2.2.2. Содержание среднесрочного социально-культурного проекта

Содержание проекта определяется во время планирования и описывается более подробно по мере поступления информации о проекте. Единых требований к проекту и его содержанию нет, есть только рекомендации. Так очень важно для успеха любого проекта учитывать при планировании основные требования, допущения и ограничения проекта.

Проектная документация, используемая в бизнесе, чрезвычайно разнообразна, т.к. единых требований к документации проекта не существует. Например, устав проекта, в основном, используется для предоставления требований к проекту высокого уровня и описания продукта высокого уровня. А для проектов более низкого уровня, достаточно титульной информации.

Рассмотрим один из вариантов перечня документов, необходимых для организации среднесрочного социально-культурного проекта:

1. Титульная информация о проекте (табл. 7):

• название проекта;

• актуальность проекта: постановка проблемы, которую решает проект;

• миссия, стратегия, цель и задачи проекта;

• сроки реализации проекта;

• количество исполнителей проекта;

• общая стоимость проекта;

• целевая аудитория проекта;

• основные мероприятия проекта;

• ожидаемый итог (показатели проекта).

2. Организационный план реализации проекта:

2.1. Список членов команды проекта и матрица

ответственности (см. п.п. 2.4. учебного пособия)

2.2. Календарный план проекта (см. п.п. 2.3. учебного пособия).

2.3. Реестр заинтересованных сторон проекта (табл. 8).

3. Бюджет проекта (см. п.п. 2.3. учебного пособия).

4. Описание рисков проекта (табл. 9).

5. Перечень материально-технических ресурсов проекта(см. п.п.

2.4. учебного пособия).

6. План коммуникаций проекта (см. п.п. 2.4. учебного пособия).

7. Информационное сопровождение проекта.

8. Оценка эффективности и результативности проекта (см. п.п. 2.5.

учебного пособия).

Титульная информация проекта (табл. 7) – это ключ к содержанию проекта, «лицо» проекта, от которого зависит успех презентации мероприятия. Титульная информация должна быть точной, конкретной, уникальной, такой, чтобы привлечь снимание спонсора, инвестора и всех заинтересованных лиц.

Реестр заинтересованных сторон (или стейкхолдеров) – документ содержащий описание всех заинтересованных сторон проекта (табл. 8). Заинтересованной сторон в данном случае считается физическое или юридическое лицо, которое каким либо образом может влиять на ход реализации проекта.

Таблица 7 – Титульная информация о социально-культурном проекте «Школа искусств» (пример)

Название проекта	Социально-культурный проект «Школа искусств»
Актуальность. Какую проблему решает проект	Отсутствие условий и площадок для реализации культурного и художественного потенциала жителей города и региона
Миссия проекта (генеральная цель проекта)	Возрождение культуры региона путем вовлечения местного населения в творческие процессы
Стратегия проекта	Развивать культурные традиции региона на основе установления творческих долгосрочных отношений со всеми слоями населения
Цель и задачи проекта	Создание творческого пространства для детского, молодёжного и семейного досуга с целью возрождения культурных ценностей региона: - организация и проведение фестивалей, выставок, мастер-классов, творческих вечеров с целью охвата большой аудитории
Количество исполнителей проекта	____ человек
Сроки реализации	С 1 сентября 20____года до 15 декабря 20____ года
Стоимость проекта	_____ тыс. руб.
Целевая аудитория проекта	от 6+ до 80+
Основные мероприятия	Цикл теоретических и практических занятий для людей разных возрастов, с результатом в виде реализации творческих продуктов, претворения творческих идей в жизнь, познание своей истории и традиций, проведение: фестивалей, мастер-классов, выставок, творческих вечеров
Ожидаемый итог (показатели проекта)	В выставочном зале «ХХХ» в рамках проекта будет поведено за 20____ год ____ фестиваля, ____ мастер-классов, _____ выставки. За 20____ год ____ фестиваля, ____ мастер-классов, ____ выставки, ____ творческих вечеров

Таблица 8 – Реестр заинтересованных сторон проекта

(фрагмент таблицы, пример)

№	Заинтересованная сторона	Категория	Роль в проекте	Степень влияния
				сроки	бюджет	содержание
1.	ФИО, директор ООО «________»	Внешний	Заказчик	+
2.	ФИО, управляющий ПАО банк «______»	Внешний	Спонсор		+
3.	ФИО, ИП ________	Внешний	Поставщик	+
4.	ФИО, председатель общины «_______»	Внешний	Общественная организация			+
5.	ФИО, зам. директора ООО «______________» (организация, выполняющая проект)	Внутренний	Руководитель проекта	+	+	+
6.	ФИО, бухгалтер ООО «______________» (организация, выполняющая проект)	Внутренний	Финансовый менеджер		+	+
7.	ФИО, маркетолог ООО «______________» (организация, выполняющая проект)	Внутренний	Менеджер по рекламе	+		+
8.	ФИО, директор дома культуры МУП «________»	Внешний	Специалист по организации мероприятия	+		+
…		…	…	…	…	…

Перечень строк и столбцов реестра зависит от количества и типа информации, необходимых для проекта или имеющихся в распоряжении администратора проекта.

