5. Современные способы и методы рационализации делопроизводства

5. СОВРЕМЕННЫЕ СПОСОБЫ И МЕТОДЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

План: - краткая характеристика основным направлениям в совершенствовании технологии делопроизводства и документооборота: регламентация - разработка локальных нормативных документов (инструкции по делопроизводству, положение о службе ДОУ и др.); стандартизация и унификация как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов; внедрение СЭД

Под документооборотом понимают движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Объем документооборота в каждой конкретной организации определяется ее функциями и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование организации работы с документами.

Основные направления совершенствования документооборота - это сокращение объема документооборота, совершенствование технологии документооборота.

Основные методы совершенствования документооборота:

1. Унификация и стандартизация документов. Унификация – это установление единообразования состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Для унификации состава документов разрабатывают Табель и Альбом форм документов. Табель – это это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. Альбом форм документов - это сборник эталонных унифицированных форм док-ов, применяемых для документирования деятельности предприятия.

2. Разработка ЛНдокументов. Инструкция по делопроизводству - является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты. Положение о службе ДОУ -  документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления предприятием.

3. Повышение качества документируемых решений. Одним из методов сокращения неоправданных документопотоков является повышение качества самих принимаемых решений. Большой поток документов возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих массу запросов и разъяснений.

4. Повышение качества подготовки и оформления документов. Одним из путей совершенствования документооборота является применение единых требований, предъявляемых к подготовке и оформлению документов и их составных информационных элементов - реквизитов.

5. Бездокументное решение вопросов. Сокращению объема документооборота способствует замена бумажного документооборота на использование телефонной связи, личной договоренности, внедрение СЭД. СЭД позволяют в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины