Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

53. Организация и документирование приёма посетителей

..docx
Скачиваний:
19
Добавлен:
25.05.2018
Размер:
13.99 Кб
Скачать

53. Организация и документирование приёма посетителей.

План:

- обязанности секретаря по приему посетителей

- категории посетителей

- документы, сопровождающие прием посетителей

Прием посетителей – один из важнейших функций в работе секретаря.

Условно посетителей можно разделить на такие категории:

1) сотрудники своей фирмы по текущим вопросам;

2) представители других организаций;

3) посетители по личным вопросам;

4) посетители, попавшие в офис по недоразумению.

Посетитель приемной может оказаться клиентом фирмы, и от того, как он будет принят, зависит впечатление о фирме, так что встречайте любезно и доброжелательно каждого посетителя.

Секретарь первым здоровается и берет визитку посетителя, или если визитки нет записывает в органайзер ФИО, должность, место работы, цель визита.

Если секретарь не может уделить внимание посетителю, то допускается предложить ознакомиться с каталогами, прайс-листами фирмы.

При приеме посетителя, улыбаясь, смотрите ему в глаза, но при этом не слишком пристально. Если руководитель готов принять посетителя, то секретарь приглашает посетителя войти.

В первую очередь в приемной для посетителей должен быть организован стенд с информацией: о времени приема и перечни вопросов по которым можно обратиться

Если обратился сотрудник, то секретарь определяет возможно ли решение вопроса другими должностными лицами, согласует с руководителем время приема.

Приемы по личным вопросам осуществляются в конце недели. По окончании беседы и принятия решения руководитель просит секретаря сделать запись о результатах беседы в соответствующий журнал.

Секретарь ведет особый журнал приема, в котором регистрирует людей, пришедших на прием. Записываются ФИО, дата приема, его адрес, суть вопроса, результаты рассмотрения обращения.

При большом объеме работ такая регистрация ведется на регистрационно-контрольных карточках.

Если посетитель из другой организации, то он обычно записывается заранее; записывается его номер телефона, по какому вопросу обратился, что для этого вопроса уже было сделано.

Если большое число посетителей, то их регистрируют через ПК.

По просьбе руководителя секретарь создает документы, после обращения граждан.

Соседние файлы в предмете Документоведение