Реализация любого проекта сопряжена с рисками. Проектов без рисков не бывает, чем сложней проект, тем больше сопутствующих рисков.

Риск в проектной деятельности – вероятное событие, в результате которого субъект, принявший решение, теряет возможность достичь запланированных результатов проекта или его отдельных параметров, имеющих временную, количественную и стоимостную оценку. Риск характеризуется определенными источниками или причинами и имеет последствия, т.е. оказывает влияние на результаты проекта.

Риски поделены на систематические (субъективные) и несистематические (объективные) (табл. 9). Управлению подлежат только субъективные риски. Объективные риски, обусловленные политической и экономической нестабильностью непосредственному управлению не подлежат, но должны минимизироваться за счет превентивных мероприятий и поддержания работоспособного механизма выявления, контроля и защиты от рисков.

Таблица 9 – Классификация рисков социально-культурного проекта

Объективные (несистематические риски)	Субъективные (систематические риски)
Природные риски Экономические риски Социально-политические риски Юридические риски	Технические риски Прямые ценовые риски Риски рынка Налоговые риски Риски управления

Природные риски, как правило, незначительны или полностью отсутствуют в социально-культурных проектах.

Экономические риски включают риск непредвиденной инфляции (девальвации), риск изменения рыночного уровня цен или процентных ставок по кредитам, повышения налоговых ставок и т.д. Эти риски являются существенными.

Социально-политические риски могут оказать значительное влияние на результативность проекта. Это нестабильность политической власти, коррумпированность местных чиновников, социальные конфликты и беспорядки, уровень преступности.

Юридические риски связаны с несовершенство законодательства.

Субъективные или систематические риски подлежат оценке и управлению (табл. 9).

Технические риски включают:

• маркетинговый риск (неадекватность идеи проекта);

• риск невыполнения финансовых обязательств перед кредиторами (кредитный риск);

• риск ненадлежащего исполнения подрядчиками (поставщиком) работ.

Прямые ценовые риски – это риски ошибок в ценовой политике и ценообразовании.

Риски рынка связаны с чувствительностью проекта к снижению потребительского спроса.

Налоговые риски возникают в случае не правильного выбора схемы налогообложения.

Риски управления связаны с низким уровнем менеджмента и неспособностью осуществлять грамотное руководство проектом.

Для выявления всевозможных ситуаций в проекте и управления рисками проекта используется техника SWOT анализа.

«SWOT – анализ» – классический метод анализа риска и выработки вариантов стратеги проекта. SWOT – это аббревиатура английских слов Strength (сила), Weakness (слабость), Opportunity (возможность), Threat (угроза).

Применение SWOT анализа при управлении проектами позволяет оценить возможность осуществления проекта в данных условиях, примерную стоимость проекта и его инвестиционную привлекательность.

Техника SWOT анализа предполагает ответы на следующие основные вопросы:

1. Какими сильными сторонами обладает проект? Какие составляющие проекта являются более развитыми, продвинутыми по сравнению с другими проектами?

2. Какие составляющие, элементы проекта являются слабыми, неразвитыми, недостаточными?

3. Какие дополнительные возможности возникают при и после реализации проекта?

4. Какие факторы могут поставить под удар реализацию всего проекта? Без чего осуществление проекта невозможно или теряет всякий смысл?

Таким образом, SWOT-анализ предполагает выявление внутренних сильных и слабых сторон проекта, а также внешних возможностей и угроз, и установление связей между ними. Простая форма SWOT-анализа для социально-культурного проекта приведена в таблице 10.

Таблица 10 – SWOT-анализ: оценка рисков социально-культурного проекта (условный пример)

СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ	СЛАБЫЕ СТОРОНЫ
высокое качество услуги развитая организационная структура широкий ассортимент услуг льготные предложения	отсутствие системы краткосрочного планирования отсутствие маркетингового планирования ограниченные финансовые возможности плохо выстроенная политика ценообразования плохое знание рынка (нет информации о емкости рынка и конкурентах)
ВОЗМОЖНОСТИ	УГРОЗЫ
увеличение объемов услуг региональные продажи развитие сети услуг	конкуренты (низкие цены, более выгодные условия) внешние угрозы (налоги, контроль) законодательные проблемы

Информационное сопровождение любого проекта в различных сферах деятельности является важным условием его существования и продвижения. Реализация проектов нуждается в том, чтобы потенциальные потребители могли своевременно ознакомиться со всеми аспектами, типами, видами и возможностями предоставляемых товаров или услуг. Выбор технологии передачи информации и ее направленности зависит от специфики конкретно взятого проекта.

