49. Документ как носитель информации; свойства и функции документа

49. Документ как носитель информации; свойства и функции документа.

План: определение понятия «документ»; фиксация различных видов информации в определенных документах (текстовый, технический, фонодокумент и др.). главная, общие и специальные функции документа. Многофункциональность документа. атрибутивные и ценностные свойства документа. роль документа в жизни человека.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация (содержание) передается посредством тех или иных знаков.

Знаковость — обязательное свойство документа, т.к. только в закодированной знаками форме можно передать информацию.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюллетень и т. п.). Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде — слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. 

Разновидностью начертательного способа закрепления и хранения информации является техническое документирование. Прежде чем возводить какое-либо сооружение или изготавливать предмет, человек строит их "в своей голове", а затем закрепляет эту информацию на каком-либо материале. Техническое документирование- это и есть способ фиксации технической мысли на материальном носителе.

Результатом фоно(аудио)документирования являются фонодокументы – документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. В отличие от других документов, фонодокументы содержат интонационные, тембровые, ритмические и иные характеристики, дающие весьма важную информацию о каком-либо событии, явлении, человеке и т.д.

Как всякий сложный объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные среди них следующие:

А). атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из 2-х основных слагаемых - информационной и материальной.

Б). функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ выполняет множество функций, так как у общества разная потребность в информации.

В). структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем. Так именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документов.

Г). ценностные свойства документа - это актуальность, новизна, точность, полнота информации документа.

Функции документа бывают общие и специальные. Рассмотрим подробнее.

Общие функции:

1). Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации.

2). Коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена коммуникации.

3). Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, упорядочивать информацию с целью ее сохранения для грядущего поколения.

Специальные функции:

1). Управленческая функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации.

2). Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов.

3). Функция учета - документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

4). Познавательная функция – способность документа служить средством получения и передачи информации.

5). Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций.

6). Мемориальная функция - способность документа служить «внешней памятью» человека в обществе. Сохранять информацию и передавать ее от поколения к поколению.

7). Гедонистическая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения.

Существуют и иные специальные функции. Их количество велико, также как велико количество потребностей общества.

Роль документов в обществе достаточно велика, как так почти все процессы в нашем обществе задокументированы, документ служит связующим звеном между различными частями общественной системы.