виконавчої влади.

Методичне керування щодо використання ЄДСД і консультативну допомогу з цих питань здійснює Україн­ський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи.

Методичне керування організацією документної частини діловодства і діяльністю відомчих архівів у міністерствах і відомствах, закладах, організаціях і під­приємствах здійснюють заклади державної архівної служби (архівні управління, центральні, обласні, районні і міські державні архіви). Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробляють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Організаційно-методичну допомогу щодо впровад­ження стандартів уніфікованої системи ОРД установам падають органи Держспоживстандарту України.

Сучасні перспективні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управління, діловодства невіддільні від процесу масового впровадження досягнень НТП в сфері управління. Ці досягнення, пов'язані з утворенням якісно нових видів EOT, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово нової і значно ефективнішої інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.