В информационном сопровождении бизнес проектов большую роль играют как каналы передачи информации потенциальным потребителям и средства передачи (например, изображения, звуковые сигналы, текст и пр.), так и само качество передаваемой информации. Непрофессиональная передача информации о проекте может привести к исчезновению доверия со стороны потребителей, тем самым повлияв на успешность бизнеса.

Информационное сопровождение проекта, как правило, включает:определение целевых аудиторий и приоритетных каналов коммуникации; медиапланирование; подготовку новостных поводов, инициирование публикаций в СМИ; подготовку PR-акций и промо-акций; подготовку и проведение пресс-мероприятий.; информационную кампанию в социальных сетях (SMO); подготовку и проведение видеоконференций, вебинаров и анализ результатов информационной кампании и др.

Медиапланирование – планирование рекламных кампаний, смысл которого сводится к выбору оптимальной программы размещения рекламного материала. PR-мероприятия – это общественно значимые, целевые, планируемые акции, проводимые рекламодателем или по его заказу в целях достижения PR-результата.

По формам PR-мероприятия классифицируются следующим образом: брифинг, пресс-конференция, пресс-тур, презентация, выставка, конференция, шоу-маркетинг, размещение продукции в кино- и телефильмах, спонсорство, «горячая линия» и др.

Промо-акция – стимулирующее мероприятие по продвижению бизнес-продукта на рынке, рассчитанное на формирование интереса к товару, личности, организации или направлению деятельности. Промо-акция относится к одному из видов непрямой рекламы, одна из основных особенностей которой заключается в более доверительном характере отношений с целевой аудиторией.

Методические и иные материалы

Контрольные вопросы

1. В чем состоит отличие видения, миссии и стратегии?

2. Какие факторы относятся к внешней и внутренне среде проекта?

3. Для чего используется SMART технология?

4. Какие пункты включает титульная информация о проекте?

5. Какие задачи стоят перед командой проекта?

6. С какой целью составляется матрица ответственности?

7. Какие задачи решает реестр заинтересованных сторон проекта?

8. Какие выделяют виды PR-мероприятий?

Задания

1. Разработать миссию, стратегию, цель и задачи проекта.

2. Использовать SMART-технологию для оценки правильности цели проекта.

3. Разработать таблицу с титульной информацией проекта.

4. Описать риски проекта и провести SWOT-анализ.

5. Составить перечень мероприятий по информационному сопровождению проекта.

Тематика рефератов

1. Факторы, влияющие на выбор стратегии проекта.

2. Теория и практика применения SMART технологии.

3. Методы определения целевой аудитории проекта.

4. Способы информационного сопровождения проекта.

Тематика докладов (сообщений)

1. Как правильно сформировать команду проекта

2. Аргументы к выбору внешних членов команды проекта

3. Доноры, спонсоры, инвесторы проекта: как их привлечь.

4. PR-мероприятия для среднесрочного процесса в социально-культурной сфере.

Полезные ссылки

• 21Biz.ru / Журнал о бизнесе и экономике (http://21biz.ru/)

• Библиотека шаблонов документов (http://ivan-shamaev.ru/library-download/library-of-document-templates/)

• Документация проекта (http://www.pmphelp.net/index.php?id=33)

• ЗнайБизнес.ру. Все для предпринимателя (http://znaybiz.ru/)

• Институт управления проектами PMI (www.pmi.org)

• Международная ассоциация управления проектами IPMA (www.ipma.ch)

• Национальная ассоциация управления проектами IPMA (www.sovnet.ru)

• Программное обеспечение для управления проектами (http://www.rillsoft.ru)

• Российский центр компетенций по управлению проектами (http://www.pmsoft.ru)

• Стратегия бизнеса.научный журнал (http://www.strategybusiness.ru/jour/about)

Список источников и литературы

Литература

6. Баринов, В.А. Организационное проектирование: Учебник [Текст] / В.А Баринов. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 384 с.

7. Войку, И.П. Управление проектами: Конспект лекций [Текст] / И.П.Войку. – Псков: Псковский государственный университет, 2012. – 204 с.

8. Зенгин, С.С. Проекты и проектная деятельность в социокультурной сфере: учебное пособие [Текст] / С.С. Зенгин. – Краснодар, 2016. – 172 с.

9. Управление проектами: Учебное пособие [Текст] / Н.В. Абрамов, Н.В. Мотовилов, Н.Д. Наумов. – Нижневартовск, 2008. – 197 с.

10. Фомичев, А.Н. Стратегический менеджмент: Учебник для вузов [Текст] / А.Н. Фомичев. – М.: Дащков и К, 2016. – 468 с.